Wenn Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen in der Regel einige besondere Vorgaben berücksichtigt werden. Hierzu zählt unter anderem die Abrechnung, da bei der Rechnungsstellung an einen öffentlichen Auftraggeber keine Papierrechnung verwendet werden darf. Stattdessen bedarf es einer elektronischen Rechnung in einem geeigneten Rechnungsformat, wie der sogenannten XRechnung.
Das zeichnet die XRechnung aus
Bei der XRechnung handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsformat, das Unternehmen zur Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern einsetzen können. Genauer gesagt stellt die XRechnung ein Rechnungsformat dar, welches auf XML basiert. Dieses Datenformat wird dazu verwendet, um Daten eine strukturierte Form zu geben, sodass ein Auslesen dieser Daten von verschiedenen Programmen möglich ist. Dementsprechend können XRechnungen von Maschinen ausgelesen werden und das Ziel dieser gesetzlichen Vorgabe besteht darin, den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zu erleichtern.
Dieses Rechnungsformat trägt entscheidend zur Digitalisierung der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand bei. Öffentliche Auftraggeber können diese Art von Rechnung direkt auf elektronischem Wege weiterverarbeiten, was sich positiv auf die Effizienz auswirkt. Grundsätzlich gilt, dass eine Einreichung elektronischer Rechnungen über den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) nach erfolgter Registrierung erforderlich ist.
Good to know: Rechnungen sollten nur über den ZRE eingereicht werden, wenn die jeweilige Rechnung an den Bund gestellt wird. Handelt es sich um eine Rechnung für erbrachte Leistungen an eine Kommune oder ein Bundesland, muss die Rechnung über das Portal der jeweiligen Institution eingereicht werden.
Diese Informationen muss die XRechnung enthalten
Damit die an den Bund ausgestellte Rechnung akzeptiert wird, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Zu den Informationen, die unbedingt auf die XRechnung gehören, zählen:
- Bankverbindung und Zahlungsmodalitäten
- gültige Leitweg-ID
- Eine aktuelle E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer und Bestellnummer, sofern vorhanden
Unternehmen erhalten die sogenannte Leitweg-ID über das ZRE, wobei diese für Bundesaufträge gilt. Um Rechnungen an Kommunen und Länder ausstellen zu können, müssen sich Unternehmen an die jeweils zuständige Stelle wenden, um die Leitweg-ID in Erfahrung zu bringen. Neben den oben genannten Informationen müssen an öffentliche Auftraggeber gestellte Rechnungen auch sämtliche Daten bereitstellen, die eine gewöhnliche Rechnung normalerweise enthält. Zu diesen zählen neben dem Namen und der Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger auch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers. Zusätzlich bedarf es einer fortlaufenden Rechnungsnummer sowie des Ausstellungsdatums. Die Art, der Umfang sowie der Zeitpunkt der erbrachten Leistung müssen ebenfalls in der Rechnung festgehalten werden. Wurden bereits im Voraus Minderungen des Entgelts vereinbart, welche nicht im Entgelt berücksichtigt werden, gehören auch diese Informationen in die Rechnung. Neben dem Steuersatz ist zu guter Letzt der auf die Rechnungssumme anfallende Steuerbetrag zu nennen.
Good to know: Neben den Informationen, die auf jede Rechnung gehören, müssen Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, einige weitere Daten auf der Rechnung vermerken. Welche das sind, ist zum Teil länderspezifisch und daher vorab individuell zu prüfen.
Erstellung von XRechnungen
Damit es bei der Abrechnung zu keinen Problemen kommt, sollten sich Unternehmen mit der korrekten Erstellung von XRechnungen auseinandersetzen. Die Anschaffung einer modernen Softwarelösung mit XML Option ist in diesem Fall unbedingt zu empfehlen, da XRechnungen auf diese Weise nicht nur schnell und unkompliziert erstellt werden können, sondern sich hierdurch auch die Fehleranfälligkeit deutlich verringert. Grund hierfür ist, dass es bei der manuellen Rechnungserstellung durch Unkonzentriertheiten zu Falscheingaben kommen kann, was bei der automatisierten Eingabe durch eine Software nicht der Fall ist. Mittlerweile gibt es moderne Softwarelösungen, die eine automatisierte Übermittlung der XRechnung ermöglichen. Dementsprechend sollte es sich für Unternehmen lohnen, einen Vergleich verschiedener Anbieter durchzuführen, um eine Software ausfindig zu machen, die den eigenen Bedürfnissen am besten entspricht.
Good to know: Alternativen zu entsprechenden Softwarelösungen stellen XRechnungs-Generatoren und das Eingangsformular des ZRE dar. Bei häufiger Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber ist allerdings die Anschaffung einer modernen Softwarelösung zu empfehlen.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten für XRechnungen
Digitale Rechnungen wie die XRechnung unterliegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze legen fest, dass auch elektronische Rechnungen über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Eine weitere gesetzliche Vorgabe besteht in der sorgfältigen Aufbewahrung der jeweiligen Rechnung, sodass bei Bedarf jederzeit Zugriff auf sämtliche relevante Rechnungsinformationen besteht. Das bedeutet, dass Rechnungen im Originalformat archiviert werden müssen, wobei ein Ausdruck dieser nicht erwünscht ist.
Die Bedeutung der EU-Richtlinie EN-16931
Eine Besonderheit der XRechnung besteht darin, dass sie die EU-Richtlinie EN-16931 erfüllt. Diese wurde am 28.06.2017 durch das Comité Européen de Normalisation (CEN) eingeführt. Hierbei handelt es sich um die europäische Richtlinie für die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Die Richtlinie definiert den Aufbau einer elektronischen Rechnung, sodass es europaweit zur Nutzung von einheitlichen Rechnungen kommt. Die einzelnen Länder der EU verfügen über bestimmte Freiräume, was die konkrete Umsetzung dieser Richtlinie anbelangt, doch die XRechnung stellt die konkrete Umsetzung der EU-Richtlinie innerhalb Deutschlands dar. Sie wurde am 22.06.2017 zum Standard innerhalb der öffentlichen Verwaltung, weshalb die XRechnung für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, von großer Bedeutung ist. Wer von der öffentlichen Hand Aufträge erhält, sollte sich somit mit der korrekten Erstellung von XRechnungen auseinandersetzen.