Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt Aufschluss über den finanziellen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens im vorangegangenen Jahr. Dabei ist die GuV für bestimmte Unternehmen verpflichtender Bestandteil des Jahresabschlusses. Wir erklären, wer eine GuV erstellen muss, wie sie angefertigt wird und wie sie von anderen Rechnungen im Jahresabschluss abgegrenzt werden kann.
Die Gewinn- und Verlustrechnung als Teil des Jahresabschlusses
Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, gehört neben der Bilanz zu den Pflichtbestandteilen und Säulen des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, kann an der GuV den Erfolg seines Unternehmens ablesen. Denn im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Erträge den Aufwendungen gegenübergestellt. Oder anders ausgedrückt: Bei der GuV ist der Name Programm, denn sie zeigt, ob ein Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum Gewinne eingefahren oder Verluste gemacht hat.
Doppelte Buchführung und GuV
Alle Unternehmen bzw. Unternehmer, für die die Pflicht zur doppelten Buchführung gilt, müssen auch eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Dabei bilden die Informationen aus der doppelten Buchführung die Basis für die Erstellung der GuV.
Im Rahmen der doppelten Buchführung bzw. doppelten Buchhaltung finden die Transaktionen eines Unternehmens auf zwei Konten statt. Das eine Konto verzeichnet die Ausgaben des Unternehmens. Das andere Konto verzeichnet die Einnahmen. Dabei hat jedes der beiden Konten eine Soll-Seite und eine Haben-Seite. Die Konten sind durch eindeutig zugewiesene Namen und verschiedene Kontonummern strikt voneinander abgegrenzt. So kann das Konto für die Einnahmen beispielsweise mit „Erlöse“ und das Konto für die Ausgaben als „Kasse“ betitelt werden. Wird nun beispielsweise eine Ausgabe gebucht, gibt es einen Eintrag auf der Soll-Seite des Kasse-Kontos und einen parallelen Eintrag des gleichen Betrages auf der Haben-Seite des Gegen-Kontos.
Die doppelte Buchhaltung hat das Ziel, eine bestmögliche Übersicht über sämtliche Finanztransaktionen eines Unternehmens zu geben und die finanzielle Lage stets transparent und übersichtlich zu halten. Bei der doppelten Buchführung gibt es pro finanzieller Transaktion zwei Buchungen auf zwei verschiedenen Konten.
Unternehmen, die Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit oder einem Gewerbe beziehen, sind dazu verpflichtet, ihre Transaktionen und Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und zu verbuchen. Wer dabei zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, hängt von der Größe und von der Geschäftsform eines Unternehmens ab. Die genauen Vorschriften sind über das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen, die einen Umsatz von über 600.000 € im Jahr erwirtschaften oder Gewinne über 60.000 € einfahren, zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Auch wer im Handelsregister eingetragen ist, muss eine doppelte Buchführung vornehmen. Zudem sind Unternehmen mit der Unternehmensform KG, OHG, AG, GmbH oder GmbH & Co. KG zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Damit sind in der Regel Freiberufler, Kleinunternehmer ohne Eintrag im Handelsregister und Einzelunternehmen oder landwirtschaftliche Betriebe mit Umsätzen unter 600.000 € jährlich bzw. unter 60.000 € Gewinn nicht zur doppelten Buchführung und damit auch nicht zur Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet. Kleinere Betriebe können jedoch freiwillig die doppelte Buchführung vornehmen. Dies ist oft sinnvoll, da sie wichtige Informationen zur Führung des Unternehmens liefern kann. Eine offizielle GuV müssen sie dann aber dennoch nicht abliefern. Es genügt die übliche Einnahmeüberschussrechnung (EÜR).
Was ist der Unterschied zwischen GuV und Bilanz?
Die Abgrenzung von GuV und Bilanz mag manch einem auf den ersten Blick uneindeutig erscheinen. Doch eigentlich ist der Unterschied ganz einfach.
- GuV: Die GuV zeigt das finanzielle Ergebnis des Unternehmens, zu dem es im Laufe eines Jahres gelangt ist. Die GuV stellt die Erträge den Ausgaben gegenüber und berechnet Gewinn oder Verlust. Die GuV zeigt, was genau Kosten verursacht hat und womit Erträge erzielt werden.
- Bilanz: Die Bilanz stellt die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Im Rahmen der Bilanz werden Vermögenswerte, Eigenkapital und Schulden aufgelistet. Damit zeigt die Bilanz, wie hoch das Vermögen des Unternehmens im Verhältnis zu seinen Schulden ist und weist damit die Bestände des Unternehmens aus. Die Bilanz verdeutlicht, woher ein Unternehmen sein Kapital nimmt und welche finanziellen Mittel Verwendung finden.
Gemeinsam ist beiden Rechnungen, dass sie wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses sind.
Wie wird die GuV erstellt?
Grundsätzlich muss eine GuV nach Handelsgesetzbuch gegliedert werden. Für die Darstellung und Berechnung stehen dabei unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. So kann die GuV als Kontoform oder Staffelform dargestellt werden. Bei der Kontoform werden die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens als einzelne Posten aufgelistet. Einnahmen und Ausgaben werden als separate Spalte geführt. So erhält man am Ende durch das Berechnen jeder Spalte eine Soll- und eine Haben-Summe. Die Differenz ist der Saldo, der auf der Soll- oder auf der Haben-Seite stehen kann. Bei der Staffelform werden die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens in Kategorien gruppiert und aufgelistet. Die Kategorien können beispielsweise Personalkosten und Verkaufserlöse sein. Dann werden die Einnahmen und Ausgaben jeder Kategorie addiert, um den gesamten Gewinn oder Verlust zu berechnen.
Für die Berechnung stehen das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren zur Verfügung. Während das Gesamtkostenverfahren die Gesamtkosten auf einzelne Einheiten (z.B. Materialkosten, Personalkosten etc.) aufteilt, um die Kosten pro Einheit zu ermitteln, unterscheidet das Umsatzkostenverfahren zwischen verschiedenen Kostenstellen (z.B. Produktion, Verwaltung etc.).
Das Gesamtkostenverfahren ist in der Regel weniger aufwändig. Dafür zeigt das Umsatzkostenverfahren genau, was die Produkte gekostet haben, die während des Rechnungszeitraums verkauft wurden. Daher wird dieses Verfahren meist von großen Unternehmen für die Überwachung der Kosteneffizienz genutzt.