Geschäftsprozess: Definition, Beispiele & Co

Definition Geschäftsprozess

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Wertschöpfungsaktivitäten mit einem oder mehreren Inputs (alle Faktoren, welche zum Mehrwert eines Produktes oder einer Dienstleistung beitragen) und einem Kundennutzen stiftenden Output (Produkte oder Dienstleistungen).

Geschäftsprozesse

Was versteht man unter einem Geschäftsprozess?

In der reinen Begriffsdefinition von dem Geschäftsprozess wird davon gesprochen, dass es sich um eine Folge von Aktivitäten zur Wertschöpfung handelt, die auf einem oder sogar mehreren Inputs einer oder mehrerer handelnden Personen zugunsten eines kundennutzenden Outputs handelt.

Ganz so simpel, wie diese reine Definition den Geschäftsprozess beschreibt, ist dieser jedoch nicht. In der gängigen Praxis ist nicht selten eine wahre Vielzahl von verschiedenen Einzeltätigkeiten, die miteinander logisch verknüpft sind und auch als Aufgaben oder Arbeitsabläufe bezeichnet werden, für einen erfolgreichen Geschäftsprozess erforderlich. Durch einen gezielten Input, beispielsweise in Form von immateriellen oder materiellen Gütern, wird ein vorab definiertes und kalkuliertes Ereignis ausgelöst und anschließend transformiert. Das Ergebnis dieser Transformation ist dann das Output. Wird der Geschäftsprozess unter Beachtung vorbestimmter Regeln sowie Gegebenheiten durchgeführt erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass das Output wirtschaftlich effizient zu einem positiven Ergebnis führt.

Es ist sowohl möglich, einen Prozess (auch Teilprozess) einzeln als Bestandteil eines größeren Geschäftsprozesses zu betrachten, als auch den reinen Geschäftsprozess in seiner gesamten Form zu analysieren. In großen Unternehmen gehen zumeist mehrere unterschiedliche Prozesse mit verschiedenen Ansätzen abteilungs- oder sogar unternehmensübergreifend in einen Gesamtgeschäftsprozess über. Aus diesem Gesamtgeschäftsprozess entsteht in der Marktwirtschaft nicht selten eine Kette, die letztlich jedem einzelnen Beteiligten mit seinem individuellen Input einen positiven Output einbringt. Unabhängig davon, welchen Teil des Geschäftsprozesses ein Mensch betrachtet, so verlangt ein Geschäftsprozess per se einen genau definierten Anfang sowie ein exakt definiertes Ende. Diese Definition bestimmt dann auch die Art und den Umfang des Inputs und in der Regel auch den Output. Die Art des Outputs kann sich in einem Prozess jedoch durchaus unterschiedlich darstellen. Ein Output kann sowohl aus Informationen oder materiellen Gütern bestehen, als auch aus veränderten Zuständen. Der Geschäftsprozess strebt dabei jedoch stets den Wertschöpfungsprozess an sich an, welcher stetig überprüft und optimiert werden sollte.

Geschäftsprozesse Beispiele

Ein einfacher, beispielhafter Geschäftsprozess in der Gastronomie:

  • Ein Kunde (Gast) stellt eine Nachfrage dar; er bestellt etwas. Ein Kellner nimmt diese Bestellung auf (Auftragsabwicklung) und leitet diese (Auftrag) an die Küche weiter. Ein Koch bereitet die gewünschte Bestellung des Kunden zu und gibt das Produkt heraus. Der Kunde zahlt seine Rechnung, welche von der Kassiererin bearbeitet wird.
  • Die Prozesskette besteht dabei im Wesentlichen aus Bestelleingang, Zubereitung, Servieren, Bezahlung. Natürlich gibt es weitere Elemente wie der Einkauf, die Bedienung und andere. Ferner werden unterstützende Prozesse wie die Reinigung oder die Animation ausgeführt und es finden im Hintergrund Managementprozesse wie das Marketing, die Einstellung oder die Leitung statt.

Geschäftsprozesse Dokumentation

Einfache und schnelle Verfahren, um Geschäftsprozesse zu erfassen und dokumentieren sind:

  • die Karteikarten-Methode
  • die Bilderkarten-Methode
  • die Interview-Methode

Nachfolgend soll eine Erläuterung der Prozessbeschreibung und Dokumentation anhand der Karteikarten-Methode am Beispiel aufgezeigt werden:

  1. Unter Berücksichtigung aller Aktivitäten des Geschäftsprozesses soll dieser in ganzen Sätzen, aber mit einfachen Worten niedergeschrieben werden.

    Beispiele:

    1. Ein Kunde ruft an.
    2. Ein Angebot wird für den Kunden erstellt.
    3. Ein Kunde nimmt das Angebot an.
    4. Fehlende Materialien werden für den Auftrag bestellt.
    5. Ein Auftrag wird durchgeführt.
    6. Eine Rechnung wird erstellt und versendet.
  2. Alle relevanten Informationen und Objekte der Aufzeichnung müssen gekennzeichnet werden, um die beteiligten Personen und nötigen Tätigkeiten sichtbar zu machen. Tipp: insbesondere Subjekte (Gegenstände, Personen, …) und Prädikate (also Verben) stellen diese Informationen dar.
  3. Nun soll der gesamte Prozess grafisch dargestellt werden. Dazu müssen notwendige Aktivitäten vollständig herausgearbeitet und miteinander verbunden werden. Aktivitäten setzen sich aus einer Kombination von Subjekten und Prädikaten zusammen. Beispiele:
    1. Aktivität 1: Kunde ruft an
    2. Aktivität 2: Angebot erstellen
    3. Aktivität 3: Kunde nimmt Angebot an
    4. Aktivität 4: Materialien bestellen
    5. Aktivität 5: Auftrag durchführen
    6. Aktivität 6: Rechnung erstellen
    7. Aktivität 7: Rechnung versenden

Für den Geschäftsprozess „Auftragsverarbeitung“ sieht die grafische Dokumentation und Darstellung dann etwa wie folgt aus.

Geschäftsprozess Auftragsverarbeitung Beispiel

Geschäftsprozesse darstellen

Aufbauend auf der gezeigten Darstellung gibt es konkrete Ansätze und Methoden zur Geschäftsprozessmodellierung. Man spricht dabei auch von Business Process Modeling, welches ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements ist.

Aus der Prozessmodellierung geht ein Geschäftsprozessmodell hervor, welches

  • Teilprozesse
  • Funktionen
  • Prozessverkettungen und
  • Prozess-Schnittstellen

aufzeigt. Es gibt in der Praxis verschiedene Darstellungsarten, welche informal, semiformal oder formal sein können. Verbreitete Standards für Notationen sind etwa:

  • Business Process Model and Notation (BPMN)
  • Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
  • Unified Modeling Language (UML)
  • HIPO-Diagramm
  • Folgeplan
  • Petri-Netz
  • Notation aus OMEGA
  • Semantisches Objektmodell (SOM)
  • WS-Business Process Execution Language (BPEL)
  • Programmablaufplan (PAP)
  • Struktogramm

Geschäftsprozesse werden zwar unabhängig von der Umsetzung beschrieben, die Formulierung zielt jedoch häufig auf eine Software-gestützte Umsetzung ab.

Steuerung von Geschäftsprozessen

Zur Steuerung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen wird häufig ein ERP-System eingesetzt.

Ebenen eines Geschäftsprozesses

Allgemeinhin betrachtet wird der Begriff Geschäftsprozess für zwei verschiedene Ebeneneinheiten gebraucht:

  • Prozess-Modell bzw. Typen-Begrifflichkeit
  • Prozess-Instanz bzw. Instanzen-Begrifflichkeit

Das Prozess-Modell beschreibt die genaue vorherige Definition sowie die Dokumentation nebst Modellierung des Geschäftsprozesses im Zuge des Prozessmanagements. Auf dieser Ebene kann der Geschäftsprozess auch als Fluss angesehen werden, dessen erfolgreicher Verlauf von dem Input abhängig ist.

Die Prozess-Instanz beschreibt den Geschäftsprozess als stetig wiederkehrendes Geschehen im Rahmen der zeitlichen Dimensionen sowie im Zusammenhang mit allen Beteiligten. Die Beteiligten können dabei aus Mitarbeitern eines Unternehmens, den verwendeten Gerätschaften sowie auch den Kunden bestehen. Die Tätigkeit an sich sowie diejenigen, die aus dem Prozess Nutzen ziehen, bilden die Prozess-Instanz.

Kategorien von Geschäftsprozessen

Es ist möglich, einen Prozess nach verschiedenen Aspekten zu kategorisieren. In der gängigen Praxis erfolgt dies nach den Kriterien:

  • Frist bzw. zeitlicher Faktor
  • Wiederholungsfaktor
  • betriebliche Bedeutung

Ein Unternehmen unterscheidet einen Geschäftsprozess für gewöhnlich in drei verschiedene zeitliche Faktoren. Ein langfristig ausgelegter Geschäftsprozess wird zumeist als strategischer Geschäftsprozess angesehen, während mittelfristige Geschäftsprozesse für gewöhnlich als taktische Geschäftsprozesse bezeichnet werden. Ein kurzfristiger Geschäftsprozess wird in der Regel als operativer Geschäftsprozess betitelt.

Nach dem Kategorisierungsprinzip der Wiederholbarkeit wird ein Geschäftsprozess mit hoher Wiederholungshäufigkeit als Routineprozess bezeichnet während hingegen in der Regel Geschäftsprozesse mit mittlerer Wiederholungshäufigkeit als Regelprozesse tituliert werden. Besteht bei einem Geschäftsprozess eine sehr geringe Wiederholungsfähigkeit wird von einem sogenannten Ad-hoc-Prozess gesprochen.

Wird ein Geschäftsprozess auf der Basis der betrieblichen Bedeutung kategorisiert so werden damit in erster Linie Maßnahmen der Entwicklung oder der Beschaffung bzw. des Vertriebs sowie der Produktion beschrieben. Auch Geschäftsprozesse der Infrastruktur werden auf diese Weise kategorisiert.