Verlieren die Ordnung und die Organisation im Büro an Stellenwert, weil sich alles immer mehr in Digitale und Virtuelle verlagert? Immer mehr Unternehmen schaffen Papier in ihren Räumlichkeiten ab und die Arbeit ist immer öfter hybrid, was bedeutet, dass viele der Mitarbeiter erst gar nicht ins Büro kommen.
Wer nun allerdings denkt, dass das klassische Büro ein Auslaufmodell ist, der hat weit gefehlt. Auch im Digitalzeitalter ist ein perfekt organisiertes, übersichtliches, sauberes und klar strukturiertes Büro der Schlüssel zu effektivem Arbeiten und damit zum Erfolg. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Welt ist es wichtig, dass die Abläufe im Büro, in der analogen Welt, möglichst strukturiert sind, schließlich lassen sich gewisse Elemente nicht durch digitale Surrogate ersetzen: das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter und deren Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Die Grundlagen der Büroorganisation
Wie ein Büro aufgebaut ist und auf welchen Strukturen es basiert, das hängt immer davon ab, in welcher Branche ein Unternehmen arbeitet, wie es um die Hierarchien bestellt ist und was sich in den vergangenen Jahren bewährt hat. Wichtig ist immer, dass nichts über die Ordnung und die Sauberkeit geht. Vom einzelnen Schreibtisch hin zu den Meetingräumen muss eine angenehme Arbeitsumgebung geschaffen werden. Das fördert die Konzentration, es motiviert und schafft eine angenehme Atmosphäre.
Kreative, dem Prozess angepasste Ablagesysteme, sind das Pendant zu einem durchdachten Zeitmanagement und der perfekten Kommunikation. Die Gestaltung und die moderne Ausstattung des Büros zeigt den Mitarbeitern den Stellenwert der hochwertigen Kommunikation und gewährleistet zudem den Informationsfluss. Ein strukturiert und durchdacht organisiertes Büro kommt heutzutage mit möglichst wenigen Wänden, die Barrieren darstellen, aus. Die Luft, das Licht, aber und dadurch im übertragenen Sinne auch die Gedanken und der Teamgeist bewegen sich frei im Raum. Das verändert die Atmosphäre deutlich und der einzelne Mitarbeiter fühlt sich als ein entscheidendes Mitglied eines Teams, das den gleichen Zielen entgegenstrebt.
Die Digitalisierung als Hilfsmittel
Die fortschreitende Digitalisierung darf in einem modernen Büro niemals zum Selbstzweck werden. Das bedeutet, dass die Maßnahmen zur Digitalisierung mit Maß und Ziel eingesetzt werden. Tools und neue Software müssenden Arbeitsabläufen im Büro angepasst sein. Das Ziel ist es, sämtliche Abläufe zu optimieren, nicht, diese unnötig zu komplizieren.
Entscheidend ist, die Mitarbeiter in die Organisation der Büroräume einzubinden. Wer dort jede Woche viele Stunden verbringt, der weiß genau, an welchen Stellen Anpassungen vorzunehmen sind. Erneut zeigt sich, dass die Kommunikation ein entscheidendes Mittel ist. Büros, deren Organisation auf Entscheidungen basiert, die über den Köpfen der Mitarbeiter hinweg getroffen wurden, haben zumeist Optimierungsbedarf. Die Basis des idealen Büros sollte analog sein. Möbel, Technik, Innenraumdesign und viele weitere Elemente müssen für den Menschen geschaffen sein. Dieser ist es schließlich, der zum Schlüssel der Digitalisierung und der Modernisierung im Unternehmen wird und nur so gelingt es, dass die Technik, die auf den ersten Blick vermeintlich vieles erleichtert, zu einem wirklichen Hilfsmittel wird.
Die perfekte Organisation im Büro ist wahrlich kein Hexenwerk. Was früher funktioniert hat, das tut es auch heute. Die digitale Welt kann den dreidimensionalen Raum nicht ersetzen, ebenso gelingt es dem besten Tool nicht, die eigenen Mitarbeiter abzulösen. Bei der Organisation des Büros gilt es also, Prioritäten zu setzen.