Als Unternehmer wickelst Du Aufträge von Deinen Kunden ab oder verkaufst Waren an sie. Um den Überblick nicht zu verlieren und alle Fristen termingerecht einzuhalten, solltest Du früh in eine gute Auftragsverwaltung investieren.

Warum eine effiziente Auftragsverwaltung so wichtig ist

Zu Beginn mag Dein Unternehmen noch so klein sein, dass Du Deine Aufträge noch händisch mithilfe von Tabellen verwalten kannst. Doch wenn Deine Geschäftsidee gut ist und die Aufträge immer zahlreicher werden, wirst Du feststellen, welcher Mehraufwand allein mit der Verwaltung verbunden ist. Antwortest Du nicht auf Anfragen Deiner Kunden oder lieferst versprochene Waren nicht, weil Du in einer Flut aus Aufträgen untergehst, schadet das Deinen Geschäftsbeziehungen und somit auch Deinem Erfolg als Unternehmer. Vergisst Du Rechnungen für bereits erfüllte Aufträge zu schreiben, gefährdest Du damit Deinen Cashflow und kommst unter Umständen bei Deinen laufenden Steuerzahlungen in Verzug. Du solltest Dich also nicht auf Tabellen und Notizen verlassen, sondern Dich schon früh um eine professionelle Lösung kümmern.

Was gehört alles zur Auftragsverwaltung?

Die Auftragsverwaltung umfasst alle Prozesse, die zur Erfüllung eines Auftrags in Deinem Unternehmen wichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Schreiben eines Angebots
• Erfassung des Auftrags
• Versenden der Auftragsbestätigung
• Bestandsmanagement
• Versand der Waren
• Bereitstellung der Dienstleistung
• Rechnungsstellung

Du siehst also, dass eine ganze Menge Schnittpunkte entstehen, über die Du schnell den Überblick verlieren kannst. Durch die Automatisierung von Auftragsprozessen zum Beispiel durch geeignete Software-Systeme laufen viele Schritte wie von selbst ab. Außerdem sinkt so die Gefahr, dass Du Fristen aus den Augen verlierst oder Lieferprobleme erst zu spät erkennst. Denn nur selten hast Du die komplette Auftragsverwaltung selbst in der Hand. Oft bist auch Du als Unternehmer von Lieferanten abhängig, ohne die Du Deine eigenen Aufträge nicht erfüllen kannst. Kommt es zu Verzögerungen, musst Du rechtzeitig reagieren können, um gegebenenfalls Alternativen zu finden oder den Kunden zu informieren.  

Wie Du Deine Auftragsverwaltung optimieren kannst

Für eine möglichst reibungslose und wenig anfällige Auftragsverwaltung musst Du folgende Aspekte beachten:  

1. Behalte die Übersicht: Zusätzliche Komplexität in der Auftragsverwaltung entsteht durch verschiedene Vertriebswege. Wenn Du zum Beispiel einen Webshop hast und der Kunde online bestellt, kann es sein, dass er die Ware später telefonisch reklamiert und zurücksenden möchte. Die Zusammenführung verschiedener Kanäle spielt also eine wichtige Rolle.
2. Bestandsmanagement: Passe Deine Lagerbestände flexibel an die aktuelle Auftragslage an, damit Du nicht zu viele Waren kostspielig einlagerst, aber auch nicht in Verzug bei Lieferungen kommst. Verliere dabei auch den zukünftigen Bedarf nicht aus den Augen. Nur so kannst Du Deinen Kunden eine möglichst hohe Liefertreue bieten und sie an dich binden.
3. Bereitstellung von Informationen: Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter, die an der Auftragserfüllung beteiligt sind, jederzeit auf dem gleichen Informationsstand sind. Oft kommt es in Betrieben zu Verzögerungen in der Auftragsverwaltung, weil Daten an verschiedenen Stellen gesammelt und nur unzureichend weitergegeben werden. Die Kommissionierung kann aber zum Beispiel nur funktionieren, wenn auch ein Lieferschein bereitliegt. Das Servicepersonal am Telefon kann Deinen Kunden nur Auskunft über den Lieferstatus geben, wenn es diesen selbst kennt. 

Diese Vorteile bietet ein Rechnungsprogramm mit inkludierter Auftragsverwaltung

Du kannst zum Beispiel ein Rechnungsprogramm für die Auftragsverwaltung nutzen. Dabei ist wichtig, dass es sich um eine Software handelt, die nicht nur das Schreiben und Buchen von Rechnungen ermöglicht, sondern auch speziell für die Verwaltung von Aufträgen geeignet ist. Solche Kombinationslösungen sind vor allem für kleine bis mittelständische Betriebe eine sinnvolle Wahl. Üblicherweise schließt Du einfach ein Abo beim jeweiligen Dienstleister ab und kannst die Software dann für Dein Unternehmen nutzen, hast zwischendurch aber auch immer die Möglichkeit, Dich bei Fragen an den Support zu wenden. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet Dir außerdem eine ganze Reihe weiterer Vorteile.

Individuelle Kundenstammdaten anlegen

Die Kundenpflege ist ein wichtiger Bestandteil der Auftragsverwaltung. Wenn Du Dich dafür entscheidest, ein Rechnungsprogramm zu verwenden, kannst Du für jeden Kunden oder Lieferanten Stammdaten hinterlegen, die von der Software automatisch ausgelesen werden können. Geht ein Auftrag von einem bekannten Kunden ein, ist die Zuordnung also denkbar einfach.

Artikel- und Lagerverwaltung

Ein Rechnungsprogramm mit Auftragsverwaltung macht es Dir außerdem leichter, Deine Lagebestände zu überprüfen. Wenn Du einen Webshop betreibst, kannst Du die einzelnen Artikel strukturieren und diesen zum Beispiel eine Beschreibung hinzufügen, was für noch mehr Übersicht sorgt. Auch Preisgruppen und Rabatte verwaltest Du mit nur wenigen Klicks. 

Mobiler Zugriff auf die Auftragsverwaltung

Du bist gerade auf Geschäftsreise oder bei einem Kundentermin? Dann kannst Du auch mobil auf Deine Auftragsverwaltung oder zumindest auf die wichtigsten Funktionen zugreifen. Via Smartphone oder Tablet bekommst Du Einsicht in Kundendaten oder laufende Aufträge und verlierst so nie den Überblick.

Einfache Erstellung von Angeboten und Rechnungen

Die Angebotserstellung sowie die Ausstellung von Rechnungen sind wichtige Komponenten der Auftragsverwaltung, aber leider auch sehr fehleranfällig. Mit einer professionellen Software gehören Rechenfehler der Vergangenheit an. Außerdem gibt Dir das Programm die Möglichkeit, Deine Rechnungen im Einklang mit den Anforderungen der GoBD zu erstellen.