Auch in vermeintlich seriösen Geschäftsbeziehungen kommt es vor, dass ein Kunde nicht pünktlich zahlt. Da viele Selbständige aber auf einen vereinbarungsgemäßen Geldeingang angewiesen sind, wird ein zeitnahes Mahnverfahren meist unvermeidbar sein. Hierbei ist es nicht nur wichtig, die geltenden Regeln bezüglich etwaiger Fristen und Fälligkeiten zu kennen, sondern auch klug und besonnen zu handeln. Mit der richtigen Taktik kann das Problem nämlich in den allermeisten Fällen schnell aus der Welt geschafft werden.
Das Mahnverfahren ist kein Buch mit sieben Siegeln
In den meisten Fällen steckt hinter einer unbezahlt gebliebenen Rechnung keine böse Absicht, sondern schlichtweg das mangelhafte Gedächtnis des Kunden oder sein nachlässiger Umgang mit Papierkram. Eine Zahlungserinnerung hilft dann häufig, den Schuldner zeitnah zur Zahlung zu bewegen. Nur in wenigen Situationen wird tatsächlich mehr als eine Mahnung nötig sein oder gar die Übergabe an Inkassodienste oder Gerichte erfolgen müssen. Dank vieler guter Tipps und Anregungen im Internet, können Freiberufler das Vorgehen bei ausbleibenden Zahlungen somit meist recht einfach bewältigen.
Zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung verschicken
Nicht nur Handwerker und Betreiber von Online-Shops, sondern auch freiberufliche Redakteure, Künstler und Referenten werden hin und wieder mit dem Phänomen unbezahlt gebliebener Rechnungen konfrontiert. Das Thema ist deshalb so sensibel, weil auf der einen Seite der vereinbarte Geldbetrag für die erbrachte Leistung eingetrieben werden muss, auf der anderen Seite aber auch die bestehende Geschäftsbeziehung nicht unnötig belastet werden soll. Aus diesem Grund ist es ratsam, beim Mahnen behutsam vorzugehen und zunächst von einem unbeabsichtigten Zahlungsverzug auszugehen. Es empfiehlt sich daher, einige Tage nach Fälligkeit der Rechnung zunächst eine sogenannte Zahlungserinnerung zu verschicken. Im Gegensatz zum qualifizierten Mahnschreiben handelt es sich bei der Zahlungserinnerung um einen freundlichen Hinweis auf die offene Forderung. Eine Androhung von Zwangsmaßnahmen hat darin ebenso wenig zu suchen wie der Vorwurf einer bewussten Verschleppung des Zahlungszieles oder gar persönliche Angriffe gegen den Kunden.
Wichtig: Eine Zahlungserinnerung ist völlig freiwillig und entfaltet keinerlei rechtliche Wirkung, weder für den Gläubiger, noch für den Schuldner. Gleichwohl hilft dieses Instrument in vielen Fällen, den Kunden an die offene Forderung zu erinnern und zur Zahlung zu bewegen.
Immer noch kein Geldeingang? Dann wird die erste Mahnung fällig.
Wurde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, beginnt der eigentliche Mahnprozess. Für diesen Prozess gibt es ziemlich genaue Regelungen, deren Befolgung insbesondere für den Fall eines späteren gerichtlichen Verfahrens wichtig ist. So muss die Mahnung stets den Hinweis enthalten, dass die betreffende Rechnung fällig und die Zahlung nicht erfolgt ist. Aus dem Mahnschreiben sollte zudem klar hervorgehen, dass es sich um keine (weitere) formlose Zahlungserinnerung handelt, sondern um eine rechtlich bindende Mahnung. Neben genauen Angaben zur in Rede stehenden Rechnung (Rechnungsnummer und -datum) muss unbedingt ein Hinweis auf den geschuldeten Betrag sowie auf etwaige Mahngebühren enthalten sein. Außerdem unverzichtbar ist die Benennung eines neuen Zahlungsziels; dem Datum also, bis zu dem die Rechnung nunmehr beglichen sein muss. Bei der ersten Mahnung ist ein Zeitraum von 7 bis 10 Tage empfehlenswert.
Vor dem tatsächlichen Versand des Mahnschreibens sollten aber auf jeden Fall die folgenden Punkte geprüft werden:
- Hat der Kunden die Leistung auch wirklich erhalten?
- Wurde die Rechnung an die richtige Adresse geschickt?
- Ist die Zahlung eventuell auf einem anderen (früheren) Konto eingegangen?
- Wurde möglicherweise ohne Rechnungs- oder Kundennummer gezahlt und der Betrag deshalb nicht korrekt verbucht?
Sind all diese Sachverhalte geprüft worden und konnte kein Grund für die nicht erfolgte Zahlung gefunden werden, steht dem Versand der ersten Mahnung nichts mehr im Wege.
Zweite und weitere Mahnungen
Nach dem Versand der ersten Mahnung bleibt abzuwarten, ob der Kunde die offene Forderung nunmehr fristgerecht begleicht. Ist das nicht der Fall, wird die zweite Mahnung fällig. Inhaltlich unterscheidet sie sich vom ersten Mahnschreiben nur wenig. So muss Bezug auf die vorherige Mahnung genommen, ein neues Zahlungsziel (bei der 2. Mahnung meist maximal 7 Tage und bei der dritten Mahnung maximal 3 Tage) benannt und gegebenenfalls eine höhere Mahngebühr in Ansatz gebracht werden. Reagiert der Schuldner auch auf die zweite und gegebenenfalls dritte Mahnung nicht, sollte die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro erfolgen.
Übrigens: Da es für die Anzahl von Mahnschreiben keinerlei gesetzliche Vorgaben gibt, kann theoretisch bereits nach der ersten Mahnung ein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Zu beachten ist lediglich die Regelung des § 286 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), wonach ein Schuldner in Verzug gerät, sofern er nicht spätestens 30 Tage nach Rechnungsfälligkeit zahlt.