Die Digitalisierung hat bereits eine große Anzahl verschiedener Branchen gravierend beeinflusst. Unternehmen müssen ihre unternehmensinternen Prozesse digitalisieren, um die Effizienz steigern zu können und auf diese Weise wettbewerbsfähig zu bleiben. Dementsprechend gilt es, unter anderem auf digitale Rechnungen zu setzen und Aufträge elektronisch abzuwickeln. Durch die Digitalisierung von Prozessen entstehen neben vielfältigen Vorteilen allerdings auch einige Schwierigkeiten und Herausforderungen, die bewältigt werden müssen.

Diese Vorteile bringen digitale Geschäftsprozesse mit sich

Durch den Einsatz von digitalen Tools können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz innerhalb des Betriebs steigern. Ein wesentlicher Vorteil besteht in zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten, die digitale Prozesse mit sich bringen. Auf diese Weise lassen sich Routineaufgaben automatisieren, was diverse Vorteile mit sich bringt, zu denen unter anderem die folgenden zählen:

• Geringere Kosten
• Reduzierter Zeitaufwand
• Geringere Fehleranfälligkeit

Kostenersparnisse entstehen dadurch, dass weder Kosten für den Druck noch für den Versand in Form von Porto anfallen, weil digitale Rechnungen auf elektronischem Wege versandt und verwaltet werden können. Dementsprechend werden auch weniger Lagerkapazitäten benötigt, da sich E-Rechnungen elektronisch archivieren lassen. Es fallen deutlich weniger manuelle Aufgaben an, womit sich der für die Abwicklung der Buchhaltung erforderliche Zeitaufwand entsprechend verringert.

Ein weiterer positiver Aspekt der Automatisierung besteht in einer geringeren Fehleranfälligkeit, da weniger Aufgaben manuell bearbeitet werden. Zudem ist aufgrund der digitalen Prozesse eine höhere Transparenz sowie eine bessere Nachverfolgbarkeit gegeben. Grund hierfür ist, dass sämtliche Transaktionen, Rechnungen sowie Aufträge über ein zentrales System verwaltet werden. Dies führt zu einem besseren Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens, sodass Engpässe in einem bestimmten Bereich rechtzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können.

Herausforderungen digitaler Prozesse

Eine große Herausforderung bei der Implementierung digitaler Prozesse ist jedoch, dass diese in der Regel in eine bereits bestehende IT-Infrastruktur integriert werden müssen. Das liegt daran, dass die meisten Unternehmen bereits eine oder mehrere Softwarelösungen in den Unternehmensalltag integriert haben. Unter Umständen kommt es zu einer fehlerhaften Datenübertragung oder einer mangelhaften Synchronisation. Dies wirkt sich negativ auf die Effizienz innerhalb des Betriebs aus.

Hinweis: Verschiedene Softwarelösungen sollten ohne Probleme miteinander kommunizieren können, um Ausfälle oder Wartezeiten zu vermeiden. Dementsprechend müssen Firmen in einigen Fällen Schnittstellen integrieren oder umfassende Anpassungen vornehmen, um eine nahtlose Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Systemen sicherzustellen. Hierdurch können sich allerdings sowohl die Kosten als auch der erforderliche Zeitaufwand erhöhen.

Sicherheitsbedenken und datenschutzrechtliche Aspekte

Der Einsatz digitaler Tools sorgt dafür, dass Unternehmen große Mengen an Daten sammeln können. Allerdings werden auch sensible finanzielle Daten gesammelt, die nicht in die Hände Dritter fallen dürfen. Datenlecks und Cyberangriffe auf digitale Systeme können dazu führen, dass personenbezogene Daten entwendet werden, was sich entsprechend negativ auf die Betroffenen auswirkt. Unternehmen sind daher dazu verpflichtet, für einen ausreichenden Schutz sensibler Daten zu sorgen. Vorgaben des Gesetzgebers hinsichtlich des Datenschutzes sind in der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgehalten.

Tipp: Neben rechtlichen Rahmenbedingungen sollten Unternehmen auch berücksichtigen, dass der Missbrauch von Kundendaten zu einem erheblichen Imageschaden führen kann. Dementsprechend sollten robuste Sicherheitsmechanismen eingeführt werden, die einen hohen Schutz gewährleisten.

Zu den möglichen Maßnahmen, die eine sichere Übertragung sowie Speicherung der jeweiligen Datensätze erlauben, zählen unter anderem:

• Nutzung moderner Verschlüsselungstechnologien
• Implementierung strenger Zugriffskontrollen
• Durchführung regelmäßiger Sicherheitsupdates

Es gibt zudem einige weitere Schutzmaßnahmen zur Verhinderung von Cyberkriminalität, die Unternehmen berücksichtigen sollten.

Mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter

Viele Menschen sind Gewohnheitstiere, das gilt auch für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Werden neue digitale Prozesse eingeführt, an die sich Mitarbeiter erst gewöhnen müssen, kann dies für Unstimmigkeiten sorgen, denn nicht jeder Mitarbeiter wird die Integration digitaler Prozesse wohlwollend hinnehmen. Um die Mitarbeiter für die Implementierung neuer Arbeitsabläufe zu begeistern, kann die Reduzierung wiederkehrender Aufgaben genannt werden, was eine Auseinandersetzung mit spannenderen Tätigkeiten verspricht.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass die Mitarbeiter womöglich nicht besonders fit sind, was die Abwicklung von digitalen Prozessen anbelangt. Dementsprechend bedarf es Schulungen, damit gewährleistet ist, dass die Angestellten in der Lage sind, die neuen Tools effizient einzusetzen. Eine IT-Fortbildung der Mitarbeiter ist empfehlenswert, da entsprechend qualifizierte Fachkräfte aufgrund des Fachkräftemangels nur schwer auf dem Arbeitsmarkt zu finden sind. Je besser die Mitarbeiter auf die neuen Systeme vorbereitet werden, desto reibungsloser wird die Umstellung auf digitale Prozesse ausfallen.

Mögliche zukünftige Entwicklungen

Der technologische Fortschritt sorgt dafür, dass im Laufe der Zeit immer wieder neue Technologien entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Dementsprechend ist auch in der Zukunft davon auszugehen, dass sich die gegenwärtigen Prozesse und Arbeitsweisen auf lange Sicht gravierend verändern werden. Es wird aller Voraussicht nach immer mehr Möglichkeiten geben, digitale Prozesse zu automatisieren, um die betriebliche Effizienz zu steigern. Vor allem die Künstliche Intelligenz (KI) spielt hierbei eine große Rolle, da sie einige nützliche Tätigkeiten abwickeln kann, darunter:

• Automatische Überprüfung von Rechnungsdaten
• Identifizierung von Fehlern
• Vorschlag von Maßnahmen zur Fehlerbehebung

KI-basierte Tools können unter anderem dazu verwendet werden, die Auftragsabwicklung und die Rechnungsstellung zu optimieren, wobei auch eine stärkere Personalisierung möglich ist. Insbesondere in umkämpften Märkten kann eine umfassende Personalisierung von Angeboten, die hierdurch genau auf die Bedürfnisse von Kunden zugeschnitten sind, einen großen Vorteil darstellen und die eigene Marke von der Konkurrenz abheben. In Zukunft könnte außerdem die Blockchain-Technologie eine besondere Rolle einnehmen, wenn es um die Abwicklung von digitalen Prozessen geht, da Transaktionen auf dieser nicht manipulierbar sind.