Ob als Arbeitnehmer oder im privaten Alltag: Es gibt jeden Tag Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Dabei kann es vorkommen, dass viele To-dos gleichzeitig anstehen, die schnellstmöglich erledigt werden sollen. In diesen Situationen musst du dich entscheiden, welche Aufgaben du als erstes in Angriff nimmst und welche du aufschieben kannst.
Ein effizientes Zeitmanagement hilft, Aufgaben zu priorisieren und zu organisieren. Davon profitierst nicht nur du persönlich, sondern auch deine Kollegen und Kunden. Erfahre hier, wie du deine Prioritäten durch Zeit- und Selbstmanagement richtig setzen kannst und deine Produktivität steigerst.
Aufgaben notieren
Wenn du deine To-dos sortieren und priorisieren möchtest, musst du sie im ersten Schritt aufschreiben. Welche Aufgaben stehen heute an und was muss auf jeden Fall heute erledigt werden? Was kannst du an Kollegen abgeben und welche Aufgaben kannst du auch morgen erledigen? Am Anfang hilft es, alle To-dos aufzuschreiben, um sie im nächsten Schritt zu priorisieren. Dabei entscheidest du selbst, welche Aufgaben es auf die Liste schaffen und ob du Privates und Berufliches trennen möchtest. Ob du die Aufgaben auf einem Zettel notierst oder digital auf deinem Handy oder PC, ist ebenfalls dir überlassen.
Notierst du dir deine To-dos, kann es helfen, auch schon den Arbeitsaufwand zeitlich einzuschätzen und genügend Pufferzeit einzuplanen. Das hilft dir dabei, die Reihenfolge und die Zeit einzuschätzen, die du für die Aufgabe benötigst. Dann kannst du mit der Priorisierung der To-dos beginnen.
Aufgaben kategorisieren und priorisieren
Hast du dir deine Aufgaben für den heutigen, nächsten Arbeitstag oder sogar für die ganze Woche notiert, wird es Zeit, sie zu priorisieren. Priorisierung gehört zu den Kernkompetenzen des Selbstmanagements und ist wichtig, um komplexe Entscheidungen zu treffen, da Ressourcen, Zeit und Geld knappe Güter sind. Oft fällt uns das Priorisieren von Aufgaben schwierig, da es meist zu viele To-dos auf einmal gibt, die am besten sofort abgehakt werden sollen. Wichtig ist deshalb, dass du dein Ziel nicht aus den Augen verlierst. Für die Priorisierung gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Wir stellen dir die ABC-Methode, das Eisenhower- und Pareto-Prinzip vor:
Die ABC-Methode
Eine Zeitmanagement-Methode ist die ABC-Analyse – auch ABC-Methode genannt. Hier sortierst du deine To-dos nach Wichtigkeit in drei Kategorien. Diese Analyse wird oft eingesetzt, um zu erkennen, welche Kunden gewinnbringend sind oder nicht. Sie kann aber auch für dein Selbstmanagement hilfreich sein. Deine To-dos teilst du nach der ABC-Methode folgendermaßen ein:
- Kategorie A: In diese Kategorie gehören Aufgaben, die sehr wichtig sind und somit durchgeführt werden müssen.
- Kategorie B: Diese Aufgaben sind zwar wichtig, du kannst sie aber noch später erledigen oder an Kollegen abgeben.
- Kategorie C: Im Gegensatz zu den anderen beiden Kategorien sind in der Kategorie C solche Aufgaben einsortiert, die zwar erledigt werden sollten, aber eher unwichtig und nicht dringlich sind. Diese Aufgaben kannst du gegebenenfalls an andere Kollegen abgeben.
Das Eisenhower-Prinzip
Auch das Eisenhower-Prinzip eine sehr einfache Methode, um Aufgaben nach ihrer Priorität zu sortieren und effizienter zu arbeiten. Hier kategorisierst du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dringliche Aufgaben sind solche, die du zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen solltest – es also eine Deadline gibt. Wichtig ist eine Aufgabe hingegen, wenn sie dem Erreichen eines Ziels dient oder eine andere Aufgabe davon abhängig ist. Es kann also sein, dass eine Aufgabe wichtig ist wie zum Beispiel das Herausschicken eines Reports an einen Kunden, jedoch nicht dringlich, weil sie auch noch morgen oder in den nächsten Tagen erledigt werden kann.
Natürlich gibt es aber auch To-dos, die wichtig und dringlich sind oder solche, die dringlich, aber nicht wichtig sind, da die Zielerreichung davon nicht abhängt. So kann man Aufgaben laut des Eisenhower-Prinzips in eine Matrix mit vier Quadranten einteilen:
- Dringlich und wichtig
- Nicht dringlich und wichtig
- Dringlich und unwichtig
- Nicht dringlich und unwichtig
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip ist ebenfalls ein Werkzeug, um das Zeitmanagement effektiver zu gestalten und Aufgaben zu priorisieren. Laut diesem Prinzip können bereits mit 20 % des Aufwands 80 % des Gesamtergebnisses erreicht werden. Hier geht es darum, zu schauen, welchen Aufwand Aufgaben verursachen und wie dies im Verhältnis zum Endergebnis steht. Ist ein To-do mit viel Aufwand verbunden, das Ergebnis jedoch nicht zielbringend, sollte diese Aufgabe hinten angestellt werden. Konzentriere dich deshalb eher auf das Erledigen von Aufgaben, die wenig Zeitaufwand fordern, dafür aber das Projekt voranbringen oder deinen Kollegen helfen.
Fazit
Aufgaben zu priorisieren ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, aber auch im privaten Leben müssen die Dringlichkeit und Wichtigkeit von To-dos eingeschätzt werden. Die drei Zeitmanagement-Methoden helfen dir dabei, Aufgaben eine Priorität zu geben, damit diese rechtzeitig erledigt werden können. So verbesserst du dein Selbstmanagement und ersparst dir womöglich Ärger mit Kunden oder Kollegen, wenn Aufgaben nicht oder zu spät erledigt wurden. Der Nachteil der Modelle: Manchmal kann die Wahrnehmung der Wichtigkeit subjektiv sein, sofern es keine Vorgaben oder Deadlines gibt. Deshalb sind Gespräche mit Vorgesetzten oft unvermeidbar. Natürlich kann es auch sein, dass sich sehr viele Aufgaben in der „Wichtig und dringlich“-Kategorie befinden, wodurch es wieder einer Priorisierung in der Kategorie bedarf. Alle drei Modelle können jedoch ein guter Anfang sein, das eigene Zeit- und Selbstmanagement zu verbessern.