Heutzutage gibt es dank technologischer Fortschritte zahlreiche Tools, die dabei helfen, Prozesse in allen unternehmensbereichen effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Derartige Digitalisierungtools sind für Unternehmen auch wichtig, schließlich führen sie oft zu Wettbewerbsvorteilen. Die Verwaltung von Unternehmensausgaben ist allerdings immer noch ein Bereich, der von manuellen Arbeiten wie dem Sammeln oder Abheften von Papierbelegen geprägt ist. Das sorgt nicht nur regelmäßig für Chaos, es handelt sich dabei auch um aufwändige und zeitraubende Aufgaben. Um die Verwaltung von Unternehmensausgaben zu optimieren, sollten sich Unternehmen mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auseinandersetzen; denn Mitarbeiterkarten ermöglichen nicht nur schnelles Bezahlen, sie sorgen auch für mehr Transparenz und Sicherheit in der Ausgabenverwaltung.
Was sind Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?
Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind Kreditkarten, die für unternehmerische Zwecke ausgestellt werden. Die Funktionsweise der Mitarbeiterkarten ist dabei analog zu herkömmlichen Kreditkarten. Die Firmenkarten können von den Mitarbeitern selbst beantragt oder von einem Admin, meist CFOs oder Abteilungsleiter, ausgestellt, bzw. nach der Mitarbeiteranfrage bestätigt werden. Die Karten sind dabei personenbezogen, d.h. die Karten werden namentlich ausgestellt. Bei der Erstellung werden zusätzlich Verwendungszweck und Kartenlimit festgelegt. Dieses Limit kann dann in Echtzeit vom Admin angepasst bzw. geändert werden; so bleiben die unternehmerischen Ausgaben stets im Rahmen. Zusätzlich kann ausgewählt werden ob es sich um eine einmalige oder um eine wiederkehrende Zahlung handelt. Ebenso ist es möglich, eine bestehende Firmenkreditkarte auf einen anderes Teammitglied zu übertragen oder diesen zu sperren. Jeder Mitarbeiter kann dabei unendlich viele Firmenkreditkarten beantragen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen handelt. Die Kreditkarten lassen sich dabei mit dem bestehenden Firmenkonto verbinden. So wird nicht nur maximale Transparenz gewährleistet, Finanzverantwortliche habe auch gleichzeitig die maximale Kontrolle über alle anfallenden Ausgaben.
Warum sollten Firmenkreditkarten in Betracht gezogen werden?
Viele Unternehmen besitzen nur eine, ein paar wenige oder gar keine Kreditkarte für unternehmerische Zwecke. Die Einführung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter bringt allerdings zahlreiche Vorteile mit sich. Einerseits wird den Mitarbeitern dadurch mehr Eigenverantwortung und Handlungsspielraum geboten, andererseits müssen Mitarbeiter keine privaten Barauslagen mehr tätigen. Dadurch sind zeitaufwändige Spesenabrechnungen passé. Gleichzeitig machen Mitarbeiterkarten auch für Arbeitgeber Sinn: Schließlich sind die Ausgaben für unternehmerische Zwecke stets ersichtlich und können in Echtzeit kontrolliert werden. So können etwa die Limits bei Bedarf angepasst oder die Karten bei verdächtigen Zahlungen sofort eingefroren werden. Vor allem virtuelle Kreditkarten erfreuen sich in der jüngsten Vergangenheit immer größer werdender Beliebtheit
Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?
Bei Firmenkreditkarten für Mitarbeiter kann zwischen Kredit- und Debitkarten unterschieden werden. Die Mitarbeiterkarten können dabei meist mit einem bestehenden Geschäftskonto verbunden werden. Die Firmenkreditkarten verfügen dabei ähnlich wie herkömmliche Kreditkarten über einen Verfügungsrahmen. So können Zahlungen auch durchgeführt werden, wenn das Guthaben auf der Kreditkarte nicht ausreicht. Außerdem werden die Zahlungen nicht sofort abgebucht, sondern nach einer gewissen Zeitspanne. Bei Debitkarten steht den Mitarbeitern nur der jeweilige Geldbetrag auf der Kreditkarte zur Verfügung. Außerdem werden die Ausgaben direkt abgebucht.
Weiters kann sowohl zwischen physischen als auch virtuellen Mitarbeiterkarten unterschieden werden. Beide Kreditkartenarten können in unbegrenzter Anzahl beantragt werden und funktionieren ähnlich. Der Unterschied liegt darin, dass die virtuellen Firmenkreditkarten in einem Online-Tool vorliegen. Alle nötigen Informationen für eine Zahlung können auf einem Blick in diesem Tool eingesehen und herauskopiert werden. Abhängig von den jeweiligen Verwendungszwecken können virtuelle Kreditkarten um ein Vielfaches bequemer sein.
Wie funktionieren Mitarbeiterkarten?
Die Firmenkreditkarten werden für bestimmte Mitarbeiter oder Teams ausgestellt und dabei mit einem dezidierten Zweck und Limit versehen. Jegliche unternehmerischen Ausgaben, die dann für diesen Zweck anfallen, werden mit der jeweiligen Mitarbeiterkarte bezahlt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Zahlung handelt – die Karten können für alle Zwecke ausgestellt werden. Bei einmaligen Zahlungen wie einer Dienstreise wird die Karte nach der Ausgabe direkt deaktiviert, bei wiederkehrenden Zahlungen wie monatlichen Abonnements wird nur der dafür benötigte Betrag kurz vor der Zahlung automatisch hochgeladen. In beiden Fällen wird Kreditkartenbetrug unmöglich gemacht.
Nach einer Ausgabe werden die Mitarbeiter gebeten, den Beleg per Foto hochzuladen. Somit werden die Belege direkt digitalisiert und sind der richtigen Ausgabe sowie Kostenstelle zuordenbar. Das sorgt für mehr Transparenz und Effizienz. Dadurch gehören nicht nur Nachfragen am Monatsende sondern auch Chaos beim Jahresabschluss der Vergangenheit an.
Fazit
Die Verwaltung von Unternehmensausgaben ist ein zeit- und nervenaufreibender Prozess, der dank Firmenkreditkarten für Mitarbeiter effizienter und transparenter gestaltet werden kann. Durch die Möglichkeit, Firmenkreditkarten in unbegrenzter Anzahl auszustellen, können Mitarbeiterkarten für jegliche Zwecke erstellt werden. Dadurch sind die Karten direkt der richtigen Kostenstelle zuordenbar, was die Prozesse in der Buchhaltung optimiert. Durch das Digitalisieren der Belege durch die Mitarbeiter entfallen zudem aufwändige manuelle Arbeiten. Letztlich erlauben die festgelegten Limits, welche allerdings in Echtzeit anpassbar sind, dass das Budget stets im Blick bleibt. Eine Einführung von Mitarbeiterkarten führt so unternehmensübergreifend zu mehr Effizienz und Transparenz.