Das papierlose Büro weicht immer mehr der digitalen Ordnung. Doch damit wichtige Dokumente mit wenigen Klicks rasch gefunden werden, braucht es eine klare Struktur. Diese 5 Tipps helfen bei der digitalen Hygiene im Zuge der Digitalisierung.
1. Papiere digitalisieren und doppelte Ablage vermeiden
Anfangs fällt der Umstieg auf das digitale, papierlose Büro häufig schwer. Rechnungen und andere Schreiben kommen womöglich trotz Information an alle Geschäftspartner noch per Post. Um den Überblick zu behalten und keine doppelte Ablage zu erstellen, hilft nur Konsequenz. Sind die Briefe etwa in die Postverteilerschränke im Unternehmen einsortiert, werden sie durch die Mitarbeiter am besten einmal pro Tag abgeholt und bearbeitet. Alles, was in Papierform erscheint, wird durch einen Scan digitalisiert. Künftige weitere Bearbeitungen der Unterlagen werden nur noch digital vorgenommen. Die Ablage im Ordner dient lediglich dem Nachweis in der Übergangsphase.
2. Keine lokalen Kopien auf dem PC anfertigen
Um smart und effizient arbeiten zu können, sollten die Unterlagen allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Damit kein Chaos ausbricht, sind lokale Kopien unbedingt zu vermeiden. Stattdessen arbeiten alle an einem Dokument. Wer möchte, kann hier Zugriffsberechtigungen vergeben, um etwa Änderungen nur von einem kleinen Kreis durchführen zu lassen. Für kollaboratives und digitales Arbeiten gibt es inzwischen unzählige Tools.
3. Sauberkeit auf dem Desktop
Eine Ordnerstruktur und eine einheitliche digitale Ablage helfen dabei, den Desktop ähnlich wie den eigenen Schreibtisch sauber zu halten. Auf dem Desktop sollten nur Icons/Shortcuts zu den weiterführenden Ordnern vorhanden sein. Das erleichtert den Zugriff und macht die Arbeit effizienter.
Auch, wenn die Anlage von einem Ordner „Sonstiges“ noch so verführerisch ist, sollte dieser niemals erstellt werden. Zu schnell landen hierin alle Unterlagen, die sich womöglich gar nicht zuordnen lassen. Das Ergebnis ist ein überführter Ordnung, dem es an Struktur mangelt und in dem sich kaum noch etwas finden lässt. Werden alle Dokumente immer sofort in die richtigen Ordner einsortiert, wird Datenmüll vermieden und der Desktop nicht überlastet.
4. Dateien nach einem System benennen
Sobald mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, sollte Einheitlichkeit herrschen. Klare Vorgaben für Benennungsregeln helfen dabei, eine Struktur in den Ordnern und Dokumenten zu haben und diese auch zu behalten. So werden die Dokumente etwa wie folgt beschriftet: Datum der letztmalig in Bearbeitung, das Thema und die laufende Version. Geht es um Dokumente, die kundenspezifische Informationen enthalten, ist auch eine Sortierung nach Namen möglich. Zwingend erforderlich hierfür ist der Vermerk des Namens und etwa des Anliegens, der Nummer o. Ä.
5. Regelmäßig ausmisten: Datenmüll entfernen
Jeder kennt das befreiende Gefühl, wenn plötzlich nicht mehr benötigte Sachen verschwinden und alles herrlich sauber ist. Solch eine motivierende Wirkung kann auch die regelmäßige Entfernung von Datenmüll auf dem PC haben. Ein Automatismus hilft dabei, den Speicherplatz stets optimiert zu nutzen. Das digitale Aufräumen sollte etwa einmal monatlich am Ende oder alle drei Monate stattfinden. Verschiedene Tools helfen dabei, lange nicht mehr benötigte Dateien aufzuspüren und sie, falls möglich, zu entfernen. Auch Dokumente, die etwa durch das Verstreichen der Aufbewahrungsfristen nicht mehr benötigt werden, sollten regelmäßig entfernt werden.