Neben der Kosteneinsparung erhöht ein papierloses Büro insbesondere die Flexibilität und schont dazu die Umwelt. Für digitale Nomaden ist der Schritt weg von der analogen Zettelwirtschaft sogar unumgänglich. Doch wie kannst Du Dein digitales Büro einrichten?
Bereite dem Papierkrieg ein Ende und erfahre in diesem Ratgeber, wie Du Deine Büro-Digitalisierung in wenigen Schritten realisieren kannst.
Es ist an der Zeit, alle Büros für die Zukunft vorzubereiten. Wenn es gerade in Deutschland wegen der Rechtsvorschriften auch nicht zu 100 % möglich ist – anfangen lohnt. Schon ein papierminimiertes Büro spart Ressourcen und Vorteile werden sichtbar. Für die Mitarbeiter ist der sanfte Übergang weg vom Papierkram ebenfalls besser zu verkraften.
- Kann so ein großes Unternehmen funktionieren? Ja, es kann. Ein gutes Beispiel dafür ist die niederländische IT Firma Decos. Sie schicken sogar Briefpost an den Absender zurück und verweisen auf ihren E-Mail Kontakt.
- Digitales Nomadentum ist eigentlich nur möglich, weil das Büro heute ohne Papier auskommt.
Zettelwirtschaft ade:
Völlig losgelöst von Papier.
- Für Einzelunternehmer unterscheiden sich von der nachstehenden Checkliste nur die Punkte Hardware und alles, was mit der Kommunikation intern zu tun hat.
- Nun folgt eine ausgefüllte Liste mit den wichtigsten Fakten zu allen Punkten, die beim Einrichten eines digitalen Büros zu bedenken sind.
- Dazu gibt es Tipps aus der Praxis und die besten Tools für Dein digitales Business.
Welche Vorteile hat ein digitales Büro?
Keine Druckerpatronen, kein Papier, keine Aktenordner. Keine Umlaufmappen, keine Post-its. Papierlos arbeiten spart enorme Kosten. Obwohl die Umstellung erst einmal eine hohe Investition verlangt (nicht nur finanziell, sondern auch der Zeitaufwand), amortisiert sich diese schnell.
- Eingespart werden nicht nur die Kosten für die oben genannten Materialien. Es wird weniger Platz benötigt, um Dokumente zu lagern. Im besten Fall spart das Miete.
- Papierloses Verwalten macht unabhängiger von Ablagen; Informationen sind grundsätzlich von überall auf der Welt mit dem Smartphone, Tablet oder Notebook abrufbar.
- Asymmetrische Informationsverteilung ist Schnee von gestern. Alle erfolgskritischen Zahlen können eingesehen werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird, ohne alle Fakten zu kennen. Kommunikation zwischen sich fremden Mitarbeitern über Notizfunktion ist möglich.
- Dokumente bleiben nicht ungesehen bei Urlaub oder Krankheit, weil sie nicht auf dem Schreibtisch liegen, sondern digital auf dem Server oder in der Cloud.
- Weitere Vorteile bringt die Lossagung von Papier im Bereich der Teamarbeit und Arbeitsplatzgestaltung. Das Team kann Wissen teilen und Ideen austauschen. Das trägt zu einem Wir-Gefühl bei. Moderne Arbeitsplätze können realisiert werden. Home Office wird möglich.
- Wichtige Informationen lassen sich binnen Sekunden auf alle Mitarbeiter verteilen. Die Kommunikation wird sich messbar verbessern.
- Nicht zuletzt werden Kapazitäten frei und Vorgänge werden beschleunigt. Das senkt wiederum die Kosten.
Hat ein papierloses Büro Nachteile?
Im ersten Augenblick gibt es drei Probleme. Von echten Nachteilen lässt sich kaum sprechen. Schließlich entscheiden am Ende die Einsparungen über den Kosten-Nutzen-Faktor.
- Die Implementierung ist langfristig und relativ kostspielig. Zumindest für Unternehmen. Der Einzelunternehmer braucht lediglich kostenlose Apps und Freeware zu nutzen und kann sein papierloses Büro schnell in die Tat umsetzen. Viele Start-ups umgehen das Implementierungsproblem, indem sie von Anfang an auf digitalisierte Dokumente setzen.
- Wenn der Kopf des Unternehmens nicht mitmacht, wird die Umsetzung schwierig. Diese Maßnahme kann nur top down durchgeführt werden. Fehlende Überzeugung in der Chefetage kann also nachteilig für das Vorhaben werden.
- Eine so grundlegende Veränderung verlangt außerdem Fingerspitzengefühl für die Belegschaft. Je nach demographischer Struktur können umfangreiche Schulungen notwendig sein. Immerhin klagen mehr als die Hälfte aller Arbeitnehmer in deutschen Büros noch immer darüber, dass es kompliziert sei, Software anzuwenden.
- Papierlose Büros basieren auf Tool-Kits und Serviceleistungen. Beide Aspekte bedürfen ständiger Kontrolle und Optimierung. Der digitale Part schlägt mit Kosten für die Systempflege regelmäßig zu Buche.
- Das wohl größte Hindernis – vielleicht sogar echter Nachteil – es gibt in Deutschland bis jetzt kein Gesetz für papierlose Büros. Immer noch müssen viele Dokumente im Original über Jahrzehnte archiviert werden.
Welche Hardware braucht ein papierloses Büro?
Frische Existenzgründer, Freiberufler und andere Einzelunternehmer kommen gemeinhin mit ganz wenigen Geräten zurecht. Diese passen sogar alle in einen Rucksack. Ein klassisches Büro einrichten entfällt somit bei einer Solo-Selbständigkeit in vielen Fällen.
- Unbedingt erforderlich ist ein Laptop. Der sollte leistungsfähig sein. Analog gilt das für die Mitarbeiterausstattung.
- Ein gutes Smartphone mit hochauflösender Kamera ersetzt für viele Menschen die Videokamera (manchmal sogar den Scanner) und ist ein wichtiges Device für Social Media Marketing.
- Ein papierloses Büro funktioniert zwar auch offline, aber das ist nicht der Sinn dahinter. Darum ist die Internetverbindung unerlässlich. Hier kann ein kleiner Router für unterwegs oder einfach das Smartphone als Hotspot benutzt werden.
- In die gleiche Kerbe Kommunikation und Marketing schlagen die nächsten zwei Tools: Kopfhörer und Mikrofon. Unter Umständen kann ein gutes Headset notwendig sein.
- Für eigene, schnelle Notizen, zum Lesen und auch als zweiter Bildschirm macht sich ein Tablet (oder E-Reader) bezahlt.
- Ein mobiler Beamer hat sich unter den digitalen Nomaden einen guten Ruf verdient und zwar sowohl zur privaten Nutzung als auch für Präsentationen.
- Ohne Scanner geht papierlos in keinem Unternehmen! In Unternehmen darf unbedingt ein Scanner nicht fehlen. Hier lohnt die Ausgabe von „ein paar Mark mehr“. Er sollte auf jeden Fall WLAN fähig sein und beidseitig scannen können. Auch die Geschwindigkeit spielt eine Rolle, denn das spart Geld in Form von Stundenlohn.
- Stets hilfreich ist eine Powerbank mit ausreichend Kapazität.
Hilfreiche Software und Apps
Nun folgt eine kleine Checkliste mit hilfreichen Apps und anderen Softwarelösungen. Häufig sind diese (in einer Basisvariante) kostenlos oder als Freeware erhältlich und betriebssystemübergreifend für Windows, Mac und Linux einsetzbar (oder auf dem Smartphone und Tablet für Android und iOS nutzbar). Ein papierloses Büro muss aus vielen Stücken zusammengesetzt werden. So wie es für analoge Büroarbeit vieler Tools bedarf wie Aktenordner, Locher, Notizzettel und Umlaufmappe, ist hier auch zu denken.
- G Suite von Google: ist Kalender/Mailserver/Cloudspeicher und kann Dokumente bearbeiten. Mitarbeiter können in Echtzeit miteinander arbeiten und kommunizieren. Zudem ist es möglich, alle Daten in der Cloud zu speichern. Eine Alternative ist etwa Office 365 von Microsoft.
- Dropbox: ist ein kleiner gratis Speicherplatz von 2 GB in der Cloud; ist aber erweiterbar. Besonders einfach zu verknüpfen und zu bedienen. Alternativen sind etwa Microsoft OneDrive oder Mega.
- Evernote: Ist ein Notizbuch, das eigentlich alle Dateiformate von E-Mail, Webseiten, eigenen Notizen und Fotos lesen kann. So lassen sich Ideen festhalten, Projekte planen und To-do-Listen anlegen. Alternativen sind zum Beispiel Microsoft OneNote, Google Keep oder Dropbox Paper.
- Wer keinen Scanner hat, kann sein Smartphone mit Apps wie Adobe Scan, Scanbot oder anderen in einen verwandeln. Unterstützt die verwendete App einen automatischen Cloud-Upload, sind die Dokumente von überall aus abrufbar.
- Backup Software ist wichtig. Je nach Betrieb kann eine stündliche Sicherung notwendig sein. Das erledigt beispielsweise Backblaze.
Eine digitale Zentrale: Der Trick am papierlosen Büro
Doch wie werden Dokumente gehandelt, wenn es kein Papier mehr gibt? Eine App, die alle Dokumente unabhängig vom Speicherort verwalten kann, ist hilfreich, um die Suchzeit der Mitarbeiter auf ein Minimum zu verkürzen (insbesondere, wenn verschiede Cloud-Dienste zur Dokumentenspeicherung genutzt werden). Ein Beispiel war die Dokumentenverwaltung von Doo, welche jedoch nicht weitergeführt wird. Mit Otixo steht jedoch eine Alternative bereit.
Dokumente einscannen und digitalisieren
Darunter fallen etwa Papiere wie Flyer, Angebote, Lieferscheine, Eingangsrechnungen und sonstige Briefpost, sowie Buchungsbelege, Verträge und andere Notizen.
Schon gewusst? Der Durchschnittsdeutsche verbraucht 250 kg Papier/Jahr.
- Und es bedarf 10 Liter Wasser für ein Blatt Papier. Davon braucht ein Büroangestellter im Monat durchschnittlich ganze 833 Stück.
- Definitiv Grund genug, die Papiere zu scannen, oder?
Wer die Zeit nicht selber aufwenden will oder kann, dem ist zu einem entsprechenden Dienstleister für Dokumentendigitalisierung zu raten. Dieser scannt die Papiere mit Volltexterkennung ein und übernimmt das Dokumente digitalisieren ganzheitlich. Aufbewahrt werden diese anschließend in einer Cloud. Solche Scandienstleistungen sind manchmal auch nur für bestimmte Arten von Papierdokumenten sehr sinnvoll, um selber Zeit zu sparen.
Es gibt jedoch auch Programme, um selbst Dokumente scannen und digitalisieren zu können. Das Stichwort dafür ist sogenannte „OCR-Software“, welche Text anhand ihrer Form erkennt und in editierbare Dateitypen umwandeln kann.
Übrigens können Faxe direkt vom Laptop verschickt werden. Auch der Erhalt von Faxen lässt sich umleiten. Das spart Zeit, Ressourcen und es sind Dokumente, die nicht mehr gescannt werden müssen.
Die gesamte interne Arbeitsorganisation sollte der Maxime Digitalisierung folgen. Vor allem für große Firmen hat digitales Bewerbermanagement in diesem Zusammenhang großes Potential. Erfolgskritische Stellen können von langer Hand geplant werden und der Bedarf wird schneller ersichtlich.
Dokumente digital verwalten
An erster Stelle steht die Ordnungsstruktur. Auch wenn die meisten Tools problemlos nach Schlagwörtern in den Dokumenten suchen und das richtige Ergebnis finden, muss eine Struktur geschaffen werden.
- Es ist, als würde ein Aktenschrank eingerichtet werden. Welche Ordner werden angelegt? Wie wird die zeitliche Reihenfolge berücksichtigt?
- Wer darf in welche Akten Einblick haben? Macht es in dem Zusammenhang Sinn, die Hierarchie zugunsten von besserer Informationsverteilung zu lockern?
- Die Dateien müssen nach einem stringenten Schema benannt werden. Auf jeden Fall gehören Angaben zum Erstelltag und Rechnungsdatum hinein. Einfachheit siegt an dieser Stelle. Komplizierte Muster schrecken ab und sind nicht praktikabel.
- Interne Dokumente wie Sitzungsprotokolle dürfen in kreativer Form gestaltet werden. Es muss kein langweiliger Fließtext sein. Eine Mindmap ist plakativer, schneller zu verstehen und ermöglicht es im Nachhinein noch, dass Mitarbeiter Ideen ergänzen.
Umgang mit digitalen Dokumenten in der Praxis
Tipp: Statt komplizierter, langer Dateinamen lieber darauf achten, dass über die Dokumente beim Scannen eine Texterkennung läuft.
Warum? Weil Key Account Manager Meier gerade seinen Job angetreten hat und nun ein ihm noch unbekannter Gesprächspartner Informationen zu laufenden Rabatten haben will. Ob diese noch gelten und so weiter. Er hat nur den Namen und ein Datum, auf das sich der Kunde bezieht. Sind alle Dokumente durch die Texterkennung gelaufen, findet der Computer mit diesen Parametern das richtige Dokument. Meier kann kompetent und schnell mitreden. Keine Umwege, keine Transaktionskosten, zufriedene Geschäftspartner und Kunden. So soll ein digitales und papierloses Büro sein.
Noch ein leicht zu übersehender Vorteil bei der Verwaltung und Anwendung von digitalisierten Dokumenten ist die Suchfunktion im PDF- oder Word-Dokument selber. Bei langen AGBs muss niemand mehr quer lesen. Der Fingergriff „Strg+F“ erledigt die Suche binnen Sekunden.
Die Sicherheitsfrage bei der Dokumentenverwaltung
Selbstredend ist eine sichere VPN-Verbindung. Schließlich handelt es sich um sensible Daten. Aus dem gleichen Grund gehören die Passwörter sorgfältig ausgewählt und regelmäßig geändert. Ein Passwort-Manager erleichtert diese Aufgaben und hilft im Ernstfall eines Hackerangriffs sofort zu reagieren.
Damit alle Dokumente wirklich sicher archiviert werden, muss ein Backup-System her. Wie oben bereits bei den empfehlenswerten Apps vorgestellt, sollte der Zeitraum der automatischen Synchronisierung dem Unternehmensgeschehen angepasst werden.
Gedanken zur Verwaltung im papierlosen Büro
Neuer Perfektionismus ist kontraproduktiv. Hier heißen die Ziele Einfachheit und Schnelligkeit. Die Idee ist es doch in erster Linie, neue Kapazitäten zu schaffen – und nicht, Mitarbeiter rationalisieren oder Personal freisetzen.
Leider müssen aber zwingend die verschiedenen Bestimmungen der Bundesländer eingehalten werden. Etwa, welche Dokumente per Post gesendet werden müssen. Weiter unten steht, wie das trotzdem ganz ohne eigene Papierverschwendung klappt.
Digitale Dokumente aufbewahren
Mit der M-Disc können Daten bis zu 1000 Jahre sicher aufbewahrt werden. Einzige Voraussetzung, es gibt ein Blu-Ray-Laufwerk, dass sie lesen kann.
Es kann ein wenig dauern, bis jedes Unternehmen sein individuelles Toolkit zusammen hat, mit dem die Aufbewahrung dann wie von selbst funktioniert. Aber trotz allem: Einige Dokumente müssen trotzdem wieder in Papierform in den Aktenschrank wandern.
Tipp: Viele Unternehmen verzetteln sich beim Übergang in ein papierloses Office und kommen nie am Ziel an. Was machen sie falsch? Sie fangen bei ihren ältesten Dokumenten an sie zu digitalisieren. In der Praxis funktioniert aber nur eins: Ab heute beginnen und nach und nach rückläufig arbeiten.
Dokumente digital unterschreiben
Ja, Dokumente wollen unterschrieben werden. Für einen einfachen Brief reicht eine einmal eingescannte Unterschrift. Handelt es sich um rechtlich relevante Dokumente, muss die Unterschrift anderen Ansprüchen genügen. Dafür gibt es bei Adobe und Microsoft Office die Option eine eigene Signatur anzulegen.
Tipp: Die digitale Unterschrift jedes Mitarbeiters muss zwingend vor Missbrauch geschützt sein.
Das passiert mit der elendigen Briefpost
Das war wertend. Aber ehrlich gesagt, die Briefpost ist in den meisten Fällen tatsächlich völlig überflüssig. Doch kann man die Briefpost digitalisieren?
Es gibt beispielsweise von der Deutschen Post den Service, sich alle seine echten Briefe einscannen zu lassen und dann per E-Mail zugesendet zu bekommen. Genau darum können digitale Arbeiter Nomaden sein. Solch einen Service gibt es auch von verschiedenen anderen Anbietern, wie etwa Dropscan. Der Empfänger erhält dafür eine eigene Postadresse und darf bei jedem Brief entscheiden, ob er das Original benötigt, oder ob es vernichtet werden soll.
So funktioniert das Telefonieren im Digital Office
Das Festnetz muss nicht mehr wirklich vorhanden sein. Eine Festnetznummer – die irrwitzigerweise gerade in Deutschland eine noch extrem vertrauensbildende Wirkung hat – gibt es im Internet gratis. Dank Voice over IP (VoIP) sieht niemand, wer gerade eigentlich mit Skype, Facebook, Google Hangouts, WhatsApp und Co telefoniert.
Wer gar nicht online ist, kann die eingehenden Gespräche einfach auf das eigene Handy weiterleiten. Schon geht die Festnetznummer überall auf der Welt auch ohne Internet.
Diese Freiheit verdient Applaus, oder?
Es wird aber noch besser und zwar gibt es den Anbieter Sipgate, der sogar erlaubt, über die eigene Festnetznummer Anrufe zu tätigen. Allerdings kostet ein solches Gespräch ganz gut Geld.
Wer gar nichts mehr alleine erledigen möchte, kann sich jederzeit einen Virtual Assistant suchen. Spezielle Büro- und Telefonservices nehmen alle Anrufe entgegen.
Finanzen in der Cloud
Accounting-Tools gibt es für freiberufliche Künstler gratis. Auch kleinere Einzelunternehmen kommen teilweise mit kostenlosen bis sehr preiswerten Buchhaltungsprogrammen zurecht. Alles, was mehr Umsatz fährt, braucht eine wirklich professionelle Buchhaltungssoftware. Ob die Daten auf eigenen Servern liegen (sehr ressourcenintensiv) oder lieber bequem in der Cloud geparkt werden, scheint Einstellungssache.
Wirklich. Denn gerade deutsche Unternehmer vertrauen der Cloud ihre Daten ungerne an. Aber so schwer das Umdenken fallen mag, die Zeit ist gekommen, das geliebte Papier loszulassen. Und mal ehrlich, das hätte auch abfackeln können.
Es gibt sogar mittlerweile Versicherungen gegen bestimmte Formen von Datenhandlungen durch Dritte. Wichtig ist auf jeden Fall, dass die Software branchenspezifisch ausgewählt wird. Der Steuerberater darf bitte unbedingt einen Gastzugang bekommen, damit er Ungereimtheiten oder aufkeimende Schwierigkeiten schnell erkennt. Der ein oder andere Steuerberater hat sich sogar bereits auf Online-Steuerberatung spezialisiert und bietet eigene Plattformen zur Dokumentenverwaltung und Buchhaltung an. Sinnvoll ist außerdem die Funktion, die Unterlagen direkt an Elster übermitteln zu können.
Rechtliche Aspekte eines papierlosen Büros
Jetzt ist die Liste nahezu komplett. Es fehlen nur noch die rechtlichen Aspekte zum papierlosen Büro. Zur einfachen Übersicht gibt es diese in Stichpunkten:
- Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) i. V. m. § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen)
- Was nicht analog ankommt, darf digital aufbewahrt werden.
- Faustformel: Steuerrechtliches und andere rechtlich relevante Dokumente in Papierform aufbewahren.
- Urkunden ebenfalls im Original verwahren, lebenslang.
- Wenn Dokumente geschreddert werden, muss der Datenschutz gewährleistet sein.
- Generell bei Digitalisierung und Verwaltung den Datenschutz Dritter bedenken.
Noch ein paar Vorgaben, welche beachtet werden müssen:
Das Bundesamt für Sicherheit in der Inforationstechnik (BSI) macht Vorgaben wie gescannt werden muss, um auf das Original verzichten zu können. Die Mindeststandards dazu werden im Dokument BSI TR 03138 „Ersetzendes Scannen (Resiscan)“ definiert. Außerdem setzt es die Vorgaben dazu auf, wie die PDF-Daten archiviert werden müssen.
Die Ansprüche vom Finanzamt sind: manipulationssicher, revisionssicher und korrekt eingescannt. Dabei werden die Dokumente einzeln mit einer digitalen Signatur versehen. Weil dieser Vorgang in der Praxis den Mitarbeitern oft Schwierigkeiten macht, lohnt hier die Investition in eine kleine Mitarbeiterschulung.
Ein letzter Tipp zum papierlosen Büro
Für das Handling der digitalen Dokumente – also wenn die ausgebreiteten Unterlagen vor der Nase wegfallen – hilft es den Mitarbeitern Tastenkürzel zu lernen, mit denen sie die Dokumente schnell aufrufen können. So werden sie schnell Herr ihres digitalen Papierstapels. Dieser kleine Lehrgang kann auch als Einführung zur Motivation verwendet werden. Weniger Arbeit ist schließlich ein Ziel, das Chef und Angestellte definitiv gemeinsam haben. Die vielen Einzelunternehmer, Kreative, Pioniere und andere Freigeister leben ja eh bereits nach dieser Maxime.