Um die Unternehmensziele mit größtmöglicher Effizienz zu erreichen, bedienen sich viele Betriebe, Firmen und Büros digitaler Geschäftsressourcenplanung – frei nach dem Motto: Je besser die Organisation, desto größer der Erfolg. Auf dem Markt gibt es viele ERP-Lösungen, die speziell auf diverse Branchen zugeschnitten sind. Neben allumfassenden Komplettpaketen gibt es zudem modulare IT-Integrationen und Open-Source-Anwendungen. In der heutigen Zeit wandert der ERP-Bereich zunehmend in die Cloud. Doch lohnt sich dies für jedes Unternehmen? In diesem Beitrag ziehen wir einen Vergleich zwischen On-Premises-Lösungen und Cloud-ERP.
Als ERP-System:
On-Premises-Lösung oder Cloud-ERP?
Die Wahl eines ERP-Systems:
Im Voraus genau informieren
Die Wahl des passenden ERP-Systems ist für viele Unternehmen keine leichte. Denn an es werden hohe Anforderungen gestellt: Einfache Integration und Installation, leichte und intuitive Bedienung für Nutzer, eine gute Betreuung und Beratung des Anbieters bei Problemen und ein zugeschnittener Funktionsumfang. Werden nicht alle Punkte bei der Wahl eines ERP-Systems berücksichtigt, kann dies verschwendete Kosten bedeuten, welche die Gewinne durch eine potenziell höhere Effizienz durch ERP neutralisiert. Denn nach einer Studie des Herstellers Sage werden 9,6 Milliarden Euro im Jahr durch die Investition von falscher, unpassender Software verschwendet. Sich überschneidende Funktionen, wirtschaftlich nicht nützliche Zusatzfunktionen und mangelnde Schulungen des Personals sind einige der Gründe, die bei der Befragung von 600 IT-Entscheidern von mittelständischen Unternehmen herauskristallisierten. Vor dem Kauf sollten Unternehmen sich daher genau mit dem Thema ERP befassen. Für mehr Klarheit über den Anwendungsbereich von ERP und um weitere Informationen zu erhalten, können Sie sich im Internet umfassend informieren.
Standort des ERP: On-Premises oder Cloud?
Sie haben einen Anbieter ins Auge gefasst, wissen aber nicht, ob eine Cloud- oder On-Premises-Lösung besser für Ihren Betrieb in Frage kommt? Grundsätzlich können mit beiden Programm-Modellen die Geschäftsprozesse im Unternehmen abgedeckt werden, trotzdem zeichnen sich die unterschiedlichen Ansätze durch verschiedene Vor- und Nachteile aus. Ein detaillierter Vergleich kann Ihnen daher helfen, die richtige Wahl bei der Softwareinvestition zu treffen.
On-Premises-ERP
Unter On-Premises oder On-Prem versteht man ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme. Eine ERP-Lösung dieser Art wird daher lokal im Unternehmen in den eigenen Räumlichkeiten eingesetzt.
Für den Betrieb eines On-Premises-ERP-Modells müssen daher einige Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ihr Unternehmen benötigt eigene Hardware in Form von Rechnern. Auf diesen muss die ERP-Lösung lokal installiert, geupdatet und genutzt werden.
- Damit Mitarbeiter Zugriff auf das ERP-System haben, wird ein Rechenzentrum benötigt. Dafür kann ein eigener Serverraum eingerichtet werden oder alternativ kann durch einen externen Anbieter ein Server angemietet werden.
Cloud-ERP
In den letzten Jahren sind viele Softwareprogramme in die Cloud umgezogen. So ist dies auch bei einem ERP-System möglich. Bei Cloud-ERP muss keine Anwendung auf jedem Firmenrechner installiert werden. ERP in der Cloud wird von Dienstleistern angeboten, die in der Regel mit einem Mietmodell die benötigte Hardware extern zur Verfügung stellen. Der Provider kümmert sich ebenfalls um Updates und Reparaturen, die häufig in einer monatlichen Pauschale inbegriffen sind.
Für die erfolgreiche Nutzung einer Cloud-Lösung werden folgende Dinge benötigt:
- Eine stabile Internetverbindung. Da sich die Software nicht lokal auf den Rechnern befindet, ist eine solide Verbindung ohne Unterbrechungen umso wichtiger.
- Um auf die Cloud zuzugreifen genügt ein Web-Browser. Cloud-Lösungen lassen sich mit verschiedenen Browsern nutzen, die auf vielen Firmenrechnern bereits installiert sind.
Die Vorteile und Nachteile der beiden Modelle
Vorteile: On-Premises-ERP:
- Eigene Verantwortung und Kontrolle über Infrastruktur und Datensicherheit
- Keine Abhängigkeit von externen Providern
- Anpassung für individuelle Anforderungen möglich
- Einmaliger Erwerb und Eigentum der Software-Lizenz
Nachteile: On-Premises-ERP
- Hohe Anfangskosten für Aufbau und Inbetriebnahme der IT-Infrastruktur
- Alleinige Haftung bei Problemen und Ausfällen
- Eigene Verantwortung für Schulungen des Personals und bei Wartung, Reparatur und Updates
Vorteile: Cloud-ERP
- Keine eigene IT-Infrastruktur und kein Fachpersonal notwendig
- Uneingeschränkter Zugriff von überall, auch von Smartphones und Tablets
- ERP-Kosten planbar durch monatliche Mietpauschale
- Minimaler Arbeitsaufwand für Inbetriebnahme
Nachteile: Cloud-ERP
- Abhängigkeit vom externen Provider
- Mobile Datensicherheit und Unternehmensdaten liegen nicht in eigener Hand
- Zugriff nur über funktionierende Internetverbindung
Empfehlung und Fazit
Die richtige Wahl hängt zunächst vom Unternehmenstyp ab und von den gegebenen Bedingungen. Für Unternehmen, die bereits über eine eigene IT-Infrastruktur verfügen und zudem von externen Anbietern unabhängig bleiben wollen, lohnt sich eine On-Premises-Lösung. Für größere Betriebe mit genügend Investitionsbudget, geschultem IT-Fachpersonal und Unternehmen, die die Datensicherung gewährleisten können, ist eine lokale Nutzung des ERPs sinnvoll. Zudem kann eine Lösung dieser Art individuell nach firmeninternen Anforderungen angepasst werden und in Zukunft um zusätzliche Funktionen erweitert werden.
Auf der anderen Seite empfiehlt sich Cloud-ERP für Unternehmen, die über keine eigene IT-Infrastruktur verfügen und Wert auf planbare ERP-Kosten legen. Zudem kann Cloud-ERP für Firmen nützlich sein, die bei der Implementierung und Inbetriebnahmen so wenig Aufwand wie möglich wünschen und über ein niedriges Budget für die Anschaffung verfügen. Die Verantwortung der Updates, Reparaturen und Datensicherheit liegt beim externen Provider, was bei Startups und KMUs für Erleichterung sorgen kann. Wenn Ihrem Unternehmen wichtig ist, dass Mitarbeiter zeit- und ortsabhängig auf alle ERP-Daten zugreifen können sollten, ist Cloud-ERP die richtige Wahl.
Prinzipiell lässt sich natürlich keine generelle Empfehlung aussprechen. Allerdings zeigt sich, dass Cloud-ERP eine gute Wahl für kleinere, flexible Startups und Unternehmen sein kann, da die Kosten überschaubar sind. Für größere, etablierte Konzerne mit eigener IT-Infrastruktur und IT-Personal lohnt sich eine lokale Integration des ERP. Hier kann die Software zudem auf die speziellen Anforderungen zugeschnitten werden.
Entscheidend ist für die Wahl daher vor allem die Kostenfrage – monatlich oder mit hohem Anschaffungspreis, die gegebene IT-Struktur und die Verantwortungs- und Datensicherheitsfrage – extern oder intern.