Die Verwaltung, Planung, Optimierung und Ausführung von Prozessen in Unternehmen ist heutzutage ein breites Feld. Viele Softwarelösungen von diversen Anbietern versprechen, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und die Effizienz zu steigern. Eine neue Entwicklung ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung oder auch Robot Process Automation (RPA). Worum handelt es sich dabei, wie funktioniert es und welche Potenziale für Unternehmen birgt RPA?

Kollege Roboter: Was ist Robotic Process Automation?

Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung handelt es sich um eine Technologie, die aus der klassischen Prozessautomation hervorgeht. Robotic Process Automation, kurz RPA, ist durch die vollständige Automation von Geschäftsprozessen für viele Unternehmen und diverse Branchen sehr interessant. Heutzutage werden die Vorgänge in Unternehmen meist mit einer Software für Prozessmanagement modelliert, analysiert und optimiert. Durch RPA besteht das Potenzial, die modellierten Unternehmensprozesse durch Software-Roboter automatisiert ausführen zu lassen. Software-Roboter, welche nicht mit greifbaren Industrierobotern verglichen oder vertauscht werden sollten, eignen sich vor allem für einfache, wiederkehrende regelbasierte Tätigkeiten.

Traditionellen Prozessautomatisierung vs. RPA: Unterschiedliche Ansätze

RPA und die traditionelle Prozessautomatisierung verfolgen verschiedene Ansätze. Bei der traditionellen Prozessautomatisierung ist die Automatisation als integraler Bestandteil des Prozess-Workflows in vielen Softwarelösungen integriert. Daten und Informationen aus älteren Systemen werden im Back-End, also der Schicht näher am System, mit der neuen Anwendung für den Anwender nicht sichtbar ausgetauscht. Die etablierte Benutzeroberfläche wird bei diesem Ansatz umgangen. Daher ist ein Test der Integration und der verschiedenen Schnittstellen bei der traditionellen Prozessautomatisierung erforderlich.

Einen anderen Ansatz verfolgt RPA, bei dem ein Softwareroboter regelbasierte und strukturierte Daten über die bereits etablierte Benutzeroberfläche der Software verarbeitet – wie beispielsweise bei wiederholten Dateneingaben oder Downloads. Mit RPA können daher Prozesse automatisiert werden, ohne Veränderungen an der bestehenden Software vorzunehmen. Die Software-Roboter operieren ähnlich wie menschliche Mitarbeiter, weswegen keine zusätzlichen Systemtests notwendig sind. Daher wird beim RPA auch von Software-Robotern und nicht nur von Software gesprochen.

Für welche Prozesse ist RPA geeignet?

Die Software-Roboter arbeiten heutzutage meist noch nach strikten Regeln. Daher sind strukturierte, regelbasierte und sich wiederholende Prozesse ihr Einsatzgebiet. Die Roboter folgen dabei einem festgelegten Prozess und treffen Entscheidungen aufgrund der festgelegten Regeln. Um Arbeit zu erledigen, ahmen sie häufig Routineaufgaben nach und replizieren diese beliebig oft. Dafür erfassen die Software-Roboter die unterschiedlichen Anwenderinteraktionen und die verschiedenen Anwendungen und Schnittstellen. Der Roboter gibt dabei Informationen wie ein Mitarbeiter über das Front-End ein, kopiert sie, speichert sie und vieles mehr. Einmal festgelegte Prozessabläufe können an sich ändernde Vorgaben und Bedürfnisse angepasst werden.

RPA kann Routineaufgaben aus vielen Unternehmensbereichen und Branchen übernehmen. Auf der funktionalen Ebenen können dies im Unternehmen beispielsweise folgenden Tätigkeiten sein:

  • Ausfüllen von Formularen
  • Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten
  • Lesen und Verarbeiten von Informationen aus mehreren Systemen
  • Durchführen von Berechnungen
  • Öffnen von E-Mails und das Verarbeiten von Anhängen
  • Zugriff auf Webseiten
  • Verarbeiten von Daten aus dem Internet

Natürlich können noch viele weitere Aufgaben mit RPA automatisiert werden. Mit einfachen Wenn/Dann-Befehlen lässt sich ein Software-Roboter auf viele Situationen einstellen.

Vorteile für Unternehmen und Kritik an den Software-Robotern

Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein Software-Roboter arbeitet Tag und Nacht 365 Tage im Jahr – ohne Pausen und Krankmeldungen. Flüchtigkeitsfehler oder vergessene Aufgaben und Schritte gehören mit RPA der Vergangenheit an. Für Unternehmen ergibt sich daraus eine hohe wirtschaftliche Rentabilität, da die Lizenzkosten für die RPA-Software im Vergleich zu den Personalkosten geringer ausfallen. Zudem kann sich die aufwändige Programmierung einer Anwendungsschnittstelle gespart werden, da die Software-Roboter die bestehende Unternehmenssoftware wie Mitarbeiter nutzen.

RPA bietet allerdings nicht nur Vorteile. Einige Kritikpunkte sind häufig, dass komplizierte Prozesse noch nicht abbildbar sind und nicht automatisch von Software-Robotern erledigt werden können. Auch kann es zu Problemen bei zweideutigen Dokumenten kommen, die die Roboter verwirren können. Bisher können Entscheidungen und Zusammenhänge meist nur linear erkannt und getroffen werden. Bei komplexeren Entscheidungen muss ein Mensch diese Rolle noch übernehmen. Bei einem häufigen System- oder Softwarewechsel sind die Roboter häufig noch nicht flexibel genug.

Fazit: Entlastung der Mitarbeiter & künstliche Intelligenz in der Zukunft

RPA kann Mitarbeiter lästige Routinearbeiten abnehmen und Unternehmern Kosten einsparen. Viele Vorteile der RPA gehen mit Kritikpunkten einher. So werden auf der einen Seite die Mitarbeiter entlastet, auf der anderen Seite können diese möglicherweise auch eingespart werden. RPA verhilft vielen Unternehmen bereits zu einer höheren Effizienz: Finanzdienstleister, Banken, Versicherungen aber auch viele andere Branchen und Firmen profitieren von Software-Robotern.

In der Zukunft können Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz die Roboter schlauer machen, sodass auch Wissensarbeit und Sonderfälle automatisiert werden können. Die Vergangenheit hat bereits gezeigt, dass die RPA-Technologie rasant von vielen Unternehmen adaptiert wurde. RPA ist daher eine interessante Weiterentwicklung des Prozessmanagements, die vermutlich noch an Bedeutung zunehmen wird.