Kurz beantwortet
KI-Tools schreiben, übersetzen, fassen zusammen, erstellen Bilder oder automatisieren Abläufe; für die Auswahl zählen vor allem Datenschutz und Vertraulichkeit, die Qualität der Ergebnisse und die Kosten. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Nutzenden fördern (Art. 4 KI-Verordnung, seit 27.07.2026 in neuer Fassung).
Welche KI-Tools gibt es für Unternehmen?
| Art | Typische Aufgaben | Worauf besonders achten |
|---|---|---|
| Text- und Chat-Assistenten | E-Mails und Angebote entwerfen, Texte kürzen, Ideen sammeln, Fragen beantworten | keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten ohne geprüfte Einstellungen; Fakten prüfen |
| Übersetzung | Korrespondenz, Produkttexte, Anleitungen | Fachbegriffe und rechtlich verbindliche Texte gegenlesen lassen |
| Transkription und Protokolle | Besprechungen mitschreiben, zusammenfassen, Aufgaben ableiten | alle Teilnehmenden informieren, Aufzeichnung nur mit Einverständnis |
| Bild, Grafik, Video | Entwürfe für Social Media, Präsentationen, Produktbilder | Rechte an Vorlagen, keine echten Personen ohne Einwilligung, Kennzeichnung |
| Programmier-Assistenten | Code schreiben, erklären, Fehler finden, kleine Skripte | Code prüfen, keine Zugangsdaten in Eingaben |
| Automatisierung und Agenten | Abläufe zwischen Programmen verbinden, E-Mails sortieren, Daten übertragen | Rechte begrenzen, menschliche Freigabe vor Zahlungen und Versand |
| KI in vorhandener Software | Belegerkennung in der Buchhaltung, Textvorschläge im CRM, Suche im Dokumentenmanagement | ob die Funktion abschaltbar ist und welche Daten sie an wen sendet |
| Kundenservice-Chatbots | häufige Fragen auf der Website beantworten, Anfragen vorsortieren | klar als Bot erkennbar, Übergabe an einen Menschen, geprüfte Antworten |
Wie verbreitet KI-Tools in Betrieben sind
Nach dem IAB-Betriebspanel nutzte 2025 rund jeder vierte Betrieb in Deutschland generative KI (25 %, 2023 waren es 5 %); weitere 9 % planten den Einsatz. In Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten waren es 21 %, in Betrieben ab 200 Beschäftigten 48 %. Von den nutzenden Betrieben setzen 90 % frei zugängliche KI-Tools ein, 16 % eingekaufte, mit eigenen Daten trainierte Modelle und 6 % eigene Modelle. Mehr als ein Viertel schult die Beschäftigten, rund ein Fünftel hat interne Regeln oder plant sie.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
Datenschutz
Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden hat am 06.05.2024 eine Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ veröffentlicht, die als Checkliste für Auswahl, Einführung und Nutzung dient. Für die Praxis heißt das: Klären Sie vor dem Einsatz, für welche Zwecke das Werkzeug genutzt wird und ob dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wenn ja, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter (Art. 28 DSGVO) und Klarheit, in welchem Land die Daten verarbeitet werden. Prüfen Sie, ob der Anbieter Eingaben zum Training nutzt und ob Sie das abschalten können. Geschäftskonten oder Team-Versionen bieten hier meist andere Bedingungen als kostenlose Privatkonten.
Vertraulichkeit
Auch ohne Personenbezug können Eingaben heikel sein: Kalkulationen, Angebote, Vertragsentwürfe, Quellcode, Kundenlisten. Legen Sie fest, welche Informationen in welches Werkzeug dürfen. Eine einfache Ampel hilft: grün für öffentliche Informationen, gelb für interne nur im geprüften Geschäftskonto, rot für Geschäftsgeheimnisse und sensible Personaldaten, die gar nicht in externe KI gehören.
Sicherheit
Das BSI beschreibt in seiner Publikation „Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken für Industrie und Behörden“ (aktualisiert am 21.01.2025) Risiken, die schon bei bestimmungsgemäßer Nutzung, bei Missbrauch und durch Angriffe entstehen, und empfiehlt, sie in die eigene Risikoanalyse aufzunehmen. Besonders aufpassen sollten Sie, wenn ein KI-Werkzeug selbst E-Mails liest, Webseiten aufruft oder in anderen Programmen handeln darf: Versteckte Anweisungen in einer Mail oder Webseite können es zu ungewollten Aktionen verleiten. Geben Sie solchen Werkzeugen nur die Rechte, die sie brauchen, und lassen Sie Zahlungen, Versand und Löschungen von einem Menschen freigeben.
Qualität und Verantwortung
Sprachmodelle formulieren überzeugend, auch wenn der Inhalt falsch ist. Zahlen, Rechtsauskünfte, Zitate und Quellen müssen deshalb geprüft werden, bevor sie an Kunden, Behörden oder in eine Veröffentlichung gehen. Verantwortlich für das Ergebnis bleibt Ihr Betrieb. Testen Sie Werkzeuge mit echten Aufgaben aus Ihrem Alltag und vergleichen Sie die Ergebnisse, bevor Sie sich festlegen.
Kosten und Bindung
Üblich sind Abos je Nutzerin oder Nutzer und Monat oder Preise nach Verbrauch. Rechnen Sie mit der Zahl der Personen, die das Werkzeug wirklich nutzen, und prüfen Sie, ob vorhandene Software die Funktion schon enthält. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Daten, Vorlagen und gespeicherten Anweisungen exportieren können, falls Sie wechseln.
Pflicht zur KI-Kompetenz
Seit 02.02.2025 gilt Art. 4 der europäischen KI-Verordnung zur KI-Kompetenz. Mit der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 wurde er neu gefasst: Seit 27.07.2026 müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht mehr sicherstellen.
Betreiber ist auch ein kleiner Betrieb, der ein KI-Tool beruflich einsetzt. Ein Zertifikat verlangt die Vorschrift nicht. Für die meisten kleinen Betriebe genügt eine kurze Einweisung in das genutzte Werkzeug, seine Grenzen und die eigenen Regeln, die Sie mit Datum und Teilnehmenden festhalten und bei neuen Werkzeugen wiederholen.
Eine KI-Richtlinie in sechs Punkten
- Erlaubte Werkzeuge: Welche KI-Werkzeuge sind freigegeben, mit welchem Konto? Private Konten für Firmendaten sind tabu.
- Erlaubte Daten: Ampel für öffentliche, interne und vertrauliche Informationen; keine Gesundheits-, Personal- oder Kundendaten ohne Freigabe.
- Prüfen vor Weitergabe: Jeder Text, jede Zahl und jedes Bild aus der KI wird vor dem Versand geprüft.
- Kennzeichnen: Wo Kunden mit einem Chatbot sprechen oder KI-Bilder echte Szenen nachahmen, wird das offen gesagt.
- Zuständigkeit: Eine Person behält den Überblick über Werkzeuge, Verträge und Einstellungen.
- Schulung: kurze Einweisung für alle, die KI nutzen, festgehalten mit Datum; Auffrischung bei neuen Werkzeugen.
Eigene Modelle und Rechenleistung
Die meisten kleinen Betriebe nutzen fertige KI-Dienste. Wer eigene Modelle anpassen, große Datenmengen auswerten oder ein Sprachmodell selbst betreiben will, braucht Grafikprozessoren (GPU) mit viel Rechenleistung. Statt eigene Hardware zu kaufen, lässt sich diese Leistung stunden- oder monatsweise in der Cloud mieten. Was dabei zu beachten ist, beschreibt die Seite zur GPU-Cloud.
Häufige Fragen
Darf ich personenbezogene Daten in einen KI-Chat eingeben?
Nur, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht (Art. 28 DSGVO) und Sie wissen, wo und wofür die Daten verarbeitet werden. Mit kostenlosen Privatkonten ist das in der Regel nicht erfüllt. Im Zweifel geben Sie Daten nur anonymisiert ein.
Was bedeutet KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung für meinen Betrieb?
Betriebe, die KI-Systeme beruflich nutzen, müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Nutzenden fördern (Art. 4 KI-Verordnung in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744). Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben; eine dokumentierte Einweisung in Werkzeug, Grenzen und Regeln ist ein guter Nachweis.
Welche KI-Tools werden in Betrieben am meisten genutzt?
Vor allem frei zugängliche: 90 % der Betriebe, die generative KI einsetzen, nutzen solche Werkzeuge. Eingekaufte Modelle, die mit eigenen Daten trainiert sind, nutzen 16 %, eigene Modelle 6 % (IAB-Betriebspanel 2025).
Muss ich Texte kennzeichnen, die mit KI geschrieben wurden?
Für gewöhnliche Geschäftstexte, die ein Mensch prüft und verantwortet, gibt es keine allgemeine Kennzeichnungspflicht. Offen sagen sollten Sie, wenn Kunden mit einem Chatbot statt mit einem Menschen sprechen und wenn KI-Bilder oder -Videos echte Personen oder Ereignisse täuschend nachbilden.
Welches KI-Tool ist das beste für kleine Unternehmen?
Das hängt von der Aufgabe ab, und Ranglisten veralten schnell. Vergleichen Sie zwei oder drei KI-Tools mit echten Aufgaben aus Ihrem Alltag und prüfen Sie Datenschutz, Geschäftsbedingungen und Kosten. Oft enthält vorhandene Software schon KI-Funktionen, die für den Anfang genügen.
Quellen
- Gesetz Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung)
- Gesetz Verordnung (EU) 2026/1744 zur Änderung der Verordnung (EU) 2024/1689
- Statistik Jeder vierte Betrieb in Deutschland nutzt generative KI
- Behörde Pressemitteilung: Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ (06.05.2024)
- Behörde Aktualisierte Fassung veröffentlicht: Chancen und Risiken generativer KI-Modelle (21.01.2025)
- Gesetz Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679
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