Kurz beantwortet
Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen; das gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022. Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, digitale Zeiterfassung erleichtert aber die Kontrolle von Pausen, Ruhezeiten und Überstunden.
Arbeitszeiterfassung: Was die Pflicht verlangt
Der Europäische Gerichtshof hat am 14.05.2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (Rs. C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13.09.2022 abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt: Arbeitgeber müssen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen (1 ABR 22/21).
Das Bundesarbeitsministerium fasst den Stand so zusammen: Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, handschriftliche Aufzeichnungen sind zulässig. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Grenzen für Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten gelten trotzdem. Das alles gilt auch im Homeoffice.
Die Erfassung dient dem Arbeitsschutz. Sie macht sichtbar, ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden:
- werktäglich höchstens 8 Stunden, bis zu 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG),
- Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG),
- eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsende (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
Aufzeichnungspflichten, die schon im Gesetz stehen
Neben der allgemeinen Pflicht aus der Rechtsprechung gibt es zwei ausdrückliche Aufzeichnungspflichten mit festen Fristen:
| Gesetz | Wen es betrifft | Was aufzuzeichnen ist | Frist und Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | alle Arbeitgeber | Arbeitszeit, die über 8 Stunden werktäglich hinausgeht | mindestens 2 Jahre aufbewahren |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Minijobs (außer in Privathaushalten) und alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit | bis zum Ablauf des 7. Kalendertags nach dem Arbeitstag; mindestens 2 Jahre aufbewahren |
Zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gehören unter anderem Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Gebäudereinigung, Messebau, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Wer dort beschäftigt, braucht die Aufzeichnung ohnehin, und zwar fristgerecht.
Was passiert, wenn die Arbeitszeiterfassung fehlt
Ob die Arbeitszeit erfasst wird, überwachen die Arbeitsschutzbehörden der Länder, bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG auch der Zoll. Die Folgen hängen davon ab, welche Pflicht verletzt ist:
| Pflicht | Was bei einem Verstoß droht | Fundstelle |
|---|---|---|
| Allgemeine Erfassung nach dem BAG-Beschluss | zunächst eine Anordnung der Behörde, die Erfassung einzurichten; Bußgeld bis 30.000 Euro erst, wenn der Betrieb diese Anordnung nicht befolgt | § 22 Abs. 3, § 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a, Abs. 2 ArbSchG |
| Aufzeichnung der Mehrarbeit über 8 Stunden | Bußgeld bis 30.000 Euro, wenn Aufzeichnungen fehlen oder falsch sind | § 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG |
| Aufzeichnung bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG | Bußgeld bis 50.000 Euro | § 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG |
Fehlende Aufzeichnungen schaden außerdem im Streit um bezahlte Überstunden oder den Mindestlohn: Ohne eigene Unterlagen kann der Betrieb schlecht belegen, wie lange gearbeitet wurde.
Was sich bei der Arbeitszeiterfassung ändern soll
Die Bundesregierung will die Aufzeichnung im Arbeitszeitgesetz regeln und dabei die elektronische Erfassung vorschreiben. Nach Presseberichten vom Juni 2026 sieht ein interner Arbeitsentwurf des Bundesarbeitsministeriums eine tägliche elektronische Erfassung vor; Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen weiter auf Papier erfassen dürfen, für die übrigen sind Übergangsfristen nach Betriebsgröße geplant. Ein Gesetz ist nicht beschlossen, auch der Kabinettsbeschluss steht aus (Stand 21.10.2026). Bis dahin bleibt es bei der formfreien Pflicht. Wer jetzt eine Zeiterfassung auswählt, ist mit einer elektronischen Lösung auf der sicheren Seite.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
Eine Zeiterfassung soll die Pflicht erfüllen, ohne den Alltag zu bremsen. Diese Punkte entscheiden, ob eine Lösung zu Ihrem Betrieb passt.
Erfassung dort, wo gearbeitet wird
Im Büro reicht oft ein Browser, unterwegs und auf Baustellen braucht es eine App, die auch ohne Netz erfasst und später überträgt. In Betrieben mit festem Eingang sind Terminals mit Karte oder Chip verbreitet; sie lassen sich mit einer Zutrittskontrolle verbinden, sodass ein Ausweis Tür und Zeitkonto bedient. Prüfen Sie, ob alle Wege in dasselbe Zeitkonto laufen.
Zeiterfassung mit Zutrittskontrolle verbinden
Wo Türen ohnehin mit Karte oder Chip geöffnet werden, kann derselbe Ausweis die Arbeitszeit buchen. Das spart ein zweites System und eine zweite Datenpflege, weil beide auf dieselbe Personalliste zugreifen. Typische Vorteile:
- ein Ausweis für Tür, Zeitkonto und gegebenenfalls Kantine oder Drucker,
- verlorene Karten lassen sich sofort sperren, ohne Schlösser zu tauschen,
- Zutrittsrechte je Bereich, etwa für Lager, Serverraum oder Labor,
- Überblick, wer im Gebäude ist, was bei einer Räumung hilft.
Trennen Sie aber die Zwecke: Zutrittsdaten dienen der Sicherheit, Zeitdaten der Arbeitszeit und Abrechnung. Wer Zutrittsprotokolle zur Leistungskontrolle auswertet, braucht dafür eine eigene Rechtsgrundlage und, falls vorhanden, die Zustimmung des Betriebsrats. Beschränken Sie die Zugriffe auf die Personen, die die Daten für ihren Zweck brauchen. Für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice braucht es zusätzlich einen zweiten Weg, zum Beispiel eine App.
Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit
Gute Systeme kennen die Grenzen aus §§ 3 bis 5 ArbZG und weisen auf fehlende Pausen, zu kurze Ruhezeiten oder mehr als 10 Stunden hin. Das hilft beiden Seiten: Beschäftigte sehen ihr Zeitkonto, der Betrieb erkennt Verstöße, bevor die Aufsicht sie findet.
Korrekturen nachvollziehbar
Vergessene Buchungen kommen vor. Wichtig ist, dass Nachträge und Korrekturen mit Datum, Person und Grund gespeichert werden und eine Freigabe durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten vorsehen. Sonst ist die Aufzeichnung als Nachweis wenig wert.
Übergabe an die Lohnabrechnung
Zuschläge, Überstunden und Abwesenheiten fließen in die Lohnabrechnung. Fragen Sie nach einer Schnittstelle zu Ihrer Lohnsoftware oder zum Programm Ihrer Steuerberatung, damit niemand Stunden abtippt. Bei Minijobs prüft das System im besten Fall auch, ob die Verdienstgrenze eingehalten wird.
Datenschutz und Mitbestimmung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Informieren Sie die Beschäftigten, speichern Sie nur, was für Arbeitszeit und Abrechnung nötig ist, und schließen Sie mit einem Cloud-Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Standortdaten aus Apps sind für die Zeiterfassung meist nicht nötig. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Ausgestaltung eines elektronischen Systems mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); ein eigenes Recht, die Einführung zu erzwingen, hat er nach dem BAG nicht, weil die Pflicht schon gesetzlich besteht.
Aufbewahrung und Kosten
Die Aufzeichnungen nach ArbZG und MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Klären Sie, wie lange der Anbieter Daten speichert, wie ein Export aussieht und was nach einer Kündigung geschieht. Üblich sind Preise je Person und Monat, bei Terminals kommt die Hardware dazu.
| Papier oder Tabelle | App und Browser | Terminal mit Karte oder Chip | |
|---|---|---|---|
| Erfüllt die Pflicht heute | ja, bei sorgfältiger Führung | ja | ja |
| Pausen- und Ruhezeitprüfung | von Hand | automatisch | automatisch, meist mit Software |
| Mobil und Homeoffice | ja | ja | nein, nur am Standort |
| Fehlerquelle | Nachträge aus dem Gedächtnis | vergessene Buchung | vergessene Karte |
| Aufwand für Lohnabrechnung | hoch | gering mit Schnittstelle | gering mit Schnittstelle |
Arbeitszeitmodelle: Was die Lösung abbilden muss
Je mehr unterschiedliche Modelle ein Betrieb hat, desto wichtiger ist, dass die Software sie ohne Umwege kennt. Prüfen Sie im Test, ob Ihre echten Fälle funktionieren:
| Modell | Was die Zeiterfassung können sollte |
|---|---|
| Feste Arbeitszeit | Soll-Zeiten je Tag, Abweichungen und Überstunden automatisch erkennen |
| Gleitzeit | Kernzeit, Gleitzeitkonto mit Ober- und Untergrenze, Ausgleichszeitraum |
| Teilzeit | unterschiedliche Soll-Zeiten je Wochentag, anteiliger Urlaub |
| Minijob | Erfassung binnen sieben Tagen, Blick auf Verdienstgrenze und Mindestlohn |
| Schichtarbeit | Schichtpläne, Nacht- und Feiertagszuschläge, Ruhezeit zwischen zwei Schichten |
| Außendienst und Montage | mobile Erfassung auch ohne Netz, Reise- und Wartezeiten getrennt buchbar |
| Vertrauensarbeitszeit | Erfassung durch die Beschäftigten selbst, Hinweise bei Verstoß gegen Grenzen, keine Kontrolle der Lage |
| Projektarbeit | Zeiten zusätzlich je Projekt oder Kunde, Export für die Rechnung |
Abwesenheiten gehören dazu: Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Fortbildung sollten im selben System beantragt, genehmigt und verbucht werden. Dann stimmen Zeitkonto, Urlaubsanspruch und Lohnabrechnung ohne Abgleich von Hand.
Arbeitszeiterfassung einführen in fünf Schritten
- Bestand aufnehmen: Welche Arbeitszeitmodelle gibt es (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Schicht, Außendienst)? Wo wird gearbeitet?
- Regeln festlegen: Was zählt als Arbeitszeit (Fahrten, Bereitschaft, Umziehen)? Wer korrigiert, wer gibt frei?
- Lösung auswählen: nach den Kriterien oben, mit Testzugang im echten Alltag von zwei oder drei Beschäftigten.
- Informieren und schulen: Zweck, gespeicherte Daten und Zugriffe offen erklären; mit Betriebsrat eine Vereinbarung schließen, wenn es einen gibt.
- Nach drei Monaten prüfen: Fehlen Buchungen? Werden Pausen eingehalten? Stimmen die Daten in der Lohnabrechnung?
Häufige Fragen
Muss ich als kleiner Betrieb die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Die Pflicht nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Ausnahmen für Kleinbetriebe gibt es derzeit nicht im Gesetz.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Arbeitszeiterfassung hat?
Die Arbeitsschutzbehörde kann anordnen, eine Erfassung einzurichten; wer die Anordnung nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld bis 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Fehlen die Aufzeichnungen der Mehrarbeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG, sind ebenfalls bis 30.000 Euro möglich, bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG bis 50.000 Euro (§ 21 MiLoG).
Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht?
Sie gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, nicht für Selbstständige und Inhaber. Das Arbeitszeitgesetz nimmt leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzte aus (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG). Ob die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz für leitende Angestellte gilt, ist nicht abschließend geklärt.
Reicht ein Stundenzettel auf Papier?
Derzeit ja. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; handschriftliche Aufzeichnungen sind nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums zulässig. Sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten.
Müssen auch Minijobberinnen und Minijobber ihre Zeit erfassen?
Ja, und hier mit fester Frist: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiter selbst einteilen. Die Zeit muss trotzdem erfasst werden, und Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten gelten weiter.
Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG mindestens zwei Jahre. Wo die Zeiten in die Lohnabrechnung eingehen, können steuerliche Aufbewahrungsfristen hinzukommen.
Quellen
- Fachliteratur Beschluss vom 13.09.2022
- Fachliteratur Pressemitteilung Nr. 61/19 zum Urteil vom 14.05.2019
- Behörde Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung
- Gesetz Arbeitsschutzgesetz
- Gesetz Arbeitszeitgesetz
- Gesetz Mindestlohngesetz
- Gesetz Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
- Gesetz Betriebsverfassungsgesetz
Mehr dazu
- Homeoffice Arbeitszeit und Arbeitsschutz im Homeoffice
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- Lohn- und Personalsoftware Software für Lohnabrechnung und Personalverwaltung