Kurz beantwortet
Kleine Unternehmen setzen KI vor allem für Texte, Übersetzungen, Auswertungen und Routinearbeiten in der Buchhaltung ein. Wer solche Systeme beruflich nutzt, muss seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen ergreifen, die die Kompetenz des Personals im Umgang damit unterstützen; seit August 2026 gelten auch Transparenzpflichten, Regeln für Hochrisiko-Systeme ab Dezember 2027.
Wofür KI im kleinen Betrieb taugt
| Aufgabe | Beispiel | Worauf achten |
|---|---|---|
| Texte entwerfen | Angebote, Stellenanzeigen, Antworten auf Kundenanfragen | Inhalt prüfen: Sprachmodelle erfinden mitunter Fakten („Halluzinationen“) |
| Übersetzen und zusammenfassen | Lieferantenmails, Verträge grob verstehen, Protokolle | keine vertraulichen Daten in frei zugängliche Dienste |
| Buchhaltung | Belege auslesen, Buchungen vorschlagen | Vorschläge kontrollieren, Verantwortung bleibt beim Betrieb |
| Auswerten | Umsätze, Kundenfeedback, Lagerbestand | Datenqualität entscheidet über das Ergebnis |
| Kundendienst | Chat auf der Website, Terminvereinbarung | Kunden müssen erkennen können, dass sie mit einer Maschine sprechen |
| Bilder und Gestaltung | Grafiken für Social Media, Entwürfe | künstlich erzeugte Darstellungen echter Personen oder Ereignisse kennzeichnen |
Zeitplan der KI-Verordnung
Die europäische KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) gilt schrittweise. Mit der Änderungsverordnung VO (EU) 2026/1744, dem sogenannten Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026, haben sich einige Fristen verschoben und Pflichten geändert (Bundesnetzagentur, Zeitplan, abgerufen am 16.10.2026):
| Seit bzw. ab | Was gilt |
|---|---|
| 2. Februar 2025 | Pflicht, die Kompetenz im Umgang mit künstlicher Intelligenz zu fördern (seit 27. Juli 2026 abgeschwächt: unterstützen statt sicherstellen); acht verbotene Praktiken, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder Social Scoring |
| 2. August 2025 | Regeln für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck wie große Sprachmodelle (betrifft deren Anbieter) |
| 2. August 2026 | Transparenzpflichten für Anbieter und Betreiber bestimmter Systeme; Sanktionen; alle übrigen Regeln |
| 2. Dezember 2026 | neu hinzugekommene verbotene Praktiken aus dem Omnibus |
| 2. Dezember 2027 | Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, darunter Personalauswahl und Beschäftigung |
| 2. August 2028 | Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang I (Produkte wie Maschinen oder Medizinprodukte) |
Was Betriebe jetzt tun sollten
- Überblick verschaffen: Welche Systeme mit künstlicher Intelligenz nutzt der Betrieb, auch versteckt in vorhandener Software? Ist der Betrieb nur Betreiber (Nutzer) oder auch Anbieter, weil er selbst ein solches System unter eigenem Namen anbietet?
- Kompetenz fördern: Beschäftigte, die mit solchen Werkzeugen arbeiten, über Funktionsweise, Chancen und Risiken informieren, etwa über Halluzinationen. Seit der Änderung vom 27. Juli 2026 verlangt Art. 4 Maßnahmen, die diese Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben; interne Nachweise über Schulungen genügen (Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz).
- Regeln für den Alltag festlegen: welche Dienste erlaubt sind, welche Daten nicht hineingehören, wer Ergebnisse prüft.
- Datenschutz beachten: Personenbezogene Daten nur mit Rechtsgrundlage verarbeiten, Nutzung der Eingaben für das Training des Anbieters ausschließen, wo möglich dienstliche Konten verwenden.
- Kennzeichnen: Chatbots als Maschine erkennbar machen, künstlich erzeugte Bilder, Videos oder Stimmen, die echt wirken, als solche kennzeichnen.
- Personalentscheidungen vorbereiten: Wer solche Systeme für Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung einsetzt, fällt ab Dezember 2027 unter die Hochrisiko-Regeln, etwa menschliche Aufsicht und Information der Beschäftigten.
In Deutschland ist seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur zentrale Marktaufsicht, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die Verordnung (Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz, KI-MIG). Ihr Compliance-Kompass gibt eine erste Einschätzung, ob und wie die Regeln einen Betrieb betreffen.
Alle Seiten zu KI
- KI und Digitalisierung im Mittelstand E-Rechnung, Buchhaltung und KI im Mittelstand
- KI-Werkzeuge Arten von Werkzeugen und wie man auswählt
Wann eine Beratung sinnvoll ist
- Ob die Verordnung greift: Service-Desk und Compliance-Kompass der Bundesnetzagentur
- Datenschutz bei solchen Diensten: Datenschutzbeauftragter oder Aufsichtsbehörde des Landes
- Automatisierte Personalentscheidungen: Fachanwalt für Arbeitsrecht, Betriebsrat einbinden, wo vorhanden
Häufige Fragen
Gilt die KI-Verordnung auch für kleine Betriebe, die nur ChatGPT nutzen?
Ja, als Betreiber eines Systems mit künstlicher Intelligenz. Daraus folgt vor allem die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, die die Kompetenz der Beschäftigten im Umgang damit unterstützen, etwa sie über Halluzinationen zu informieren. Weitere Pflichten hängen vom Einsatz ab, etwa Kennzeichnung bei Chatbots.
Brauchen Beschäftigte ein KI-Zertifikat?
Nein. Die Europäische Kommission stellt klar, dass kein Zertifikat nötig ist. Es genügen Maßnahmen, die zu Wissen, Erfahrung und Einsatz passen, und interne Nachweise darüber.
Wer überwacht die KI-Verordnung in Deutschland?
Seit dem 29. Juli 2026 vor allem die Bundesnetzagentur als Marktaufsicht, zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle (KI-MIG).