Kurz beantwortet
Eine Mahnung fordert den Kunden nach Fälligkeit zur Zahlung auf und löst den Verzug aus; zwischen Unternehmen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung auch ohne Mahnung ein. Ab Verzug dürfen Verzugszinsen und gegenüber Unternehmen 40 € Pauschale verlangt werden; eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor.
Wann der Kunde in Verzug ist
- Durch Mahnung: Zahlt der Kunde auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht, ist er ab der Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
- Ohne Mahnung bei festem Termin: Steht ein Datum nach dem Kalender fest, etwa „zahlbar bis 15. März“, kommt der Kunde mit Ablauf des Tages in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
- Nach 30 Tagen: Bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
Ablauf in vier Stufen
- Vorher prüfen: Ist die Leistung vollständig erbracht, stimmen Rechnungsnummer, Betrag und Anschrift, ist die Zahlung vielleicht auf einem anderen Konto eingegangen?
- Zahlungserinnerung: freundlich, mit Kopie der Rechnung und neuer Frist, in der Praxis oft 7 bis 14 Tage. Bei Stammkunden reicht häufig ein Anruf.
- Mahnung: deutlich als Mahnung bezeichnet, mit Frist, offener Summe, Verzugszinsen und gegebenenfalls der 40-€-Pauschale. Eine zweite Mahnung ist möglich, aber keine Pflicht.
- Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso: Den Mahnbescheid beantragt man online beim zuständigen Mahngericht (online-mahnantrag.de); die Gebühr beträgt mindestens 38 €. Widerspricht der Kunde nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid.
Verzugszinsen und Pauschale
| Kunde | Verzugszins pro Jahr | Pauschale |
|---|---|---|
| Unternehmen | Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB) | 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) |
| Verbraucher | Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 BGB) | keine |
Beispiel mit dem Basiszinssatz von 1,52 % aus dem zweiten Halbjahr 2026: Eine Rechnung über 2.000 € an ein Unternehmen ist 60 Tage im Verzug. Die Zinsen betragen 2.000 € × 10,52 % × 60 / 365 = rund 34,59 €, dazu kommen 40 € Pauschale. Ändert sich der Basiszinssatz, bleibt der Rechenweg gleich: Betrag × (Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte) × Verzugstage / 365; der aktuelle Satz beträgt 1,52 %. Die Pauschale wird auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet.
Was in die Mahnung gehört
- Bezeichnung als Mahnung, Datum
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum
- Verzugszinsen ab Verzugsbeginn und gegebenenfalls 40 € Pauschale
- Bankverbindung
- Hinweis auf die nächsten Schritte, etwa den Mahnbescheid
Mahnung: Muster als Vorlage
Zwei Muster zum Übernehmen: eine Mahnung an ein Unternehmen nach Verzugsbeginn und eine Zahlungserinnerung für die erste, freundliche Stufe. Markierte Angaben ersetzen Sie durch Ihre eigenen; Zinsen und Summe rechnen Sie wie im Beispiel oben.
Muster
Mahnung an ein Unternehmen
Mahnung zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Einen Zahlungseingang können wir bis heute nicht feststellen.
Seit dem [Verzugsbeginn] befinden Sie sich in Zahlungsverzug. Wir berechnen deshalb Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und die Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB):
Rechnungsbetrag [Betrag] Euro
Verzugszinsen bis heute [Zinsen] Euro
Pauschale 40,00 Euro
Offen insgesamt [Summe] Euro
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum] auf unser Konto [IBAN]. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.
Hat sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma]
Ist der Kunde ein Verbraucher, betragen die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB), und die Pauschale entfällt.
Muster
Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Guten Tag [Name],
sicher ist es Ihnen im Alltag entgangen: Unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro ist noch offen. Eine Kopie hängt an. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum]. Falls Sie Fragen zur Rechnung haben, melden Sie sich gern.
Freundliche Grüße
[Name, Firma]
Verjährung im Blick behalten
Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB): Eine Rechnung aus dem März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, die Zustellung eines Mahnbescheids oder eine Klage schon (§ 204 Abs. 1 BGB).
Wann eine Beratung sinnvoll ist
- Widerspruch gegen den Mahnbescheid oder hohe Forderungen: Rechtsanwalt
- Viele kleine offene Posten: Inkassodienst, dessen Kosten der Schuldner im Verzug grundsätzlich tragen muss
- Eigene Zahlungsschwierigkeiten durch ausbleibende Zahlungen: Steuerberatung, Hausbank
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Keine bestimmte Zahl. Eine Mahnung nach Fälligkeit genügt, um den Verzug auszulösen (§ 286 Abs. 1 BGB); bei festem Zahlungsdatum oder nach 30 Tagen gegenüber Unternehmen braucht es nicht einmal sie. Danach kann direkt der Mahnbescheid beantragt werden.
Wie formuliere ich eine Mahnung richtig?
Sachlich und eindeutig: als Mahnung bezeichnet, mit Rechnungsnummer, offenem Betrag, Verzugszinsen und gegebenenfalls Pauschale, einer neuen Frist mit Datum und dem Hinweis auf den nächsten Schritt. Ein Muster steht oben auf dieser Seite. Die erste Stufe darf freundlicher sein und heißt meist Zahlungserinnerung.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Nur die tatsächlichen Kosten ab Verzug, etwa Porto, keine pauschalen Fantasiebeträge. Gegenüber Unternehmen steht die gesetzliche Pauschale von 40 € zu (§ 288 Abs. 5 BGB), dazu Verzugszinsen.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
In der Regel drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Gehemmt wird die Verjährung etwa durch die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).
Quellen
- Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch
- Gesetz Zivilprozessordnung, § 688
Mehr dazu
- Finanzen und Steuern Rechnung, Konto und Steuern im Überblick
- E-Rechnung Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch