Kurz beantwortet
Buchhaltungssoftware erfasst Belege, bucht Einnahmen und Ausgaben und erstellt Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss oder Einnahmenüberschussrechnung. Sie muss die GoBD einhalten, Buchungen unveränderbar speichern, E-Rechnungen empfangen können und die Daten für eine Betriebsprüfung maschinell auswertbar herausgeben.
Welche Buchhaltung brauchen Sie?
Die Software folgt der Art der Gewinnermittlung. Freiberufliche und kleine Gewerbetreibende ermitteln den Gewinn meist mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs und alle, die die Grenzen der Abgabenordnung überschreiten, müssen Bücher führen, also doppelt buchen und eine Bilanz aufstellen.
| Wer | Gewinnermittlung | Was die Software können muss |
|---|---|---|
| Freiberufliche, Kleingewerbe, nicht im Handelsregister | EÜR | Einnahmen und Ausgaben, Anlagenverzeichnis, Anlage EÜR über ELSTER |
| Einzelkaufleute bis 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei Stichtagen | EÜR möglich (§ 241a HGB) | wie oben |
| Gewerbetreibende über 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn | Buchführungspflicht nach § 141 AO | doppelte Buchführung, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, E-Bilanz |
| GmbH, UG, andere Handelsgesellschaften | Bilanz (§ 238 HGB) | doppelte Buchführung, Jahresabschluss, E-Bilanz, Offenlegung |
Die EÜR ist nach amtlichem Datensatz elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln; auf Papier nur ausnahmsweise auf Antrag bei unbilliger Härte (§ 60 Abs. 4 EStDV). Eine Software, die die Anlage EÜR direkt über ELSTER sendet, spart deshalb einen Arbeitsschritt.
Was die Software von Gesetzes wegen können muss
Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen sind möglich, aber nur als neue, sichtbare Buchung oder mit Protokoll. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) des Bundesfinanzministeriums beschreiben, wie das technisch aussehen muss; sie wurden zuletzt am 14.07.2025 geändert. Achten Sie darauf, dass der Anbieter die Einhaltung beschreibt, zum Beispiel mit einer Verfahrensdokumentation oder einem Prüfbericht. Ein Testat ersetzt aber nicht Ihre eigene Verantwortung für den richtigen Einsatz.
Datenzugriff für die Betriebsprüfung
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Liegen die Daten bei einem Cloud-Anbieter, muss dieser den Zugriff ermöglichen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Software braucht also einen vollständigen Export für die Betriebsprüfung, auch für frühere Jahre.
E-Rechnungen empfangen und ausstellen
Zwischen inländischen Unternehmen ist eine Rechnung grundsätzlich als elektronische Rechnung in einem strukturierten Format auszustellen (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 01.01.2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier oder ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF bleiben für Umsätze bis Ende 2026 erlaubt, für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung verschickt werden (§§ 33, 34a UStDV).
Fragen Sie also: Liest die Software XRechnung und ZUGFeRD ein und zeigt sie lesbar an? Kann sie E-Rechnungen erzeugen und versenden? Wird der strukturierte Datensatz unverändert archiviert?
Elektronische Übermittlung an das Finanzamt
Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und die EÜR oder E-Bilanz gehen elektronisch an das Finanzamt. Eine Software mit eingebauter ELSTER-Schnittstelle übermittelt direkt; sonst müssen Sie Werte in Mein ELSTER übertragen oder die Steuerberatung übernimmt die Übermittlung.
Aufbewahrung
Buchungsbelege sind 8 Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO), und zwar lesbar und auswertbar. Klären Sie, ob der Anbieter die Daten für diese Zeit speichert, auch nach einer Kündigung, oder ob Sie vor dem Ende einen vollständigen Export ziehen müssen.
Auswahlkriterien für den Alltag
Die Pflichtfunktionen erfüllen viele Programme. Den Unterschied im Alltag machen diese Punkte:
- Bankanbindung: Kontoumsätze werden automatisch abgerufen und mit Rechnungen und Belegen abgeglichen.
- Belegerfassung: Fotos und PDFs werden per App, E-Mail-Weiterleitung oder Upload erfasst und mit Texterkennung vorbelegt.
- Rechnungen und Angebote: Vorlagen mit allen Pflichtangaben, fortlaufende Nummern, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Zugang für die Kanzlei oder ein Export in dem Format, mit dem sie arbeitet. Fragen Sie Ihre Kanzlei, bevor Sie sich festlegen.
- Kontenrahmen: passender Standardkontenrahmen und eigene Konten, wenn nötig.
- Kasse: Kassenbuch für Bargeschäfte, bei elektronischer Kasse eine Schnittstelle.
- Nutzer und Rechte: mehrere Personen mit unterschiedlichen Rechten, Freigaben für Zahlungen.
- Cloud oder installiert: Cloud-Lösungen laufen im Browser, sind überall erreichbar und werden vom Anbieter aktualisiert; installierte Programme laufen ohne Internet, brauchen aber eigene Sicherung und Updates.
- Datenschutz: Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Kosten und Laufzeit: Monatspreis, Preisstufen nach Zahl der Belege oder Nutzer, Mindestlaufzeit, Kosten für Zusatzmodule.
- Ausstieg: Vollständiger Export aller Buchungen und Belege bei einem Wechsel, ohne Zusatzkosten.
| Art | Passt für | Grenzen |
|---|---|---|
| Rechnungsprogramm | Selbstständige, die vor allem Rechnungen schreiben und die Buchhaltung der Steuerberatung überlassen | keine vollständige Buchhaltung, oft keine Steuerübermittlung |
| EÜR-Software | Freiberufliche und Kleingewerbe mit Einnahmenüberschussrechnung | keine Bilanz; bei Wachstum ist ein Wechsel nötig |
| Finanzbuchhaltung | Buchführungspflichtige, GmbH und UG, Betriebe mit Lager oder Anlagen | mehr Einarbeitung, höherer Preis |
| Portal der Steuerberatung | Betriebe, deren Buchhaltung die Kanzlei macht | Funktionen und Kosten hängen von der Kanzlei ab |
Rechnungsprogramm: Was eine Rechnung enthalten muss
Ein Rechnungsprogramm lohnt sich schon ab wenigen Rechnungen im Monat, weil es die Pflichtangaben vorgibt und die Nummern vergibt. Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und von der Kundin oder dem Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, vereinbarte Minderungen wie Skonto
- Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
Für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer genügen weniger Angaben, dazu der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Prüfen Sie, ob das Programm diese Variante kennt.
Einführen oder wechseln: so gehen Sie vor
- Zeitpunkt wählen: am besten zum Beginn eines Geschäftsjahres, sonst zum Beginn eines Quartals oder Monats nach einer abgegebenen Voranmeldung.
- Mit der Steuerberatung sprechen: Welche Software oder welcher Export passt zur Kanzlei? Wer übermittelt welche Erklärungen?
- Testen: einen Monat mit echten Belegen im Testzugang durchspielen, inklusive Bankabgleich und einer E-Rechnung.
- Altdaten sichern: aus dem alten Programm einen vollständigen Export für die Betriebsprüfung ziehen und für die Aufbewahrungsfrist lesbar halten; Zugänge zum alten Programm nicht vorschnell kündigen.
- Stammdaten übernehmen: Kunden, Lieferanten, Artikel, Eröffnungsbilanz oder Anfangsbestände.
- Abläufe festhalten: Wer erfasst Belege, wer bucht, wer gibt Zahlungen frei? Das gehört in die Verfahrensdokumentation.
Häufige Fragen
Brauche ich als Selbstständige oder Selbstständiger eine Buchhaltungssoftware?
Vorgeschrieben ist sie nicht. Sie müssen aber Einnahmen und Ausgaben vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen und die EÜR elektronisch übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV). Mit einer Software, die Belege erfasst, Konten abgleicht und an ELSTER sendet, geht das deutlich schneller als mit Tabellen.
Reicht eine Excel-Tabelle für die Buchhaltung?
Riskant. Eine frei bearbeitbare Tabelle erfüllt die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO nur, wenn Änderungen zusätzlich nachvollziehbar festgehalten werden. Außerdem müssen Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Muss meine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen können?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen schon seit 01.01.2025. Ausstellen müssen Sie sie für Umsätze ab 2027, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware?
Ein Rechnungsprogramm erstellt und verwaltet Ausgangsrechnungen, Angebote und Mahnungen. Eine Buchhaltungssoftware bucht zusätzlich alle Einnahmen und Ausgaben, gleicht das Konto ab und erstellt Voranmeldung und EÜR oder Bilanz. Viele Programme verbinden beides.
Wie lange muss ich nach einem Wechsel auf die alte Software zugreifen können?
So lange, wie die Daten aufzubewahren sind: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), und zwar maschinell auswertbar. Ein vollständiger Export, den Sie mit einem anderen Programm lesen können, genügt in der Regel; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen
- Gesetz Abgabenordnung
- Gesetz Abgabenordnung
- Gesetz Abgabenordnung
- Gesetz Handelsgesetzbuch
- Gesetz Einkommensteuer-Durchführungsverordnung
- Gesetz Umsatzsteuergesetz
- Gesetz Umsatzsteuergesetz
- Gesetz Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
- Behörde GoBD, 2. Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen
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