Kurz beantwortet
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm, etwa XRechnung oder ZUGFeRD; ein PDF zählt nicht. Seit 2025 müssen alle Unternehmen sie empfangen können, ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027 und alle ab 2028.
Was eine E-Rechnung ist
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung; das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Alles andere, also Papier, PDF, Bild oder Word-Datei, ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG).
| Format | So sieht es aus | Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei, für Menschen nur mit Anzeigeprogramm lesbar | Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung (§ 4 Abs. 1 ERechV) |
| ZUGFeRD | PDF mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Mensch und Software | E-Rechnung ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
| EDI-Verfahren | Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, etwa EDIFACT | zulässig, wenn vereinbart und alle Pflichtangaben vollständig auslesbar sind |
| PDF, Scan, Papier | Bild oder Text ohne strukturierte Daten | sonstige Rechnung, keine E-Rechnung |
Wer wann was muss
Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für die Umstellung gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier oder PDF weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers) |
| Umsätze 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag; sonst Papier oder PDF bis 31.12.2027 erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle |
In den Übergangsjahren ist eine Papierrechnung immer erlaubt, ein PDF per E-Mail nur, wenn der Empfänger zustimmt. Solange eine sonstige Rechnung erlaubt ist, berechtigt sie wie bisher zum Vorsteuerabzug. Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen; sie dürfen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Und auch bei Barzahlung gilt nach Ende der Übergangsfrist die E-Rechnungspflicht, wenn der Betrag über 250 € liegt, etwa beim Geschäftsessen oder beim Materialeinkauf im Baumarkt. Dann kann vor Ort ein Kassenbeleg ausgegeben und die E-Rechnung später per E-Mail nachgeschickt werden.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV); empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
- Fahrausweise für die Personenbeförderung gelten als Rechnung, wenn sie die Mindestangaben enthalten (§ 34 UStDV).
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilbehandlungen oder Vermietungen von Wohnraum, lösen keine Rechnungspflicht aus (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Wie E-Rechnungen verschickt und empfangen werden
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Weg vor. Möglich sind zum Beispiel der Versand per E-Mail, eine elektronische Schnittstelle zwischen zwei Programmen, der Download aus einem Kundenportal oder die Übergabe auf einem Datenträger. Welcher Weg gilt, vereinbaren die Vertragspartner. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Für B2B-Rechnungen braucht niemand eine Leitweg-ID; enthält das Format ein Pflichtfeld dafür, reicht ein Platzhalter wie „-“.
Eingehende E-Rechnungen prüfen und lesen
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sieht man das PDF, maßgeblich sind aber die XML-Daten. Weichen beide voneinander ab, gilt der strukturierte Teil. Deshalb lohnt es sich, die XML-Daten selbst anzeigen zu lassen statt nur das PDF zu lesen. XRechnungen enthalten gar kein PDF; zum Lesen braucht es ein Anzeigeprogramm. Viele Buchhaltungsprogramme können das, und die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen E-Rechnungsviewer.
- Format erkannt: XRechnung, ZUGFeRD in einem zulässigen Profil oder vereinbartes EDI-Format
- Alle Pflichtangaben stehen im strukturierten Teil, nicht nur in einem angehängten PDF
- Leistung ist eindeutig beschrieben; Stundennachweise oder Aufstellungen dürfen als Anhang beiliegen
- Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stimmen mit Bestellung und Vertrag überein
- Die Datei ist validiert, also technisch gegen die Norm geprüft; viele Programme zeigen Fehler automatisch an
- Original-XML ist unverändert abgelegt
Eine technische Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, hilft aber, fehlende oder unlogische Angaben früh zu finden. Sinnvoll ist sie schon beim Erstellen der eigenen Rechnungen.
Besondere Fälle
- Sammelrechnung: Mehrere Leistungen eines Monats dürfen in einer E-Rechnung zusammengefasst werden; als Leistungszeitpunkt reicht der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV).
- Berichtigung: Muss eine E-Rechnung ausgestellt werden, ist auch die Korrektur eine E-Rechnung. Während der Übergangsfristen geht es noch ohne.
- Abschlagsrechnungen: Wer sie vor dem Stichtag seiner E-Rechnungspflicht stellt, muss sie nicht als E-Rechnung schicken, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen.
- Endrechnung: Die bereits gezahlten Abschläge dürfen in einem Anhang abgezogen werden, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist.
- Bauleistungen: Im strukturierten Teil genügen derzeit die Gewerke mit Summen, die genaue Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis kommt in eine lesbare Anlage.
- Vereine: Soweit sie unternehmerisch tätig sind, gelten die Regeln für Unternehmen.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Für Rechnungen an Behörden gilt neben dem Umsatzsteuergesetz eigenes Recht. Beim Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung die elektronische Rechnung vor, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV). Die Rechnung läuft über das Verwaltungsportal des Bundes. Zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Angaben sind eine Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse nötig, außerdem Lieferanten- und Bestellnummer, wenn sie bei der Beauftragung mitgeteilt wurden (§ 5 ERechV). Die Leitweg-ID nennt der Auftraggeber. Länder und Kommunen haben eigene, ähnliche Regeln und eigene Portale.
Pflichtangaben bleiben gleich
Auch eine E-Rechnung braucht die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, unter anderem:
- Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
So bereitet sich ein kleiner Betrieb vor
- Empfang sicherstellen: eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen; ein Programm einsetzen, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und prüfen kann.
- Ablage klären: E-Rechnungen im Originalformat unverändert aufbewahren, 8 Jahre lang (§ 147 Abs. 3 AO); ein Ausdruck reicht nicht.
- Ausstellen planen: Prüfen, ob die eigene Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erzeugt; für wenige Rechnungen genügen auch Online-Programme.
- Mit der Buchhaltung verbinden: Die strukturierten Daten lassen sich automatisch buchen; das spart Abtippen und Fehler.
- Kunden fragen: Vor 2027 bzw. 2028 klären, wie Geschäftskunden Rechnungen empfangen wollen.
Umsatzsteuerlich sind alle ein- und ausgehenden Rechnungen 8 Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Wer nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung speichert, erfüllt das nicht.
Wann eine Beratung sinnvoll ist
- Umstellung der Buchhaltung und Ablage: Steuerberatung
- Rechnungen an Behörden: Rechnungseingangsplattform und Auftraggeber
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung, weil es keine strukturierten, maschinell verarbeitbaren Daten nach der europäischen Norm enthält (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine Ausnahme ist ZUGFeRD in einem normkonformen Profil: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung, also auf Papier oder als PDF, übermitteln (§ 34a Satz 4 UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 wie alle Unternehmen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch gegenüber Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere inländische Unternehmer für deren Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Brauche ich für den Empfang eine spezielle Software?
Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Um XRechnungen lesen, prüfen und ablegen zu können, braucht es aber ein passendes Programm, oft schon in der Buchhaltungssoftware enthalten. Zum Anzeigen bietet die Finanzverwaltung einen kostenlosen Viewer über ELSTER.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur für Rechnungen an Behörden; die ID nennt der Auftraggeber. Zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig.
Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung abweichen?
Maßgeblich sind die Daten im strukturierten XML-Teil, nicht das sichtbare PDF.
Quellen
- Gesetz Umsatzsteuergesetz
- Gesetz Umsatzsteuergesetz, § 14b
- Gesetz Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
- Gesetz E-Rechnungsverordnung
- Gesetz Abgabenordnung, § 147
- Behörde Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
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