Kurz beantwortet
Einzelunternehmer und Freiberufler sind gesetzlich nicht zu einem Geschäftskonto verpflichtet, ein getrenntes Konto erleichtert aber Buchhaltung und Steuererklärung erheblich. Für GmbH und UG ist ein Konto auf den Namen der Gesellschaft praktisch unverzichtbar, schon für die Einzahlung des Stammkapitals.
Ist ein Geschäftskonto Pflicht?
| Rechtsform | Pflicht? | Praxis |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen, Freiberufler | keine gesetzliche Pflicht | eigenes Konto dringend zu empfehlen; viele Banken untersagen die geschäftliche Nutzung von Privatkonten in ihren Bedingungen |
| GbR, OHG, KG | keine ausdrückliche Pflicht | Konto auf den Namen der Gesellschaft, damit alle Gesellschafter die Zahlungen nachvollziehen können |
| GmbH, UG | keine ausdrückliche Pflicht | praktisch nötig: Die Geschäftsführer müssen bei der Anmeldung versichern, dass die Einlagen geleistet sind und frei zur Verfügung stehen (§ 8 Abs. 2 GmbHG) |
Kontoarten
| Anbieter | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|
| Filialbank (Sparkasse, Volksbank, Großbank) | Ansprechpartner vor Ort, Bargeld einzahlen, Kredite aus einer Hand | meist höhere Gebühren je Buchung |
| Direktbank | günstiger, gute Online-Bedienung | Bargeld nur eingeschränkt, Beratung per Telefon oder Chat |
| Finanz-Start-up (Fintech) | schnelle Eröffnung per App, Anbindung an Buchhaltungssoftware, virtuelle Karten | teils keine Bank, sondern E-Geld- oder Zahlungsinstitut; Bargeld oft schwierig |
Bei einer Bank mit Sitz in Deutschland sind Einlagen bis 100.000 € je Kunde und Bank gesetzlich gesichert (§ 8 Abs. 1 EinSiG). E-Geld- und Zahlungsinstitute unterliegen nicht der Einlagensicherung; sie müssen die Kundengelder aber getrennt von ihrem eigenen Vermögen sichern (§ 17 ZAG). Welche Lizenz ein Anbieter hat, steht in seinem Impressum oder in der Unternehmensdatenbank der BaFin.
Filialbank oder Online-Konto: die Unterschiede im Alltag
Der Unterschied zeigt sich weniger am Konto selbst als an allem, was dazugehört. Welche Seite passt, hängt davon ab, wie der Betrieb arbeitet.
| Thema | Filialbank | Online-Bank oder Fintech |
|---|---|---|
| Eröffnung | Termin in der Filiale, oft einige Tage bis zur Nutzung | online per Video- oder Online-Ausweis, oft am selben Tag nutzbar; Karten kommen per Post |
| Kredit und Dispo | persönliches Gespräch, Kontokorrentkredit und Förderkredite über die Hausbank | Entscheidung meist automatisiert, Kreditangebot oft begrenzt |
| Bargeld | Einzahlung am Schalter oder Automaten der Bank | Einzahlung häufig nur über Partner und gegen Gebühr |
| Kosten | Grundpreis plus Preise je Buchung oder Paket | oft niedriger Grundpreis, dafür Gebühren für einzelne Leistungen |
| Beratung | fester Ansprechpartner, teils mit Termin | Chat, E-Mail oder Telefon |
| Buchhaltung | Anbindung an Buchhaltungsprogramme meist möglich | häufig eingebaute Belegerfassung, Unterkonten und Schnittstellen |
Viele kleine Betriebe kombinieren beides: das Hauptkonto bei der Hausbank, die den Kredit gibt, und ein Online-Konto für Karten und Rücklagen. Wer Förderkredite der KfW nutzen möchte, beantragt sie über eine Hausbank.
Auswahl in fünf Fragen
- Wie viele Buchungen im Monat? Bei vielen Buchungen sind Pauschalpreise günstiger als Preise je Buchung.
- Bargeld? Wer Bargeld einnimmt, etwa im Laden oder in der Gastronomie, braucht Einzahlungsmöglichkeiten in der Nähe.
- Software-Anbindung? Konto mit Buchhaltungsprogramm und Steuerberatung verbinden, damit Umsätze automatisch ankommen.
- Mehrere Nutzer? Zugriffsrechte und Karten für Mitarbeiter mit eigenen Limits.
- Kredit und Zusatzleistungen? Dispo, Kartenzahlung im Laden, Auslandszahlungen.
Geschäftskonto kostenlos? Kosten im Vergleich
Ein Geschäftskonto kostenlos heißt bei den meisten Anbietern: kein Grundpreis. Kosten entstehen trotzdem, nur an anderer Stelle. Vor einem Geschäftskonto-Vergleich lohnt deshalb ein Blick in das Preis- und Leistungsverzeichnis, auf diese Posten:
| Posten | Worauf achten |
|---|---|
| Grundpreis | monatlich oder als Paket; „kostenlos“ oft nur im Einstiegstarif oder für die ersten Monate |
| Buchungen | Preis je Überweisung, Lastschrift oder Gutschrift, Freiposten im Tarif |
| Karten | wie viele Debit- und Kreditkarten enthalten sind, Preis je weiterer Karte |
| Bargeld | Einzahlung und Abhebung: Ort, Preis je Vorgang oder Prozent vom Betrag |
| Nutzer und Unterkonten | Zugänge für Mitarbeiter oder Steuerberatung, Unterkonten für Rücklagen |
| Zusatzleistungen | Auslandszahlungen, Kartenterminal, Dispo, Schnittstellen zur Buchhaltung |
| Tarifwechsel | ob der kostenlose Tarif bei mehr Buchungen oder Umsatz automatisch in einen teureren wechselt |
Vergleichsportale und Testberichte geben einen Überblick, kennen aber nicht Ihren Bedarf. Prüfen Sie, ob ein Portal alle Anbieter zeigt und wie es sich finanziert, und rechnen Sie die zwei oder drei passenden Konten selbst mit Ihren Zahlen durch, wie im Beispiel.
Beispiel: Kosten realistisch vergleichen
Statt nur auf die Grundgebühr zu schauen, lohnt eine Rechnung mit dem eigenen Monatsbedarf. Ein Handwerksbetrieb hat etwa 120 Buchungen im Monat, zahlt zweimal Bargeld ein und braucht drei Karten. Konto A kostet 15 Euro Grundpreis und 0,25 Euro je Buchung, also 45 Euro. Konto B kostet nichts im Grundpreis, berechnet aber 2 Euro je Bargeldeinzahlung und 5 Euro je weiterer Karte, also 14 Euro. Kommen bei Konto B noch 1,5 Prozent Gebühr auf eingezahltes Bargeld hinzu, kann sich das Bild bei viel Bargeld schnell drehen. Die Zahlen sind ausgedacht; maßgeblich ist das Preis- und Leistungsverzeichnis der jeweiligen Bank.
Firmenkarten
Zum Geschäftskonto gehören meist Debitkarten, die jede Zahlung sofort abbuchen. Kreditkarten sammeln die Umsätze und buchen sie einmal im Monat ab. Viele Anbieter geben auch virtuelle Karten für Online-Abos aus, die sich einzeln sperren lassen. Für Mitarbeiterkarten sind Limits je Karte und eine klare Regel für Belege sinnvoll: Jede Zahlung braucht einen Beleg für die Buchhaltung.
Karten für Mitarbeiter einführen
Mitarbeiterkarten ersparen Auslagen und Spesenabrechnungen, brauchen aber klare Regeln. Bewährt hat sich eine kurze schriftliche Kartenregel:
- Wer bekommt eine Karte, für welchen Zweck und mit welchem Limit je Monat oder Zahlung
- Virtuelle Einmalkarten für Dienstreisen, eigene Karten für wiederkehrende Abos
- Beleg zu jeder Zahlung, etwa per Foto in der App, innerhalb einer festen Frist
- Keine privaten Zahlungen; was versehentlich privat bezahlt wurde, wird sofort erstattet
- Verlust oder verdächtige Zahlungen sofort melden und Karte sperren
- Karte zurückgeben oder sperren, wenn jemand den Betrieb verlässt
Für die Buchhaltung zählt der Beleg, nicht die Kartenabrechnung: Ohne ordnungsgemäße Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug, und Reisekosten brauchen einen Nachweis von Anlass, Ort und Dauer der Reise.
Das Konto im Alltag: Rücklagen und Belege
- Rücklagen auf einem Unterkonto: Die eingenommene Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt. Wer sie und einen Anteil für die Einkommensteuer gleich nach Zahlungseingang auf ein Unterkonto bucht, hat das Geld zum Fälligkeitstag. Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 Abs. 1 EStG).
- Privat und Geschäft trennen: Einzelunternehmer überweisen sich ihren Lebensunterhalt als Privatentnahme vom Geschäftskonto auf das Privatkonto, statt privat mit der Geschäftskarte zu zahlen.
- Kontoauszüge aufbewahren: Kontoauszüge sind Buchungsbelege und werden 8 Jahre lang aufbewahrt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Elektronische Auszüge werden im Originalformat gespeichert.
- Zahlungseingänge zuordnen: Rechnungsnummer im Verwendungszweck erbitten. Viele Buchhaltungsprogramme gleichen Zahlungen und offene Rechnungen dann automatisch ab.
- Zugriffsrechte: Mitarbeiter, Buchhaltung und Steuerberatung bekommen nur die Rechte, die sie brauchen, etwa Lesezugriff statt Zahlungsfreigabe.
Geschäftskonto eröffnen
- Ausweis, bei Online-Eröffnung per Video- oder Online-Ausweisfunktion
- Gewerbeanmeldung oder Steuernummer, bei Freiberuflern ein Nachweis der Tätigkeit
- bei Gesellschaften Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten
- bei einer GmbH in Gründung der notarielle Gesellschaftsvertrag, damit das Stammkapital vor der Eintragung eingezahlt werden kann
Häufige Fragen
Brauche ich als Einzelunternehmer ein Geschäftskonto?
Gesetzlich nicht. Ein getrenntes Konto ist aber sehr zu empfehlen, weil es Buchhaltung, Steuererklärung und Betriebsprüfung erleichtert. Viele Banken verbieten außerdem in ihren Bedingungen die geschäftliche Nutzung eines Privatkontos.
Gibt es ein wirklich kostenloses Geschäftskonto?
Ohne Grundpreis ja, ganz ohne Kosten selten. Meist fallen Gebühren für zusätzliche Karten, Bargeld, bestimmte Buchungen oder Zusatzleistungen an, oder der Tarif wechselt ab einer bestimmten Nutzung. Ob ein Konto für Ihren Betrieb günstig ist, zeigt eine Rechnung mit dem eigenen Monatsbedarf.
Welches Geschäftskonto ist das beste?
Das hängt vom Betrieb ab: Wer Bargeld einnimmt oder einen Kredit braucht, fährt oft mit einer Filialbank besser, wer nur online arbeitet, mit einer Direktbank oder einem Fintech. Vergleichen Sie zwei oder drei Angebote mit Ihren eigenen Buchungen, Karten und Bargeldvorgängen.
Sind Guthaben auf einem Fintech-Geschäftskonto sicher?
Das hängt von der Lizenz ab. Bei Banken gilt die gesetzliche Einlagensicherung bis 100.000 € (§ 8 EinSiG). E-Geld- und Zahlungsinstitute sind nicht einlagengesichert, müssen Kundengelder aber getrennt sichern (§ 17 ZAG).
Kann ich mein Privatkonto für das Geschäft nutzen?
Rechtlich ist das für Einzelunternehmer nicht verboten, aber oft nach den Bedingungen der Bank. Außerdem vermischen sich private und geschäftliche Zahlungen, was die Buchhaltung erschwert.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
Als Buchungsbelege 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3, 4 AO).
Kreditkarte oder Debitkarte für den Betrieb?
Eine Debitkarte bucht jede Zahlung sofort vom Konto ab, eine Kreditkarte sammelt die Zahlungen und bucht sie einmal im Monat ab. Für Mitarbeiter sind Karten mit eigenen Limits sinnvoll, für Online-Abos virtuelle Karten, die sich einzeln sperren lassen.
Quellen
- Gesetz Einlagensicherungsgesetz, § 8
- Gesetz Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz, § 17
- Gesetz GmbH-Gesetz, § 8
- Gesetz Einkommensteuergesetz, § 37
- Gesetz Abgabenordnung, § 147
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