Kurz beantwortet
Zu den Finanzen eines kleinen Betriebs gehören ein getrenntes Geschäftskonto, ordnungsgemäße Rechnungen, ein Mahnablauf und die Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 und 2028 gilt schrittweise auch die Pflicht, sie zu versenden.
Der Geldkreislauf im Betrieb
- Konto: Ein eigenes Geschäftskonto trennt Betrieb und Privates und erleichtert die Buchhaltung, siehe Geschäftskonto.
- Rechnung: mit allen Pflichtangaben, zwischen Unternehmen zunehmend als E-Rechnung, siehe E-Rechnung.
- Zahlungseingang überwachen: Offene Posten regelmäßig prüfen; ein Kunde, der kein Verbraucher ist, kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
- Mahnen: freundlich erinnern, dann mahnen, dann gerichtlich vorgehen, siehe Mahnung schreiben.
- Buchen und ablegen: Belege laufend erfassen und 8 Jahre aufbewahren, siehe EÜR digital organisieren und Kontenplan.
- Steuern erklären: Voranmeldungen im Jahr, Jahreserklärungen bis Ende Juli des Folgejahres; Termine unter Unternehmen führen.
Wichtige Grenzen
| Grenze | Wert | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kleinunternehmerregelung | 25.000 € | Umsatz im Vorjahr; im laufenden Jahr höchstens 100.000 € (§ 19 Abs. 1 UStG) |
| Buchführungspflicht Umsatz | 800.000 € | darüber Bilanz statt EÜR (§ 141 AO) |
| Buchführungspflicht Gewinn | 80.000 € | darüber Bilanz statt EÜR (§ 141 AO) |
| Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung | 9.000 € | Umsatzsteuer im Vorjahr, darüber monatlich (§ 18 Abs. 2 UStG) |
| Kleinbetragsrechnung | 250 € | bis zu diesem Betrag reichen weniger Pflichtangaben |
| Basiszinssatz | 1,52 % | Grundlage der Verzugszinsen (§ 288 BGB) |
E-Rechnung: was wann gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das sich maschinell verarbeiten lässt und der europäischen Norm entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG); ein PDF ist keine E-Rechnung. Zwischen inländischen Unternehmen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier oder PDF ist für Umsätze 2025 und 2026 noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers). |
| bis 31. Dezember 2027 | Papier oder PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen für alle Pflicht. |
Verzugszinsen
Zahlt ein Kunde zu spät, kann der Betrieb Verzugszinsen verlangen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun Prozentpunkte zwischen Unternehmen (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Gegenüber Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 € hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB). Verbraucher geraten nach 30 Tagen nur dann automatisch in Verzug, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
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Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Für Umsätze ab 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 € betrug; für alle inländischen Unternehmen ab 2028. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Wann gilt die Kleinunternehmerregelung?
Wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Dann wird keine Umsatzsteuer berechnet, aber auch keine Vorsteuer erstattet.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz zwischen Unternehmen, fünf Prozentpunkte gegenüber Verbrauchern (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz beträgt derzeit 1,52 %.
Quellen
- Gesetz Umsatzsteuergesetz
- Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch
- Gesetz Abgabenordnung, § 141