Kurz beantwortet
Gute Software für kleine Betriebe erfüllt zuerst die Pflichten ihres Bereichs, etwa GoBD und E-Rechnung in der Buchhaltung oder geprüfte Meldeverfahren in der Lohnabrechnung. Danach zählen Bedienung, Schnittstellen, Datenschutz mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Kosten über die ganze Laufzeit und ein vollständiger Export, falls Sie wechseln.
Kategorien
Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogramme, GoBD und E-Rechnung.
Lohn- und Personalsoftware
Lohnabrechnung, Meldungen und Personalsoftware.
Zeiterfassung
Arbeitszeit erfassen: Pflicht, Wege und Auswahl.
Website
Website erstellen, betreuen und rechtssicher betreiben.
IT-Sicherheit
Schutz vor Angriffen, Datensicherung und Ernstfall.
KI-Werkzeuge
KI-Werkzeuge auswählen und sicher nutzen.
Papierloses Büro
Belege scannen, digital ablegen und aufbewahren.
Fahrtenbuch
Fahrtenbuch statt 1-%-Regel, digital oder auf Papier.
Grundregeln für jede Software
Egal ob Buchhaltung, Zeiterfassung oder KI-Assistent: Diese Punkte gelten für fast jeden Vertrag über Software oder einen Online-Dienst.
- Pflichten zuerst: Erfüllt die Lösung die Vorgaben ihres Bereichs? Die Kategorieseiten nennen sie jeweils mit Fundstelle.
- Mit echten Daten testen: Testzugang einen Monat lang mit echten Fällen nutzen, nicht nur die Vorführung ansehen.
- Datenschutz: Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten für Sie, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); klären Sie Serverstandort und Übermittlungen in Drittländer.
- Sicherheit: Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen und Rechte, Verschlüsselung, Sicherungen beim Anbieter.
- Schnittstellen: zu Bank, Steuerberatung, Buchhaltung, Lohn oder Website, damit niemand Daten abtippt.
- Kosten über die Laufzeit: Preis im zweiten Jahr, Preisstufen, Zusatzmodule, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist.
- Ausstieg: vollständiger Export aller Daten in einem lesbaren Format, bei steuerlich relevanten Daten für die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Wie diese Seiten entstehen
Die Kategorieseiten sind redaktionelle Ratgeber. Sie beschreiben Pflichten und Auswahlkriterien mit Fundstellen und nennen keine Rangliste. Wo zu einer Kategorie eine Liste von Anbietern erscheint, sind bezahlte Plätze als Anzeige gekennzeichnet und haben keinen Einfluss auf die Auswahl der Liste darunter. Wie wir arbeiten, steht auf der Seite So arbeiten wir.
Quellen
- Gesetz Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679
- Gesetz Abgabenordnung
Mehr dazu
- Digitalisierung Digitalisierung im Betrieb planen
- KI im Unternehmen KI im Unternehmen einsetzen
- Finanzen und Steuern Finanzen und Steuern im Alltag