Kurz beantwortet
Lohnsoftware rechnet Lohnsteuer und Sozialabgaben mit aktuellen Werten und übermittelt die Meldungen aus einem systemgeprüften Programm an Krankenkassen und Finanzamt; Personalsoftware ergänzt Bewerbungen, Personalakte und Urlaub. Kleine Betriebe wählen zwischen eigener Software, Steuerberatung und Lohnbüro.
Was zur Lohnbuchhaltung gehört
Für jede Person, die Sie beschäftigen, fallen dieselben Aufgaben an, ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob:
- Meldungen zur Sozialversicherung: bei Beginn und Ende der Beschäftigung, bei Unterbrechungen, Einmalzahlungen und weiteren Anlässen an die Einzugsstelle (§ 28a SGB IV). Die Meldungen gehen elektronisch aus Programmen oder Ausfüllhilfen, die eine Systemprüfung nach den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger bestanden haben (§ 22 DEÜV).
- Beiträge: Beitragsnachweis und Zahlung an die Krankenkassen, für Minijobs an die Minijob-Zentrale.
- Lohnsteuer: Lohnsteuer-Anmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt und am Jahresende die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres (§ 41b EStG, § 93c AO).
- Abrechnung für die Beschäftigten: bei jeder Zahlung eine Abrechnung in Textform mit Zeitraum, Zusammensetzung, Zuschlägen und Abzügen (§ 108 GewO). Ein PDF im Mitarbeiterportal genügt.
- Arbeitsunfähigkeit: Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei der Krankenkasse ab; die Beschäftigten legen keinen Papierschein mehr vor (§ 5 Abs. 1a EntgFG).
- Aufbewahrung: Lohnkonten bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG), Entgeltunterlagen bis zum Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung der Rentenversicherung (§ 28f SGB IV).
Dazu kommen Werte, die regelmäßig steigen: Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 € je Stunde, die Verdienstgrenze im Minijob 603 € im Monat. Eine Lohnsoftware übernimmt neue Werte mit dem Update; in einer selbst gebauten Tabelle müssen Sie jede Änderung selbst nachtragen.
Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung rechnet für jede beschäftigte Person Brutto, Abzüge und Auszahlung ab, führt das Lohnkonto und erledigt die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt. Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle des Betriebs. Beide hängen zusammen: Aus jeder Lohnabrechnung entstehen Buchungen für Löhne, Arbeitgeberanteile, Lohnsteuer und Auszahlungen, die in die Finanzbuchhaltung übergehen, bei der Steuerberatung meist automatisch.
Was nach sv.net gilt
Das frühere kostenlose Portal sv.net wurde am 30.06.2024 abgeschaltet. Nachfolger ist das SV-Meldeportal, das seit Oktober 2023 läuft. Es ist eine Ausfüllhilfe für Meldungen und den Abruf von Bescheinigungen wie der elektronischen Arbeitsunfähigkeit, rechnet aber keine Löhne. Für eine oder zwei Aushilfen kann das reichen, wenn Sie Steuer und Beiträge selbst sicher berechnen; sonst ist eine Lohnsoftware oder die Steuerberatung der bessere Weg.
Drei Wege zur Lohnbuchhaltung
| Weg | Passt, wenn | Zu bedenken |
|---|---|---|
| Lohnsoftware selbst | Sie mehrere Beschäftigte haben, Zahlen mögen und die Abrechnung jeden Monat selbst in der Hand behalten wollen | Einarbeitung, Verantwortung für Fehler, Pflege der Stammdaten |
| Steuerberatung | Ihre Kanzlei ohnehin die Buchhaltung macht und Sie wenig Zeit haben | Kosten je Abrechnung, Daten müssen pünktlich zur Kanzlei |
| Lohnbüro oder Lohndienstleister | Sie die Abrechnung komplett abgeben wollen, aber keine Kanzlei dafür haben | Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Erreichbarkeit bei Rückfragen |
Viele Betriebe wechseln den Weg mit der Größe: am Anfang die Kanzlei, ab einigen Beschäftigten mit unterschiedlichen Verträgen eine eigene Software. Wann sich der Umstieg auf Software lohnt, beschreibt die Seite zur Einführung von Lohnsoftware.
Wer die Lohnbuchhaltung machen darf
Die eigene Lohnabrechnung darf jeder Betrieb selbst machen. Für andere gegen Bezahlung abrechnen dürfen außer Steuerberatungen auch Lohnbüros und selbstständige Buchhalterinnen und Buchhalter, aber nur für die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung. Verantwortlich muss eine Person sein, die nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden in der Buchhaltung gearbeitet hat (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Steuerliche Beratung darüber hinaus, etwa zur Gestaltung von Gehältern, bleibt der Steuerberatung vorbehalten.
Worauf Sie bei Lohnsoftware achten
- Systemgeprüft: Der Anbieter nennt die bestandene Systemprüfung für die Meldeverfahren, die Sie brauchen.
- Vertragsarten: Minijob, Midijob im Übergangsbereich, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudierende, Auszubildende, Teilzeit mit wechselnden Stunden.
- Zuschläge und Sachbezüge: Nacht- und Feiertagszuschläge, Sachbezüge, Jobticket, Dienstwagen, betriebliche Altersversorgung.
- Aktualität: Updates zum Jahreswechsel und bei Gesetzesänderungen rechtzeitig und ohne Aufpreis.
- Anbindungen: Zeiterfassung für Stunden und Zuschläge, Buchhaltung oder Steuerberatung für die Lohnbuchungen, Bank für die Überweisungen.
- Mitarbeiterportal: Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigung und Bescheinigungen digital für die Beschäftigten.
- eAU und Bescheinigungen: Abruf der Arbeitsunfähigkeit und Rückmeldungen der Kassen direkt in der Software.
- Support: erreichbar in der Abrechnungswoche, nicht nur per Formular.
- Datenschutz: Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Rechte nur für die, die abrechnen.
- Kosten: Preis je abgerechneter Person und Monat, Grundgebühr, Zusatzmodule, Mindestlaufzeit.
Personalsoftware: wofür sie im kleinen Betrieb taugt
Personalsoftware, oft HR-Software genannt, deckt alles rund um die Beschäftigten ab, was nicht unmittelbar Abrechnung ist. Ab etwa zehn Beschäftigten oder bei häufigen Einstellungen spart sie spürbar Zeit; davor reichen oft gute Vorlagen und eine geordnete Ablage.
| Bereich | Was die Software übernimmt | Worauf achten |
|---|---|---|
| Bewerbermanagement | Stellenanzeigen, Bewerbungseingang, Bewertung im Team, Absagen | Löschung abgelehnter Bewerbungen nach Fristablauf; Ansprüche nach dem AGG sind binnen zwei Monaten nach der Ablehnung geltend zu machen (§ 15 Abs. 4 AGG) |
| Digitale Personalakte | Verträge, Nachweise, Zeugnisse, Bescheinigungen an einem Ort | enge Zugriffsrechte, Aufbewahrungs- und Löschfristen |
| Selbstbedienung für Beschäftigte | Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Adressänderungen, Abrechnungen abrufen | einfache App, Freigabe durch Vorgesetzte |
| Einarbeitung | Checklisten, Unterlagen und Termine für neue Beschäftigte | Vorlagen anpassbar |
| Abwesenheiten und Urlaub | Urlaubskonto, Teamkalender, Vertretungen | Anbindung an Zeiterfassung und Lohn |
Beschäftigtendaten sind besonders schutzbedürftig. Speichern Sie nur, was Sie für das Arbeitsverhältnis brauchen, legen Sie Löschfristen fest und schließen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Einführung mit, wenn die Software Verhalten oder Leistung auswerten kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Welche Personaldokumente digital gehen
Den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen dürfen Sie in Textform elektronisch übermitteln, wenn die Beschäftigten ihn speichern und ausdrucken können und Sie zur Empfangsbestätigung auffordern (§ 2 Abs. 1 NachwG). Lohnabrechnungen genügen in Textform (§ 108 GewO). Ein Arbeitszeugnis darf mit Einwilligung elektronisch erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen dagegen Papier und eigenhändige Unterschrift (§ 623 BGB).
Häufige Fragen
Was gehört alles zur Lohnbuchhaltung?
Die monatliche Lohnabrechnung mit Lohnsteuer und Sozialabgaben, das Lohnkonto, die Meldungen zur Sozialversicherung (§ 28a SGB IV), Beitragsnachweise, die Lohnsteuer-Anmeldung, die Lohnsteuerbescheinigung zum Jahresende, die Abrechnung für die Beschäftigten (§ 108 GewO) und die Aufbewahrung der Unterlagen.
Wer darf die Lohnbuchhaltung für meinen Betrieb machen?
Sie selbst, Ihre Steuerberatung oder ein Lohnbüro. Lohnbüros und selbstständige Buchhalter dürfen laufende Lohnabrechnungen und Lohnsteuer-Anmeldungen übernehmen, wenn eine verantwortliche Person nach kaufmännischer Ausbildung mindestens drei Jahre Praxis in der Buchhaltung hat (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).
Ab wie vielen Beschäftigten lohnt sich Lohnsoftware?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Mit eigener Software rechnen viele Betriebe ab, sobald mehrere Beschäftigte mit unterschiedlichen Vertragsarten oder Zuschlägen dazukommen. Bei ein oder zwei Minijobs ist die Steuerberatung oder das SV-Meldeportal mit sicherer Berechnung oft ausreichend.
Darf ich die Lohnabrechnung per E-Mail oder im Portal bereitstellen?
Ja. Die Abrechnung muss in Textform erteilt werden (§ 108 GewO); ein PDF per E-Mail oder im Mitarbeiterportal erfüllt das. Achten Sie bei E-Mail auf Verschlüsselung, weil die Abrechnung sensible Daten enthält.
Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?
Lohnkonten bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG). Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f SGB IV). Lohnbuchungen und Belege in der Buchhaltung unterliegen zusätzlich § 147 AO.
Bin ich als Arbeitgeber verantwortlich, wenn die Kanzlei die Lohnabrechnung macht?
Ja. Meldungen und Beiträge bleiben Pflichten des Arbeitgebers. Sie müssen der Kanzlei richtige und vollständige Daten rechtzeitig liefern, etwa Stunden, Eintritte und Austritte.
Quellen
- Gesetz Viertes Buch Sozialgesetzbuch
- Gesetz Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung
- Gesetz Einkommensteuergesetz
- Gesetz Abgabenordnung
- Gesetz Steuerberatungsgesetz
- Gesetz Gewerbeordnung
- Gesetz Entgeltfortzahlungsgesetz
- Gesetz Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
- Gesetz Nachweisgesetz
- Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch
- Behörde Denken Sie daran: SV-Meldeportal löst sv.net ab (26.06.2024)
Mehr dazu
- Lohnsoftware einführen Lohnsoftware einführen: woran Betriebe merken, dass es Zeit wird
- Zeiterfassung Zeiterfassung: Pflicht und Auswahl
- Minijob neben der Selbstständigkeit Minijob neben der Selbstständigkeit
- Mitarbeiter finden Mitarbeiter finden