Definition
Fuhrparkmanagement ist Planung, Beschaffung, Verwaltung und Kontrolle der Firmenfahrzeuge einschließlich Kosten, Wartung, Prüfungen, Versicherung und Fahrerpflichten.
Fuhrparkmanagement, auch Flottenmanagement oder Fuhrparkverwaltung, umfasst alles, was nötig ist, damit die Fahrzeuge eines Unternehmens verfügbar, sicher und wirtschaftlich sind. Es betrifft nicht nur Speditionen mit großen Flotten, sondern jeden Betrieb mit eigenem Fuhrpark, auch mit zwei oder drei Fahrzeugen.
Aufgaben im Fuhrparkmanagement
- Beschaffung: Bedarf planen, zwischen Kauf, Leasing und Miete entscheiden, Fahrzeuge auswählen und am Ende der Nutzung verwerten.
- Kosten: Anschaffung, Kraftstoff oder Strom, Versicherung, Steuern, Wartung und Reparaturen erfassen und vergleichen.
- Wartung und Prüfungen: Inspektionen, Hauptuntersuchungen und die jährliche Prüfung nach DGUV Vorschrift 70 planen und dokumentieren.
- Fahrer: Fahrzeuge zuteilen, Führerscheine kontrollieren, Fahrer unterweisen, Regeln zur Privatnutzung festlegen.
- Einsatz: Touren und Routen planen, Aufträge den Fahrzeugen zuweisen.
- Schäden: Unfälle und Schäden aufnehmen, mit der Versicherung abwickeln, Reparaturen beauftragen.
Pflichten als Halter und Arbeitgeber
Einen Teil der Aufgaben schreibt das Gesetz vor. Der Halter darf ein Fahrzeug nicht in Betrieb gehen lassen, wenn der Fahrer ungeeignet oder das Fahrzeug nicht vorschriftsmäßig ist (§ 31 Abs. 2 StVZO). Lässt er jemanden ohne Fahrerlaubnis fahren, macht er sich strafbar (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG); deshalb kontrollieren viele Betriebe die Führerscheine in festen Abständen. Außerdem müssen Fahrzeuge bei Bedarf, mindestens aber einmal jährlich, von einem Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft werden, mit schriftlichem Ergebnis (§ 57 DGUV Vorschrift 70). Die Aufgaben lassen sich an Mitarbeiter oder Dienstleister übertragen, die Verantwortung für eine sorgfältige Auswahl und Kontrolle bleibt beim Unternehmen.
Beispiel: In einem Betrieb mit vier Fahrzeugen führt das Büro eine Liste mit allen Terminen für Hauptuntersuchung und UVV-Prüfung und lässt sich die Führerscheine der Fahrer halbjährlich vorlegen. Jede Kontrolle wird mit Datum und Unterschrift festgehalten.
Wer ist zuständig?
Wer das Fuhrparkmanagement übernimmt, hängt vor allem von der Zahl der Fahrzeuge ab. Eine feste Grenze gibt es nicht.
- Büro oder Inhaber: In kleinen Betrieben läuft die Verwaltung nebenher. Das spart Kosten, setzt aber klare Zuständigkeit und eine Terminliste voraus, damit keine Prüfung vergessen wird.
- Fuhrparkleiter: In größeren Betrieben kümmert sich eine eigene Stelle um Fahrzeuge, Aufträge, Wartung, Unfallverhütung und Kostenkontrolle.
- Externer Dienstleister: Leasinggesellschaften, Autovermieter oder spezialisierte Anbieter übernehmen die Verwaltung ganz oder teilweise, etwa Schadenabwicklung oder Führerscheinkontrolle.
Software und Telematik
Fuhrparksoftware bündelt Fahrzeugdaten, Termine, Kosten und Dokumente. Telematik überträgt Standort, Kilometerstand oder Fehlermeldungen aus dem Fahrzeug und hilft bei der Tourenplanung. Weil damit auch Daten über die Fahrer entstehen, sind die Regeln der DSGVO zu beachten. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Welche Kennzahlen sind im Fuhrparkmanagement wichtig?
Kennzahlen machen Fahrzeuge vergleichbar und zeigen, wann sich ein Wechsel lohnt. Für kleine Betriebe reichen wenige:
| Kennzahl | Berechnung | Wozu |
|---|---|---|
| Gesamtkosten je Fahrzeug und Jahr (Total Cost of Ownership) | Abschreibung oder Leasingrate + Energie + Versicherung + Kfz-Steuer + Wartung, Reifen, Reparaturen | Kauf, Leasing und Fahrzeugtypen vergleichen |
| Kosten je Kilometer | Gesamtkosten ÷ gefahrene Kilometer | Fahrzeuge untereinander und mit Alternativen wie Miete vergleichen |
| Auslastung | Tage im Einsatz ÷ Arbeitstage | Erkennen, ob ein Fahrzeug überzählig ist |
| Ausfalltage | Tage in der Werkstatt oder nach Schaden je Fahrzeug | Fahrzeuge mit hohem Ausfallrisiko früh ersetzen |
| Schadenquote | Schäden je Fahrzeug oder je 100.000 km | Fahrerunterweisung und Versicherung gezielt angehen |
| Kostenposten (Transporter, ein Jahr) | Betrag |
|---|---|
| Abschreibung oder Leasingrate | 6.000 € |
| Kraftstoff | 4.200 € |
| Versicherung | 1.400 € |
| Kfz-Steuer | 300 € |
| Wartung, Reifen, Prüfungen | 1.100 € |
| Reparaturen | 600 € |
| Gesamtkosten | 13.600 € |
| Gefahrene Kilometer | 25.000 km |
| Kosten je Kilometer | rund 0,54 € |
Wozu Fuhrparkmanagement dient
- Kosten je Fahrzeug werden sichtbar und vergleichbar, etwa als Grundlage für die Entscheidung zwischen Kauf und Leasing.
- Mängel werden früh erkannt, Ausfälle und teure Folgeschäden werden seltener.
- Prüf- und Kontrollpflichten sind dokumentiert, was nach einem Unfall wichtig sein kann.
- Fahrzeuge stehen zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden, und Termine bei Kunden lassen sich halten.
Was heißt das für meinen Betrieb?
Im kleinen Betrieb ist Fuhrparkmanagement vor allem eine Frage der Ordnung: eine Person ist zuständig, alle Termine stehen in einer Liste oder einem Kalender, Kontrollen werden mit Datum festgehalten, und einmal im Jahr werden die Kosten je Fahrzeug verglichen. Software lohnt sich meist erst bei mehreren Fahrzeugen oder wenn ohnehin Telematik für die Tourenplanung genutzt wird. Grundlagen zu Bilanz und Abschreibung stehen unter Fuhrpark, zur Privatnutzung unter Fahrtenbuch.
Häufige Fragen
Ist Fuhrparkmanagement dasselbe wie Flottenmanagement?
Ja, beide Begriffe werden gleichbedeutend verwendet. „Flottenmanagement“ ist bei großen Fahrzeugbeständen und bei Dienstleistern verbreiteter, „Fuhrparkverwaltung“ meint oft nur den organisatorischen Teil.
Was kostet ein Fuhrparkmanagement?
Im kleinen Betrieb vor allem Arbeitszeit, etwa für Termine, Kontrollen und Schadenabwicklung. Software und externe Dienstleister rechnen meist je Fahrzeug und Monat ab; dem stehen eingesparte Ausfalltage, Reparaturen und Verwaltungszeit gegenüber. Vergleichen lässt sich das mit den Gesamtkosten je Fahrzeug.
Wie oft müssen Führerscheine kontrolliert werden?
Das Gesetz nennt keinen festen Abstand. Der Halter muss aber sicherstellen, dass niemand ohne Fahrerlaubnis fährt (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). In der Praxis haben sich Kontrollen bei Einstellung und dann in festen Abständen durchgesetzt, häufig halbjährlich, jeweils mit Datum und Unterschrift dokumentiert.
Was muss ein Fuhrparkmanager können?
Kosten rechnen und vergleichen, Verträge für Kauf, Leasing und Versicherung beurteilen, Prüf- und Halterpflichten kennen, Termine zuverlässig organisieren und mit Fahrern, Werkstätten und Versicherern verhandeln. Im kleinen Betrieb übernimmt das oft das Büro mit einer klaren Liste.
Verwandte Begriffe
- Fuhrpark Alle Fahrzeuge eines Unternehmens
- Prozess Abläufe planen und steuern
- DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung Regeln für personenbezogene Daten