Kurz beantwortet
Ein Coworking Space ist ein gemeinsam genutzter Arbeitsort, an dem Selbstständige, Teams und Beschäftigte verschiedener Firmen Schreibtische, Besprechungsräume und Technik tageweise oder monatlich mieten. Der Preis hängt von Modell, Lage und Leistungen ab. Arbeiten Beschäftigte dort, bleibt der Arbeitgeber für den Arbeitsschutz verantwortlich.
Was ist ein Coworking Space?
In einem Coworking Space teilen sich Menschen aus verschiedenen Firmen Räume, Küche, Drucker und Internet. Gemietet wird ein Arbeitsplatz für einen Tag, einen Monat oder länger, oft mit Zugang zu Besprechungsräumen. Viele Betreiber setzen bewusst auf Austausch zwischen den Mitgliedern, mit Veranstaltungen und offenen Flächen. Der Begriff „Working Space“ wird oft gleichbedeutend verwendet.
| Form | Was gemeint ist | Unterschied zum Coworking Space |
|---|---|---|
| Business Center | möblierte Einzelbüros mit Empfang und Service | eher abgeschlossene Büros, längere Verträge, weniger Gemeinschaft |
| Bürogemeinschaft | mehrere Selbstständige mieten gemeinsam Räume und teilen die Kosten | kein Betreiber, gemeinsamer Mietvertrag |
| Homeoffice | Arbeit in der eigenen Wohnung | keine Miete, aber keine Trennung von Arbeit und Privatem |
| Mobiles Arbeiten | Arbeit an wechselnden Orten wie Zug, Café oder beim Kunden | kein fester Arbeitsplatz |
Modelle im Überblick
| Modell | Für wen | Was meist enthalten ist |
|---|---|---|
| Tagespass | wer gelegentlich einen Arbeitsplatz braucht | freier Platz für einen Tag, Internet, Küche |
| Flex Desk | wer regelmäßig, aber nicht täglich kommt | freier Platz nach Verfügbarkeit, Monatspreis oder Kontingent an Tagen |
| Fix Desk | wer fast täglich dort arbeitet | eigener, fester Schreibtisch, oft mit Rollcontainer oder Schließfach |
| Team- oder Privatbüro | kleine Teams, vertrauliche Arbeit | abschließbarer Raum, gemeinsame Flächen mitnutzbar |
| Geschäftsadresse | wer eine Postanschrift außerhalb der Wohnung möchte | Postannahme und Weiterleitung, oft ohne Arbeitsplatz |
| Besprechungsraum | wer Kunden oder das Team trifft | Raum mit Bildschirm, stunden- oder tageweise |
Was ein Coworking Space kostet
Eine amtliche Preisstatistik für Coworking gibt es nicht. Durchschnittspreise im Netz stammen meist von Vermittlern, nennen selten ihre Methode und sagen wenig über den eigenen Ort. Der Preis hängt vom Modell, von Lage und Größe, von Öffnungszeiten und Leistungen ab. Wer Angebote vergleicht, sollte alle Bestandteile ansehen:
- Grundpreis je Tag, Monat oder Kontingent
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist
- Kaution
- Besprechungsstunden: im Preis enthalten oder extra
- Drucken, Schließfach, Parkplatz
- Geschäftsadresse und Postservice
- Umsatzsteuer: Preise für Unternehmen stehen oft netto
Als Rechenhilfe dient der Preis je genutztem Tag: Monatspreis geteilt durch die Tage, an denen man wirklich dort arbeitet. Beispiel (ausgedacht): Kostet ein Flex Desk 200 Euro im Monat und ein Tagespass 20 Euro, lohnt sich der Flex Desk erst ab mehr als zehn Tagen im Monat.
Coworking Space auswählen: Schritt für Schritt
- Bedarf klären: Tage je Woche, Ruhe oder Austausch, Besprechungen und Telefonate, Erreichbarkeit mit Bahn oder Auto, Öffnungszeiten, Barrierefreiheit.
- Probetag nutzen: wenn möglich zur Hauptzeit kommen und auf Lautstärke, Internet, Licht und freie Plätze achten.
- Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigung, Kaution, Hausordnung, Zugang, Haftung für Geräte, Preisanpassung. Ob der Vertrag rechtlich eine Miete oder ein Leistungspaket ist, hängt von seinem Inhalt ab, etwa davon, ob ein bestimmter Raum fest überlassen wird. Bei Unklarheiten rechtlich beraten lassen.
- Arbeitsplatz prüfen: Tisch, Stuhl, Bildschirm, Licht und Lärm nach den Maßstäben unter Ergonomischer Arbeitsplatz.
- Daten schützen: klären, wo vertraulich telefoniert werden kann und wie das Netz gesichert ist (siehe unten).
- Adresse und Steuer einordnen: Geschäftsadresse, Gewerbe und steuerliche Behandlung vorab klären (siehe unten).
Datenschutz und Vertraulichkeit
Im Coworking Space sitzen Fremde nebenan. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen schützen (Art. 32 DSGVO), auch außerhalb des eigenen Büros. Für Berufsgeheimnisträger wie Ärztinnen, Anwälte oder Steuerberaterinnen gilt das besonders.
- Blickschutzfilter auf dem Bildschirm, Bildschirmsperre bei jedem Aufstehen
- Vertrauliche Telefonate und Videokonferenzen in Kabinen oder Besprechungsräumen
- Gästenetz meiden: eigener Hotspot oder VPN
- Keine Ausdrucke im Gemeinschaftsdrucker liegen lassen
- Akten im Schließfach oder Teambüro, Geräte verschlüsselt
- Mehr dazu unter IT-Sicherheit
Beschäftigte im Coworking Space: Arbeitsschutz und Unfallversicherung
Mietet ein Arbeitgeber Plätze für seine Beschäftigten, bleibt er für den Arbeitsschutz verantwortlich. Nach einer Bestandsaufnahme der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) ist ein vom Arbeitgeber angemieteter Arbeitsplatz im Coworking Space als Arbeitsplatz im Sinne der Arbeitsstättenverordnung anzusehen (DGUV 2022, S. 19). Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbedingungen beurteilen und das Ergebnis dokumentieren (S. 20), auch wenn er die Räume nur begrenzt beeinflussen kann (S. 21). Arbeiten dort Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber, müssen diese zusammenarbeiten (§ 8 Abs. 1 ArbSchG); Maßnahmen gegen gegenseitige Gefährdungen liegen nach der DGUV bei den Betreibenden (S. 20).
Nutzen Beschäftigte einen Coworking Space dagegen von sich aus für mobiles Arbeiten, gilt die Arbeitsstättenverordnung nicht, das Arbeitsschutzgesetz aber schon: Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung sind auch dann Pflicht. In der Praxis heißt das: vor dem Vertrag Arbeitsplätze, Fluchtwege, Erste Hilfe und Brandschutz ansehen und mit dem Betreiber klären, wer wofür zuständig ist.
Unfallversichert sind Beschäftigte auch im Coworking Space: Wird die Arbeit an einem anderen Ort als im Betrieb ausgeübt, besteht Versicherungsschutz im gleichen Umfang wie dort (§ 8 Abs. 1 Satz 3 SGB VII). Selbstständige sind nicht in jedem Fall pflichtversichert; ob die Satzung der Berufsgenossenschaft eine Pflichtversicherung vorsieht oder eine freiwillige Versicherung möglich ist, ergibt sich aus §§ 3 und 6 SGB VII.
Geschäftsadresse und Gewerbe
Viele Coworking Spaces bieten eine Geschäftsadresse an. Im Impressum einer geschäftlichen Website muss die Anschrift stehen, unter der man niedergelassen ist (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 DDG). Ob eine gemietete Adresse dafür genügt, hängt davon ab, ob man dort tatsächlich tätig und erreichbar ist; im Zweifel rechtlich prüfen lassen. Wer den Betriebssitz in den Coworking Space verlegt, meldet das Gewerbe um, bei einem Umzug in eine andere Gemeinde bei der neuen Behörde (§ 14 Abs. 1 GewO), siehe Gewerbe anmelden.
Steuer: Kosten und Fahrten
Selbstständige ziehen die Kosten für den Coworking Space als Betriebsausgaben ab (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Homeoffice-Pauschale von 6 € je Tag gibt es nur für Tage, an denen die Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG), also nicht für Tage im Coworking Space. Fahrten zu einem dauerhaft genutzten Coworking Space können wie Fahrten zur Betriebsstätte zu behandeln sein; dann gilt die Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer der einfachen Strecke.
Arbeitgeber, die Coworking-Plätze für Beschäftigte mieten, buchen die Kosten als Betriebsausgaben. Für die Beschäftigten kann der Platz erste Tätigkeitsstätte sein: Das ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der sie dauerhaft zugeordnet sind, etwa unbefristet oder für mehr als 48 Monate (§ 9 Abs. 4 EStG). Dann gilt für die Fahrten die Entfernungspauschale, sonst das Reisekostenrecht, siehe Dienstreise. Ob Beschäftigte einen selbst bezahlten Coworking Space als Werbungskosten absetzen können, hängt vom Einzelfall ab; das klärt die Steuerberatung.
Coworking auf dem Land
Coworking ist vor allem ein Großstadtthema, aber nicht nur. Ein Forschungsprojekt im Auftrag des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) zählte 2021 bundesweit 1.223 Coworking-Standorte; 62 Prozent lagen in kreisfreien Großstädten. Dort kamen auf 100.000 Einwohner 3,01 Standorte, in dünn besiedelten ländlichen Kreisen 0,96 (Leibniz-Institut für Länderkunde, Nationalatlas aktuell, Oktober 2022). Eine neuere amtliche Zählung gibt es nicht.
Eine Studie der Bertelsmann Stiftung mit dem Verein CoWorkLand von 2020 unterscheidet auf dem Land sieben Typen, darunter Pendlerhäfen für Menschen, die nicht jeden Tag in die Stadt fahren wollen, die „neue Dorfmitte“ mit weiteren Angeboten für den Ort, Retreats und Workation-Orte. Ob es in der Nähe ein Angebot gibt, zeigt oft die Seite der Gemeinde oder des Landkreises.
Checkliste vor dem Vertrag
- Modell passt zur Zahl der Tage (Preis je genutztem Tag gerechnet)
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Kaution bekannt
- Besprechungsräume und Telefonkabinen vorhanden und buchbar
- Öffnungszeiten und Zugang passen zum eigenen Arbeitstag
- Internet stabil, eigener Zugang oder VPN möglich
- Tisch, Stuhl und Licht taugen für einen ganzen Arbeitstag
- Schließfach oder abschließbarer Bereich für Unterlagen
- Zuständigkeiten für Erste Hilfe, Brandschutz und Reinigung geklärt
- Geschäftsadresse: Nutzung fürs Impressum geklärt
- Steuerliche Behandlung mit der Buchhaltung abgestimmt
Häufige Fragen
Was kostet ein Coworking Space?
Das hängt von Modell, Lage und Leistungen ab; eine amtliche Preisstatistik gibt es nicht. Zum Vergleich hilft der Preis je genutztem Tag, dazu Kaution, Besprechungsstunden und Nebenleistungen.
Was ist der Unterschied zwischen Flex Desk und Fix Desk?
Beim Flex Desk sucht man sich jeden Tag einen freien Platz, beim Fix Desk hat man einen eigenen, festen Schreibtisch, an dem auch Sachen liegen bleiben können. Der Fix Desk ist meist teurer.
Gilt die Arbeitsstättenverordnung im Coworking Space?
Für einen Platz, den der Arbeitgeber für Beschäftigte anmietet, ja (DGUV 2022). Nutzen Beschäftigte den Coworking Space von sich aus für mobiles Arbeiten, gilt sie nicht; Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung nach dem Arbeitsschutzgesetz sind trotzdem Pflicht.
Sind Beschäftigte im Coworking Space unfallversichert?
Ja, im gleichen Umfang wie im Betrieb (§ 8 Abs. 1 Satz 3 SGB VII). Selbstständige sind nicht in jedem Fall pflichtversichert und können sich oft freiwillig bei der Berufsgenossenschaft versichern.
Kann man die Kosten für einen Coworking Space absetzen?
Selbstständige und Unternehmen ziehen sie als Betriebsausgaben ab. Für Coworking-Tage gibt es keine Homeoffice-Pauschale. Ob Beschäftigte selbst bezahlte Kosten als Werbungskosten absetzen können, hängt vom Einzelfall ab.
Quellen
- Fachliteratur Sicherheit und Gesundheit in Coworking Spaces. Eine Bestandsaufnahme aus Sicht der Prävention
- Gesetz Arbeitsstättenverordnung
- Gesetz Arbeitsschutzgesetz, § 8
- Behörde KomNet-Dialog 43869 zur mobilen Arbeit
- Gesetz SGB VII, § 8
- Gesetz Einkommensteuergesetz, § 4
- Gesetz Einkommensteuergesetz, § 9
- Gesetz Digitale-Dienste-Gesetz, § 5
- Statistik Coworking in Deutschland
- Fachliteratur Coworking im ländlichen Raum
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