Kurz beantwortet
Eine Dienstreise, steuerlich eine auswärtige berufliche Tätigkeit, liegt vor, wenn Beschäftigte außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Der Arbeitgeber kann 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Auto sowie Verpflegung mit 14 € bzw. 28 € pro Tag steuerfrei erstatten.
Geschäftsreise oder Dienstreise?
Beide Begriffe meinen eine Reise aus beruflichen Gründen, nicht zum privaten Vergnügen. „Dienstreise“ wird vor allem im öffentlichen Dienst verwendet, wo das Bundesreisekostengesetz und Landesgesetze die Erstattung regeln; in der Privatwirtschaft sagt man oft „Geschäftsreise“. Steuerlich spielt der Name keine Rolle: Maßgeblich ist, dass jemand außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der Betrieb, dem jemand dauerhaft zugeordnet ist.
Typische Anlässe sind Kundenbesuche, Montage oder Service vor Ort, Messen, Konferenzen, Schulungen, Verhandlungen und Projektbesprechungen bei Partnern.
Reisekosten im Überblick
| Kostenart | Was steuerfrei erstattet werden kann | Grundlage |
|---|---|---|
| Fahrt mit dem eigenen Auto | 0,30 € je gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG mit § 5 Abs. 2 BRKG |
| Fahrt mit anderem motorisierten Fahrzeug | 0,20 € je Kilometer | § 5 Abs. 1 BRKG |
| Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen | tatsächliche Kosten laut Beleg | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
| Verpflegung, 24 Stunden abwesend | 28 € je Kalendertag | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung, An- und Abreisetag mit Übernachtung | 14 € je Tag | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Verpflegung, ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden | 14 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten ohne Frühstück; ohne Beleg im Inland pauschal 20 € je Nacht (nur Erstattung durch den Arbeitgeber) | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG, R 9.7 Abs. 3 LStR |
| Nebenkosten | Parken, Maut, Gepäck, beruflich nötige Telefonate | – |
Arbeitgeber dürfen Reisekosten bis zu diesen Beträgen steuer- und beitragsfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Was der Arbeitgeber nicht erstattet, können Beschäftigte als Werbungskosten absetzen. Für Selbstständige gelten dieselben Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).
Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Steuerrecht und Arbeitsrecht sind zwei Paar Schuhe. Die Tabelle oben zeigt, was der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf. Was er erstatten muss, folgt aus dem Arbeitsverhältnis: Notwendige Auslagen, die Beschäftigte für den Betrieb machen, ersetzt der Arbeitgeber, entsprechend dem Grundsatz in § 670 BGB. Wie viel genau, welches Verkehrsmittel und welche Hotelkategorie, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Reiserichtlinie. Ohne Regel gilt: was den Umständen nach erforderlich war.
- Mehr als die Pauschale: Zahlt der Betrieb mehr Verpflegungsgeld als die steuerfreien Sätze, ist der Mehrbetrag Arbeitslohn. Bis zur Höhe der Pauschale noch einmal obendrauf, also bis zum doppelten Satz, darf der Arbeitgeber den Mehrbetrag pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).
- Weniger als die Pauschale: Den Rest können Beschäftigte in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.
- Vorschuss: Bei teuren Reisen ist ein Vorschuss üblich; er wird mit der Reisekostenabrechnung verrechnet.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, etwa das Frühstück im Hotel oder ein Mittagessen beim Kunden, wird die Verpflegungspauschale gekürzt: um 20 % der Tagespauschale von 28 € für ein Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung darf die Pauschale des Tages nicht übersteigen.
Rechenbeispiel
Eine Mitarbeiterin fährt mit dem eigenen Auto zu einer zweitägigen Messe, 180 km pro Strecke, und übernachtet im Hotel für 110 € inklusive Frühstück. Mit den Sätzen von 2026 können steuerfrei erstattet werden: Fahrt 360 km × 0,30 € = 108 €; Verpflegung je 14 € für An- und Abreisetag = 28 €, abzüglich 5,60 € (20 % von 28 €) für das gestellte Frühstück = 22,40 €; dazu die Hotelkosten laut Rechnung. Die geltenden Sätze stehen in der Tabelle oben. Ist das Frühstück auf der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen, wird die Kürzung bei der Verpflegung vorgenommen, nicht beim Hotel.
Reisekostenabrechnung: was hineingehört
Die Reisekostenabrechnung ist die Aufstellung aller Kosten einer Dienstreise mit den Belegen. Sie dient zweierlei: Der Betrieb erstattet danach das Geld, und sie ist der Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass die Erstattung steuerfrei war. Eine gesetzliche Form oder Vorlage gibt es nicht; ein Formular, eine Tabelle oder eine App genügen, wenn diese Angaben drinstehen:
| Angabe | Wozu |
|---|---|
| Name der reisenden Person | Zuordnung im Lohnkonto |
| Anlass und Ziel der Reise | Nachweis, dass die Reise beruflich war |
| Beginn und Ende mit Datum und Uhrzeit, gemessen ab Wohnung oder Betrieb | Grundlage für die 8-Stunden-Grenze und die Verpflegungspauschalen |
| Verkehrsmittel; beim eigenen Auto Start, Ziel und gefahrene Kilometer | Fahrtkosten nach Beleg oder Kilometersatz |
| Übernachtungen mit Hotelrechnung | Erstattung der tatsächlichen Kosten, Frühstück getrennt |
| Gestellte Mahlzeiten (Hotelfrühstück, Essen beim Kunden) | Kürzung der Verpflegungspauschale |
| Nebenkosten mit Belegen | Parken, Maut, Gepäck |
| Summe, bereits erhaltener Vorschuss, Datum und Unterschrift oder Freigabe | Auszahlung und Prüfung |
Belege: Für Fahrkarten, Hotel, Parken und Maut gehört der Originalbeleg oder die elektronische Rechnung dazu. Für die Pauschalen braucht es keinen Beleg, wohl aber die Zeiten. Geht ein Beleg verloren, hilft im Ausnahmefall ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift; die Vorsteuer lässt sich daraus nicht abziehen.
Frist und Aufbewahrung: Eine gesetzliche Frist zum Einreichen gibt es nicht. Üblich ist eine Regel in der Reiserichtlinie, etwa bis zum Ende des Folgemonats, damit die Erstattung in die richtige Lohnabrechnung fällt. Im Betrieb ist die Reisekostenabrechnung ein Buchungsbeleg und wird 8 Jahre lang aufbewahrt (§ 147 AO).
Vorsteuer aus Reisekosten
Unternehmer und Arbeitgeber können die Umsatzsteuer aus Reisekosten als Vorsteuer abziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, etwa für Bahnticket, Hotel oder Tankfüllung. Bei Beträgen bis 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung ohne Name des Käufers (§ 33 UStDV). Aus den Verpflegungspauschalen und dem Kilometersatz gibt es keine Vorsteuer, weil keine Rechnung dahintersteht.
Privat verlängerte Dienstreise
Hängt jemand an die Messe ein Wochenende an, sind nur die beruflichen Kosten Reisekosten. Die Fahrt bleibt meist voll beruflich, wenn sie ohnehin nötig war; Hotelnächte und Verpflegung für die privaten Tage zahlt die Person selbst. Lässt sich nicht sauber trennen, wird nach Zeitanteilen aufgeteilt.
Beispiel: Reisekostenabrechnung eines Monteurs
| Posten | Angabe | Erstattung |
|---|---|---|
| Anlass | Montage einer Lüftungsanlage beim Kunden in Kassel | – |
| Zeiten | Mo 6:30 ab Wohnung, Di 17:15 zurück | – |
| Fahrt | Firmenwagen, 190 km je Strecke | keine; Tankbeleg läuft über den Betrieb |
| Übernachtung | 1 Nacht, Rechnung 89 € ohne Frühstück | 89 € laut Beleg |
| Verpflegung Montag | Anreisetag mit Übernachtung | 14 € |
| Verpflegung Dienstag | Abreisetag, Mittagessen vom Kunden gestellt | 14 €, gekürzt um 40 % von 28 € |
| Nebenkosten | Parkhaus 12 € | 12 € laut Beleg |
Dreimonatsfrist bei längeren Einsätzen
Verpflegungspauschalen gibt es nur für die ersten drei Monate einer längeren Tätigkeit an derselben Stelle. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG). Fahrt- und Übernachtungskosten sind davon nicht betroffen.
Reisen ins Ausland
- Für das Ausland gelten länderweise eigene Verpflegungspauschalen, die das Bundesfinanzministerium festsetzt (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG); maßgeblich ist der Ort, der vor 24 Uhr zuletzt erreicht wird.
- Für Reisen in andere EU-Staaten, den EWR und die Schweiz sollte eine A1-Bescheinigung beantragt werden, die belegt, dass deutsches Sozialversicherungsrecht gilt; das geht elektronisch über die Krankenkasse bzw. Rentenversicherung.
- Geschäftsgepflogenheiten vor Ort erleichtern Termine, etwa in China oder Griechenland.
Arbeitszeit, Sicherheit und Genehmigung
- Reisezeit: Ob die Fahrt als Arbeitszeit gilt und bezahlt wird, hängt von Arbeits- oder Tarifvertrag und den Umständen ab, etwa ob jemand selbst fährt oder unterwegs arbeitet. Für eine vorübergehende Entsendung ins Ausland hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die erforderlichen Zeiten für Hin- und Rückreise wie Arbeit zu vergüten sind (BAG, Urteil vom 17.10.2018, 5 AZR 553/17). Eine klare Regel im Betrieb vermeidet Streit.
- Sicherheit: Die Arbeitsschutzpflichten des Arbeitgebers gelten auch auf Reisen; bei Fernreisen gehören Gesundheitsvorsorge und Reiseinformationen dazu.
- Genehmigung: Eine kurze Reiserichtlinie regelt, wer Reisen genehmigt, welche Verkehrsmittel und Hotelkategorien üblich sind und bis wann die Reisekostenabrechnung eingereicht wird.
Checkliste für die Reisekostenabrechnung
- Anlass, Ziel und Datum der Reise festhalten
- Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit notieren (wichtig für die 8-Stunden-Grenze)
- Gefahrene Kilometer mit Start und Ziel dokumentieren
- Alle Belege sammeln: Tickets, Hotel, Parken, Maut
- Gestellte Mahlzeiten angeben
- Abrechnung zeitnah einreichen
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale bei einer Dienstreise?
Im Inland 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für An- und Abreisetage mit Übernachtung und 14 € für Tage ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG).
Wie viel Kilometergeld gibt es für Dienstreisen?
0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem Auto, also für Hin- und Rückweg, und 0,20 € mit anderen motorisierten Fahrzeugen. Bis zu diesen Sätzen darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.
Wie lange gibt es Verpflegungspauschalen bei einem längeren Einsatz?
Für die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG).
Wird die Pauschale gekürzt, wenn das Frühstück im Hotel inklusive ist?
Ja, wenn der Arbeitgeber das Hotel samt Frühstück bezahlt: um 20 % der vollen Tagespauschale von 28 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Was gehört in eine Reisekostenabrechnung?
Name, Anlass und Ziel der Reise, Beginn und Ende mit Uhrzeit, Verkehrsmittel und beim eigenen Auto die gefahrenen Kilometer, Übernachtungen, gestellte Mahlzeiten, Nebenkosten und alle Belege. Eine vorgeschriebene Form gibt es nicht.
Bis wann muss die Reisekostenabrechnung eingereicht werden?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die Frist legt der Betrieb fest, meist in der Reiserichtlinie, zum Beispiel bis zum Ende des Folgemonats.
Gibt es eine Übernachtungspauschale?
Ja, aber nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber: Er darf für jede Übernachtung im Inland ohne Beleg 20 € steuerfrei zahlen (R 9.7 Abs. 3 LStR). In der eigenen Steuererklärung zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Ist die Reisezeit bei einer Dienstreise Arbeitszeit?
Das hängt von Vertrag, Tarif und Umständen ab, etwa ob jemand selbst fährt oder unterwegs arbeitet. Bei einer vorübergehenden Entsendung ins Ausland sind die erforderlichen Reisezeiten wie Arbeit zu vergüten (BAG, 5 AZR 553/17).
Quellen
- Gesetz Einkommensteuergesetz, § 9
- Gesetz Einkommensteuergesetz, §§ 3 und 4
- Gesetz Einkommensteuergesetz, § 40
- Behörde Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026, R 9.7 Übernachtungskosten
- Gesetz Bundesreisekostengesetz, § 5
- Gesetz Bürgerliches Gesetzbuch, § 670
- Gesetz Abgabenordnung, § 147
- Gesetz Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33
- Gesetz Urteil vom 17.10.2018, 5 AZR 553/17
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