Flottenmanagement (Fuhrparkmanagement)

Was versteht man unter Flottenmanagement?

Unternehmen wie z. B. Speditionen oder Betriebe, die ihre Waren selbst an die Kunden ausliefern, verfügen über einen (oft großen) Fuhrpark. Damit die Wirtschaftlichkeit gewahrt bleibt, ist die Installation eines innovativen Flottenmanagements erforderlich. Dieses befasst sich mit der Verwaltung der Flotte und versucht diese effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Heute werden in diesem Zusammenhang häufig auch GPS-Systeme und Telematik genannt, um Routen und Fahrzeuge noch besser aufeinander abzustimmen. Spezielle Software und Flottenmanagementsysteme unterstützen dabei und verbessern die Prozesse. Über die Aufgaben und die Vorteile, die mit dem Flottenmanagement verbunden sind, gibt es nachfolgend weitere Informationen.

Definition Flottenmanagement: Wie lässt sich das Flottenmanagement definieren?

Der Begriff Flottenmanagement (auch Fuhrparkmanagement) umfasst die Verwaltung eines Fuhrparks (auch Flotte) mit dem Ziel die Verwaltung, Planung sowie Steuerung und Überwachung der Fahrzeugflotte möglichst effizient zu gestalten.

Wie funktioniert Flottenmanagement?

Das Flottenmanagement bezieht sich auf die Verwaltung eines Fuhrparks. Deshalb kann als synonym der Begriff Fuhrparkverwaltung verwendet werden. Unabhängig davon, ob sich in dem Fuhrpark eines Unternehmens zwei oder mehrere Fahrzeuge befinden, können mit einem innovativen Flottenmanagement unterschiedliche Vorteile genutzt werden.

Ein effektives Flottenmanagement unterstützt die Unternehmensführung mit entsprechenden Maßnahmen, die auf eine Kontrolle der Kosten und die Wahrung der Liquidität bei der Anschaffung neuer Fahrzeuge abzielen.

In vielen Betrieben wird das Flottenmanagement automatisiert durchgeführt. Dies wird dazu, dass das Unternehmen auf zusätzliches Personal – und die damit verbundenen Kosten – verzichten kann.

Welchen Aufgaben erfüllt das Flottenmanagement bzw. ein Flottenmanager?

Was gehört zum Flottenmanagement? Die Aufgaben des Flottenmanagements und damit eines Flottenmanagers bestehen in der Verwaltung des Fuhrparks. Hierzu zählen neben der Touren- und Routenplanung, die Festlegung der Zeit, die jedem Fahrer für seine Tour zur Verfügung steht. Außerdem überträgt das Disponenten- und Auftragsmanagement an die Mitarbeiter, die für die Verwaltung des Fuhrparks zuständig sind.

Für die Reparatur und die Wartung der Fahrzeuge setzt das Flottenmanagement ein effektives Reparaturmanagement ein. Außerdem übernimmt das Flottenmanagement die Verantwortung dafür, dass die benötigten Daten erhoben und revisionssicher archiviert werden.

In Zeiten der Globalisierung und Liberalisierung der Märkte gibt es neue Herausforderungen. So wurden bereits die Potenziale der Flotten-Telematik erkannt und finden Anwendung. Weitere Informationen dazu, gibt es in dieser PDF.

Wer trägt die Verantwortung für das Flottenmanagement?

Abhängig von der Unternehmensgröße können die folgenden Personen oder Personengruppen mit der Verantwortung für das Fuhrparkmanagement beauftragt werden:

• Interne Büroverwaltung
• Interner Flottenmanager
• Externer Betreuer des Fuhrparks

Interne Büroverwaltung

In kleineren Betrieben – hier beträgt die Flottenstärke nicht mehr als fünf Fahrzeuge – beauftragt die Unternehmensführung in der Regel die interne Büroverwaltung mit der Verantwortung des Flottenmanagements. Dies kann aus Kostengründen Vorteile haben, aber auch Nachteile stehen dem gegenüber.

Interner Flottenmanager

Ein interner Fuhrparkmanager – dieser kann auch als Fuhrparkleiter – bezeichnet werden – übernimmt die Aufgaben des Flottenmanagements, wenn ein Unternehmen mehr als fünf Fahrzeuge in seinem Fuhrpark hält. Ihm kommt in erster Linie die Aufgabe zu, den gesamten Fuhrpark zu verwalten. Hierzu zählen z. B. die Zuweisung von Aufträgen zu den einzelnen Fahrzeugen sowie die Wartung des gesamten Fahrzeugbestandes. Daneben ist er für die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften und die Kostenkontrolle im Flottenmanagement verantwortlich.

Externer Betreuer des Fuhrparks

Größere Unternehmen nutzen die Möglichkeit, mit der Verwaltung des unternehmenseigenen Fuhrparks einen externen Dienstleister zu beauftragen. Dieser externe Dienstleister kann z. B. eine Autovermietung oder eine Leasinggesellschaft sein. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die sich exakt auf dieses Thema spezialisiert haben. Solche Anbieter können mit ihrer Expertise häufig auch Lösungen für komplexe Flotten bieten. Mehr gibt es hier darüber zu erfahren.

Welche Vorteile sind mit einem innovativen Flottenmanagement verbunden?

Ein innovatives Flottenmanagement ist für ein Unternehmen mit den folgenden Vorteilen verbunden:

• Sicherung des Arbeitsplatzes
• Reduzierung der laufenden Kosten
• Transparentes Berichtswesen
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Sicherung des Arbeitsplatzes für die anderen Mitarbeiter

Ein funktionierendes Management  der Flotte trägt maßgeblich dazu bei, dass die anderen Mitarbeiter einen sicheren Arbeitsplatz haben. Mit entsprechenden Schulungen werden die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben vorbereitet. Die eingesetzten Fahrzeuge sind zu jederzeit verfügbar und sofort einsatzbereit.

Reduzierung der laufenden Kosten

Wird das Flottenmanagement zur Überwachung des Fuhrparks eingesetzt, führt dies automatisch zu mehr Wirtschaftlichkeit. Die ständige Überwachung der Fahrzeuge trägt dazu bei, dass kleinere Mängel sofort repariert werden können. Dies führt insgesamt zu einer Reduzierung des Reparaturaufwandes und der anderen laufenden Kosten.

Transparentes Berichtswesen

Durch ein transparentes Berichtswesen wird die Unternehmensführung frühzeitig über alle Maßnahmen informiert. Muss z. B. wegen des Ausfalls eines Wagens eine Investition getätigt werden, können alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, damit das Unternehmen nicht mehr Geld als nötig ausgeben muss.

Verbesserung der Kundenzufriedenheit

Ein funktionierendes Flottenmanagement führt dazu, dass Lieferungen termingerecht ausgeführt werden. Damit steigen die Zufriedenheit und die Kauffreudigkeit der Kunden.

Zusammenfassung: Was ist Flottenmanagement?

Flottenmanagement bedeutet die strukturierte Verwaltung eines Fuhrparks. Von der Installation eines effektiven Flottenmanagements profitiert eine kleine Spedition ebenso wie ein Unternehmen, das einen großen Fuhrpark unterhält.

Zu den Aufgaben des Flottenmanagements gehören die Touren- und Routenplanung ebenso wie die Organisation der Wartung und der Reparaturen der Fahrzeuge.

Die Vorteile des Flottenmanagements bestehen in einer Reduzierung der Kosten, einem transparenten Berichtswesen und einer Steigerung der Kundenzufriedenheit.