Finanzplan

Was ist ein Finanzplan?

Ein Finanzplan zeigt in Zahlen, ob sich ein Vorhaben trägt: wie viel Geld vor dem Start gebraucht wird, woher es kommt, welcher Umsatz und welche Kosten zu erwarten sind und ob jederzeit genug Geld auf dem Konto ist. Banken und Förderbanken entscheiden auf seiner Grundlage über einen Kredit. Für den Gründungszuschuss beurteilt eine fachkundige Stelle anhand dieser Zahlen, ob die Gründung tragfähig ist.

Nach dem Start wird aus dem Finanzplan die laufende Finanzplanung: Planzahlen werden mit den tatsächlichen Zahlen verglichen und fortgeschrieben. Im öffentlichen Haushalt meint der Begriff etwas anderes, nämlich die mehrjährige Planung von Ausgaben und Deckungsmitteln, beim Bund über fünf Jahre (§ 9 Stabilitätsgesetz). Um diese Bedeutung geht es hier nicht.

Die Teilpläne des Finanzplans

Finanzplan-Vorlage für Excel, kostenlos

Die Vorlage von arbeitdigital rechnet alle sieben Teilpläne auf eigenen Blättern und verknüpft sie mit Formeln: Was bei Umsatz, Kosten und Lebenshaltung eingetragen wird, landet automatisch in Rentabilitätsvorschau und Liquiditätsplan. Das erste Jahr läuft Monat für Monat, Jahr 2 und 3 als Jahressumme. Krankenversicherung, Einkommensteuer und Gewerbesteuer schätzt die Vorlage aus dem Gewinn. Sie zeigt Gewinnschwelle und Mindestumsatz, ob Zins und Tilgung aus dem Geschäft bezahlt werden können, und rechnet Zahlungsziele der Kunden, Annuitätendarlehen, Personal mit Arbeitgeberanteil und Investitionen in späteren Jahren mit. Ein Härtetest zeigt mit zwei Eingaben, was bei weniger Umsatz oder späterem Start passiert. Das Blatt „Prüfung“ fasst elf Prüfpunkte zusammen, vom Kontostand bis zur Kleinunternehmergrenze. Eingetragen ist das Beispiel von dieser Seite; die Formeln sind gegen versehentliches Überschreiben geschützt.

Für den Textteil gibt es die Businessplan-Vorlage als Word-Datei; ihr Finanzteil lässt sich mit den Ergebnissen aus der Excel-Vorlage füllen.

Finanzplan erstellen in sieben Schritten

Die Reihenfolge folgt den Zahlen: Erst werden Umsatz, Kosten und Privatbedarf geschätzt, daraus ergibt sich, wie viel Kapital nötig ist und ob es reicht.

1. Umsatz planen: je Leistung Menge mal Preis, Monat für Monat.
2. Kosten und Personal planen: Fixkosten, variable Kosten, Löhne mit Arbeitgeberanteil.
3. Privatbedarf festlegen: was die Gründer zum Leben brauchen.
4. Kapitalbedarf ermitteln: Investitionen, Gründungskosten, Anlaufzeit, Reserve.
5. Finanzierung klären: Eigenkapital, Kredite, Zuschüsse.
6. Rentabilität rechnen: Ergebnis je Jahr und Vergleich mit dem Privatbedarf.
7. Liquidität prüfen: Kontostand Monat für Monat.

1. Umsatzplanung

Der Umsatz ist die unsicherste Zahl im Finanzplan und zugleich die wichtigste. Gerechnet wird von unten: erreichbare Kunden mal Aufträge je Kunde mal Preis, getrennt nach Leistungen oder Produktgruppen. Jede Annahme braucht eine Begründung, etwa Kundengespräche, schriftliche Absichtserklärungen, Preise des Wettbewerbs oder Erfahrungswerte aus der Branche.

• Anlaufzeit: Kunden kommen selten ab dem ersten Tag. Die Mengen in den ersten Monaten niedrig ansetzen und langsam steigern.
• Saison: Schwankungen über das Jahr in die Monatswerte einrechnen.
• Kapazität: Wer allein arbeitet, kann nur eine begrenzte Zahl Stunden abrechnen. Urlaub, Krankheit, Verwaltung und Akquise gehen davon ab.
• Netto: Umsätze ohne Umsatzsteuer planen. Die Umsatzsteuer erscheint nur im Liquiditätsplan.

2. Kosten und Personal planen

Fixkosten fallen unabhängig vom Umsatz an: Miete, Software, Versicherungen und Beiträge, Telefon und Internet, laufende Werbung, Steuerbüro. Variable Kosten wie Material, Wareneinsatz oder zugekaufte Leistungen steigen mit dem Umsatz und werden am besten als Anteil vom Umsatz geplant. Für das zweite und dritte Jahr eine Kostensteigerung ansetzen.

Personal kostet mehr als den Bruttolohn: Für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte zahlt der Arbeitgeber seinen Anteil an Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, dazu Umlagen und den Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Für Minijobs gelten eigene Pauschalabgaben. Im Plan steht, ab welchem Monat wer mit wie vielen Stunden eingestellt wird.

3. Lebenshaltungskosten und Privatentnahmen

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es kein Gehalt. Gründerinnen und Gründer leben von dem, was sie aus dem Unternehmen entnehmen, und das muss der Gewinn hergeben. Deshalb gehört der private Bedarf in den Finanzplan: Miete, Lebensunterhalt, Versicherungen, Altersvorsorge und Steuern. Bei GmbH und UG steht das Gehalt der Geschäftsführung dagegen unter den Personalkosten.

• Kranken- und Pflegeversicherung: Freiwillig gesetzlich versicherte Selbstständige zahlen Beiträge aus ihrem Gewinn, mindestens aus 1.318,33 € im Monat (§ 240 SGB V). Die Kasse setzt den Beitrag vorläufig fest und rechnet nach dem Steuerbescheid nach; mit dem Gewinn steigt also auch der Beitrag. Wer künstlerisch oder publizistisch arbeitet, ist oft über die Künstlersozialkasse versichert und zahlt dann etwa die Hälfte der Beiträge.
• Einkommensteuer: Sie steigt mit dem Gewinn. Bei Gewerbebetrieben wird ein Teil der Gewerbesteuer darauf angerechnet (§ 35 EStG). Nach der ersten Steuererklärung setzt das Finanzamt in der Regel Vorauszahlungen fest, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG). Ohne Rücklage im ersten Jahr treffen im zweiten Jahr Nachzahlung und Vorauszahlungen zusammen.
• Altersvorsorge und Versicherungen: eigene Vorsorge, Haftpflicht, Berufsunfähigkeit. Manche Selbstständige sind in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert; das vor dem Start klären.
• Andere Einkünfte: Gründungszuschuss oder das Einkommen des Partners senken den Betrag, den das Unternehmen tragen muss. Der Gründungszuschuss gehört deshalb in die Lebenshaltung, nicht zusätzlich in die Finanzierung.

4. Kapitalbedarfsplan

Der Kapitalbedarf ist die Summe dessen, was vor und kurz nach dem Start bezahlt werden muss, bis das Geschäft sich selbst trägt:

• Investitionen: Ausstattung, Maschinen, Fahrzeug, Einrichtung, am besten mit Angeboten belegt.
• Gründungs- und Anlaufkosten: Beratung, Anmeldungen, bei der GmbH Notar und Handelsregister, Website.
• Markteinführung: Werbung zum Start, Messen, Eröffnung.
• Erstes Warenlager im Handel und in der Produktion, dazu Kautionen, etwa für die Miete.
• Betriebsmittel für die Anlaufzeit: die Summe der Fehlbeträge aus den Monaten, in denen die Einnahmen nicht für laufende Kosten, Zinsen und Privatentnahmen reichen. Sie ergibt sich aus dem Liquiditätsplan.
• Reserve für Unvorhergesehenes.

Die Reserve ist kein Luxus. Laut KfW-Gründungsmonitor 2026 hat knapp die Hälfte der Gründerinnen und Gründer des Jahres 2025 die Finanzierung wie geplant umgesetzt, rund drei von zehn mussten mehr Kapital einsetzen als geplant. Wer Investitionen mit Angeboten belegt und die Anlaufzeit aus dem Liquiditätsplan ableitet, schätzt genauer.

5. Finanzierungsplan

Der Finanzierungsplan zeigt, woher das Geld kommt. Seine Summe muss den Kapitalbedarf mindestens decken.

6. Rentabilitätsvorschau

Die Rentabilitätsvorschau, auch Ertragsvorschau oder Rentabilitätsplan genannt, zeigt, ob das Unternehmen Gewinn erwirtschaftet. Sie ist aufgebaut wie eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung für jedes der drei Planjahre:

Investitionen gehen nicht mit dem Kaufpreis in die Vorschau, sondern verteilt über die Nutzungsdauer als Abschreibung; die Nutzungsdauer richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen. Für Computerhardware und Software darf laut BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto dürfen im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Ein Kredit ist kein Ertrag und seine Tilgung kein Aufwand.

Gewerbesteuer zahlen nur Gewerbebetriebe, Freie Berufe nicht. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 €; der Rest des Gewinns wird mit der Steuermesszahl von 3,5 % und dem Hebesatz der Gemeinde multipliziert (§ 11 GewStG). Bei Einzelunternehmern wird das Vierfache des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet, höchstens die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer (§ 35 EStG).

Aus der Vorschau ergeben sich zwei Kennzahlen, auf die Banken und Kammern schauen: die Gewinnschwelle, also der Umsatz, bei dem das Ergebnis null ist, und der Mindestumsatz, der zusätzlich die Privatentnahmen deckt. Man teilt dazu die festen Kosten, bei der zweiten Zahl zuzüglich Privatentnahmen, durch den Anteil, der vom Umsatz nach Material und Fremdleistungen übrig bleibt.

Eine Unterdeckung im ersten Jahr ist bei vielen Gründungen normal. Sie muss aber im Kapitalbedarf als Betriebsmittel finanziert sein, und in den Folgejahren sollte das Ergebnis den Privatbedarf decken. Sonst trägt sich das Vorhaben in dieser Form nicht.

7. Liquiditätsplan

Der Liquiditätsplan zeigt Monat für Monat, ob genug Geld auf dem Konto ist. Er enthält alle Ein- und Auszahlungen, auch die, die in der Rentabilitätsvorschau fehlen: Eigenkapital und Kreditauszahlung, Investitionen mit dem vollen Kaufpreis, Tilgung, Privatentnahmen und die Umsatzsteuer. Das erste Jahr wird monatlich geplant; für Jahr 2 und 3 genügen oft Jahreswerte, manche Banken wollen auch das zweite Jahr monatlich oder je Quartal sehen. Der Kontostand darf in keinem Monat unter null fallen.

• Zahlungsziele: Kunden zahlen oft erst nach 14 oder 30 Tagen. Die Einzahlungen entsprechend später ansetzen.
• Umsatzsteuer: Wer nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, nimmt Umsatzsteuer ein und führt sie ab, in der Regel schon für den Monat der Leistung, auch wenn der Kunde später zahlt. Im Gründungsjahr und im Folgejahr wird die Voranmeldung grundsätzlich monatlich abgegeben (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG); für die Jahre bis 2026 entscheidet bei Gründungen nach einer befristeten Ausnahme die voraussichtliche Steuer. Die Vorsteuer aus Investitionen kommt erst mit der Voranmeldung zurück, muss also vorfinanziert werden.
• Kleinunternehmerregelung: Sie setzt voraus, dass der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 UStG). Wer im Plan darüber liegt, kalkuliert von Anfang an mit Umsatzsteuer.
• Einmalige Zahlungen: Jahresbeiträge für Versicherungen, Kammerbeitrag und Steuernachzahlungen im richtigen Monat eintragen.

Hier geht es um den Plan vor der Gründung. Nach dem Start wird die Liquidität laufend weitergeplant, rollierend für die nächsten 13 Wochen und 12 Monate; wie das geht, steht unter Liquiditätsplanung, mit eigener Excel-Vorlage für den laufenden Betrieb. Was Liquidität als Begriff bedeutet, erklärt das Lexikon.

Beispiel: Finanzplan einer Grafikdesignerin

Ausgedachtes Beispiel, gerechnet mit der Vorlage (Stand November 2026): Eine Grafikdesignerin meldet ein Gewerbe als Einzelunternehmen an, arbeitet allein und ist umsatzsteuerpflichtig; ihre Gemeinde hat einen Hebesatz von 400 Prozent. Je Gestaltungsprojekt berechnet sie 850 Euro netto, 20 Prozent davon gehen für Fremdleistungen wie Druck und Bildrechte ab. Im ersten Monat plant sie zwei Projekte, ab dem neunten Monat sechs, im zweiten Jahr 84 und im dritten 96. Ihre Fixkosten betragen 1.200 Euro im Monat. Privat braucht sie 1.950 Euro im Monat für Miete, Lebensunterhalt, Altersvorsorge und Versicherungen, dazu Krankenversicherung und Einkommensteuer, die mit dem Gewinn steigen. Sie ist freiwillig gesetzlich versichert, nicht über die Künstlersozialkasse.

Kapitalbedarf und Finanzierung

Rentabilitätsvorschau für drei Jahre

Im ersten Jahr fehlen rund 13.600 Euro zu den Privatentnahmen. Sie sind über die Betriebsmittel im Kapitalbedarf finanziert; der Kontostand sinkt im ersten Jahr nicht unter rund 5.660 Euro. Ab dem zweiten Jahr trägt sich das Geschäft: Die Gewinnschwelle liegt dann bei rund 19.500 Euro Umsatz, der Mindestumsatz einschließlich Privatentnahmen bei rund 61.700 Euro, geplant sind 71.400 Euro. Der Härtetest zeigt die Grenzen: Mit einem Drittel weniger Umsatz rutscht das Konto im ersten Jahr auf rund −3.700 Euro, und auch im dritten Jahr bleibt eine Unterdeckung. Beginnen die Umsätze drei Monate später, fehlen im ersten Jahr rund 4.800 Euro. Beides lässt sich in der Vorlage mit zwei Eingaben prüfen.

Typische Fehler im Finanzplan

• Umsatz zu früh zu hoch, ohne Anlaufzeit und ohne Beleg für die Annahmen.
• Netto und brutto vermischt.
• Privatbedarf, Krankenversicherung und Steuerrücklage vergessen.
• Kredit als Einnahme in der Rentabilitätsvorschau oder Investition mit dem vollen Kaufpreis als Kosten.
• Keine Reserve für Verzögerungen und unerwartete Kosten.
• Zahlungsziele und Saison im Liquiditätsplan nicht berücksichtigt.
• Teilpläne passen nicht zusammen: Kapitalbedarf und Finanzierung sind unterschiedlich hoch, Zahlen im Textteil weichen vom Finanzplan ab.

Was Bank und fachkundige Stelle prüfen

Die Bank prüft vor allem die Kapitaldienstfähigkeit: ob Zinsen und Tilgung aus dem laufenden Geschäft bezahlt werden können. Gerechnet wird Ergebnis plus Abschreibungen plus Zinsen minus Privatentnahmen; das muss mindestens Zins und Tilgung decken. Im Beispiel sind es im zweiten Jahr rund 6.160 Euro bei 3.600 Euro Zins und Tilgung. Außerdem zählen das eingebrachte Eigenkapital und belegte Annahmen. Für den Gründungszuschuss nimmt eine fachkundige Stelle Stellung zur Tragfähigkeit der Gründung, etwa eine Kammer, ein Fachverband oder ein Kreditinstitut (§ 93 Abs. 2 SGB III). Grundlage ist in beiden Fällen der Finanzplan mit dem Businessplan.

Häufige Fragen

Quellen

1. Statistik KfW-Gründungsmonitor 2026S. 13, Finanzmitteleinsatz 2025 · KfW Research · abgerufen 2.11.2026
2. Behörde Merkblatt ERP-Gründerkredit – StartGeld (067)KfW · Stand 18.6.2026
3. Gesetz Gesetz zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft, § 9§ 9 Abs. 1 StabG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
4. Gesetz Einkommensteuergesetz, § 37 Einkommensteuer-Vorauszahlung§ 37 Abs. 1 und 3 EStG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
5. Gesetz Einkommensteuergesetz, § 35 Steuerermäßigung bei Einkünften aus Gewerbebetrieb§ 35 Abs. 1 EStG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
6. Gesetz Einkommensteuergesetz, § 6 Bewertung§ 6 Abs. 2 EStG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
7. Gesetz Gewerbesteuergesetz, § 11 Steuermesszahl und Steuermessbetrag§ 11 Abs. 1 und 2 GewStG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
8. Gesetz Umsatzsteuergesetz, § 18 Besteuerungsverfahren§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
9. Gesetz Umsatzsteuergesetz, § 19 Besteuerung der Kleinunternehmer§ 19 Abs. 1 UStG · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
10. Gesetz Sozialgesetzbuch Fünftes Buch, § 240 Beitragspflichtige Einnahmen freiwilliger Mitglieder§ 240 Abs. 4 SGB V · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026
11. Gesetz Sozialgesetzbuch Drittes Buch, § 93 Gründungszuschuss§ 93 Abs. 2 SGB III · Bundesministerium der Justiz · abgerufen 2.11.2026

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