Kurz beantwortet
Die EÜR stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber; sie gilt für Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind (§ 4 Abs. 3 EStG). Digital organisiert heißt: Belege sofort erfassen, Geschäftskonto mit der Software verbinden und die Anlage EÜR elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Wer die EÜR nutzen darf
Die Einnahmenüberschussrechnung dürfen alle nutzen, die nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind und freiwillig keine Bücher führen (§ 4 Abs. 3 EStG). Gewerbetreibende werden buchführungspflichtig, wenn sie mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr erzielen und das Finanzamt sie dazu auffordert (§ 141 AO). GmbH, UG und andere Kaufleute kraft Rechtsform bilanzieren immer. Freiberufler bleiben unabhängig vom Umsatz bei der EÜR.
Das Prinzip: Zufluss und Abfluss
In der EÜR zählt, wann Geld fließt, nicht wann die Rechnung geschrieben wurde: Einnahmen gehören in das Jahr, in dem sie eingehen, Ausgaben in das Jahr, in dem sie bezahlt werden (§ 11 EStG). Eine Ausnahme sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz vor oder nach dem Jahreswechsel; sie zählen zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Größere Anschaffungen werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben; geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € dürfen sofort abgesetzt werden.
Was in die EÜR gehört
- Betriebseinnahmen: bezahlte Rechnungen, Bareinnahmen, die vereinnahmte Umsatzsteuer und Erstattungen des Finanzamts, außerdem private Nutzung betrieblicher Sachen, etwa des Firmenwagens.
- Betriebsausgaben: alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG): Waren und Material, Miete, Telefon, Software, Versicherungen des Betriebs, Fortbildung, Fahrtkosten, die bezahlte Vorsteuer und die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer.
- Abschreibungen: Anschaffungen über der GWG-Grenze werden über die Nutzungsdauer verteilt.
- Durchlaufende Posten, die im Namen und für Rechnung eines anderen eingenommen und ausgegeben werden, etwa verauslagte Gebühren für Kunden, bleiben draußen (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG).
- Bewirtung von Geschäftspartnern ist nur zu 70 Prozent abziehbar, und nur mit schriftlichen Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Anlagegüter wie Computer, Maschinen oder Fahrzeuge gehören in ein laufend geführtes Verzeichnis mit Anschaffungstag und Anschaffungskosten (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG). Gute Buchhaltungsprogramme führen dieses Anlageverzeichnis mit und rechnen die Abschreibung jedes Jahr automatisch. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus; bei ihnen ist die gezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen einfach Teil der Ausgabe.
Beispiel: EÜR eines Ein-Personen-Betriebs
| Position | Betrag |
|---|---|
| Honorare (netto, im Jahr eingegangen) | 62.000 € |
| vereinnahmte Umsatzsteuer | 11.780 € |
| Betriebseinnahmen gesamt | 73.780 € |
| Miete Arbeitsraum, Telefon, Software | 6.400 € |
| Fahrtkosten und Fortbildung | 2.300 € |
| Abschreibung Laptop und Büromöbel | 900 € |
| gezahlte Vorsteuer | 1.650 € |
| an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer | 9.900 € |
| Betriebsausgaben gesamt | 21.150 € |
| Gewinn | 52.630 € |
So wird die EÜR digital organisiert
- Geschäftskonto verbinden: Die Buchhaltungssoftware übernimmt alle Zahlungen automatisch; private Zahlungen laufen über ein anderes Konto, siehe Geschäftskonto.
- Belege sofort erfassen: Papierbelege per App fotografieren, E-Mail-Rechnungen und E-Rechnungen direkt hochladen oder weiterleiten. Jede Buchung braucht einen Beleg.
- Regeln für wiederkehrende Buchungen anlegen: Miete, Telefon, Software-Abos werden automatisch einer Kategorie zugeordnet.
- Monatlich abstimmen: offene Posten prüfen, fehlende Belege nachfordern, Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den Daten erstellen.
- Jahresabschluss übermitteln: Die Anlage EÜR wird nach amtlichem Datensatz elektronisch an das Finanzamt geschickt, über ELSTER oder direkt aus der Software (§ 60 Abs. 4 EStDV).
Eine klare Struktur ist dabei wichtiger als das Programm: einheitliche Ablage, feste Zuständigkeiten und regelmäßige Termine, siehe auch diese Hinweise zur Organisation der Einnahmenüberschussrechnung. Für die konkrete Umsetzung der Einnahmenüberschussrechnung gibt es Software, die Belegerfassung, Kontoanbindung und Übermittlung an das Finanzamt verbindet.
Pflichten, die digital mitgedacht werden müssen
- Ordnungsgemäß aufzeichnen: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet; Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich (§ 146 Abs. 1 AO).
- Aufbewahren: Buchungsbelege 8 Jahre, übrige Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Digitale Belege müssen unveränderbar und lesbar bleiben.
- E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren; ein Ausdruck genügt nicht, siehe E-Rechnung.
- Lohn: Wer Beschäftigte hat, übernimmt Lohnkosten aus der Lohnabrechnung in die EÜR; Schnittstellen sparen doppelte Eingaben.
Termine im Jahr
| Wann | Was |
|---|---|
| laufend | Belege erfassen, Bareinnahmen und -ausgaben täglich aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO) |
| bis zum 10. nach Ablauf des Monats oder Quartals | Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln und zahlen (§ 18 Abs. 1 UStG); monatlich, wenn die Steuer im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug, sonst vierteljährlich. Mit Dauerfristverlängerung einen Monat später (§ 46 UStDV), bei monatlicher Abgabe gegen eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahressumme (§ 47 UStDV) |
| 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember | Einkommensteuer-Vorauszahlungen, wenn das Finanzamt sie festgesetzt hat (§ 37 Abs. 1 EStG) |
| bis 31. Juli des Folgejahres | Steuererklärung mit Anlage EÜR (§ 149 Abs. 2 AO) |
| bis Ende Februar des zweiten Folgejahres | dieselbe Erklärung, wenn eine Steuerberatung sie erstellt (§ 149 Abs. 3 AO) |
Typische Fehler
- Private und betriebliche Zahlungen über dasselbe Konto, sodass sich die Ausgaben nicht mehr sauber trennen lassen
- Umsatzsteuer vergessen: Die vereinnahmte Umsatzsteuer ist eine Einnahme, die Zahlung an das Finanzamt eine Ausgabe
- Große Anschaffungen sofort abgesetzt statt abgeschrieben
- Belege fehlen oder sind nur als Foto ohne lesbaren Inhalt vorhanden
- Bewirtungsbelege ohne Angaben zu Anlass und Teilnehmern
- Kein Geld für Steuernachzahlungen zurückgelegt, siehe Rücklagen auf einem Unterkonto
Wann eine Beratung sinnvoll ist
- Abschreibungen, Fahrzeug, Arbeitszimmer, Wechsel zur Bilanz: Steuerberatung
- Auswahl einer Buchhaltungssoftware: Steuerberatung fragen, welche Programme sie anbindet
Häufige Fragen
Muss die EÜR elektronisch abgegeben werden?
Ja. Die Anlage EÜR ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln, etwa über ELSTER (§ 60 Abs. 4 EStDV). Nur in Härtefällen erlaubt das Finanzamt auf Antrag Papier.
Wer darf die EÜR verwenden?
Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht buchführungspflichtig sind, also bei Gewerbetreibenden höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn (§ 4 Abs. 3 EStG, § 141 AO). GmbH und UG bilanzieren immer.
Wann zählt eine Einnahme in der EÜR?
Im Jahr, in dem das Geld eingeht (§ 11 Abs. 1 EStG). Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz vor oder nach dem Jahreswechsel zählen zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Gehört die Umsatzsteuer in die EÜR?
Ja, wer nicht Kleinunternehmer ist, erfasst die vereinnahmte Umsatzsteuer als Einnahme und die gezahlte Vorsteuer sowie die Zahlungen an das Finanzamt als Ausgaben.
Bis wann muss die EÜR beim Finanzamt sein?
Mit der Steuererklärung bis 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO). Erstellt eine Steuerberatung die Erklärung, gilt grundsätzlich das Ende Februar des zweiten Folgejahres (§ 149 Abs. 3 AO).
Quellen
- Gesetz Einkommensteuergesetz
- Gesetz Einkommensteuergesetz, § 37
- Gesetz Einkommensteuer-Durchführungsverordnung, § 60
- Gesetz Abgabenordnung
- Gesetz Umsatzsteuergesetz, § 18
- Gesetz Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
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