Kurz beantwortet
Lohnsoftware lohnt sich, sobald mehrere Beschäftigte mit unterschiedlichen Vertragsarten, Zuschlägen oder Minijobs abgerechnet werden. Sie rechnet Steuer und Sozialabgaben mit aktuellen Werten und übermittelt die Meldungen aus einem systemgeprüften Programm, was eine Tabelle nicht kann.
Irgendwann kippt das. Neue Beschäftigte kommen hinzu, Minijobs, Überstunden, Zuschläge, ein Dienstwagen. Die Datei wächst und mit ihr das Risiko, dass ein Fehler erst auffällt, wenn das Geld längst überwiesen ist. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Woran erkennt man den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel?
Warum die Tabelle so lange überlebt
Tabellen sind vertraut, kosten nichts extra und lassen sich beliebig anpassen. Genau diese Freiheit wird mit der Zeit zum Problem, weil jede Anpassung eine neue Fehlerquelle schafft und oft nur die Person, die sie gebaut hat, alle Formeln versteht.
Bei der Digitalisierung im Unternehmen tauchen selbst gebaute Listen deshalb regelmäßig als sogenannte Schatten-IT auf: Sie liegen außerhalb geregelter Abläufe, sind schwer nachvollziehbar und erzeugen Medienbrüche, weil Daten aus Zeiterfassung, Personalakte und Buchhaltung von Hand übertragen werden müssen.
Eine Datei ist digital, aber nicht automatisch
Der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung zeigt sich bei der Lohnabrechnung besonders deutlich. Eine Tabelle ersetzt das Papier, der Ablauf bleibt aber manuell: Stunden werden abgetippt, Beitragssätze von Hand nachgetragen, Summen kopiert. Automatisiert ist ein Ablauf erst, wenn Software diese Schritte selbst erledigt und dabei prüft, ob die Eingaben plausibel sind.
Hinzu kommt eine Pflicht, die eine Tabelle grundsätzlich nicht erfüllen kann. Meldungen an die Sozialversicherung gehen elektronisch aus Programmen oder Ausfüllhilfen, die eine Systemprüfung nach den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger bestanden haben (§ 28a SGB IV, § 22 DEÜV). Wer seine Löhne in einer Tabelle berechnet, tippt die Ergebnisse also ein zweites Mal in ein anderes Werkzeug. Das frühere kostenlose Portal sv.net wurde am 30.06.2024 abgeschaltet; sein Nachfolger, das SV-Meldeportal, ist eine Ausfüllhilfe für Meldungen und rechnet selbst keine Löhne.
Berechnung, Prüfung und Meldung in einem System
Eine moderne Lohnsoftware bündelt Berechnung, Prüfung und Übermittlung an einem Ort. Paychex zum Beispiel gleicht Eingaben nach eigenen Angaben sofort auf Plausibilität ab, erstellt vor dem Abschluss eine Probeabrechnung und schickt die fälligen Meldungen anschließend über eine gesicherte Verbindung an die Sozialversicherungsträger. Rückmeldungen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeit landen ebenfalls digital im System, und vorhandene Daten lassen sich per Tabellen-Import übernehmen. Solche Funktionen sollten Sie bei jedem Anbieter prüfen.
Die Beschäftigten merken den Wechsel ebenfalls. Über einen eigenen Zugang sehen sie Abrechnungen und Bescheinigungen ein, wann immer sie diese brauchen. Die Abrechnung muss ihnen ohnehin in Textform erteilt werden (§ 108 GewO); ein PDF im Portal erfüllt das und erspart E-Mails mit sensiblen Anhängen.
Gesetzliche Änderungen kommen regelmäßig
Wie oft sich die Grundlagen verschieben, zeigt die Übersicht des Bundesarbeitsministeriums zu den Anpassungen des Mindestlohns. Seit der Einführung 2015 mit 8,50 Euro wurde die Lohnuntergrenze immer wieder angehoben, derzeit liegt sie bei 13,90 € je Stunde; beschlossene Erhöhungen stehen in der Tabelle Werte. Über die Anpassungen beschließt eine Kommission aus Arbeitgebern und Gewerkschaften alle zwei Jahre (§ 9 MiLoG), die Bundesregierung setzt sie per Verordnung um.
Jede neue Stufe muss in der Abrechnung ankommen. Die Minijob-Grenze hängt seit Oktober 2022 am Mindestlohn: Sie entspricht zehn Wochenstunden zum Mindestlohn (§ 8 Abs. 1a SGB IV) und liegt derzeit bei 603 € im Monat. Steigt der Stundenlohn, ändert sich damit auch, wie viele Stunden im Minijob möglich sind. Hinzu kommen jedes Jahr neue Beitragsbemessungsgrenzen und oft neue Beitragssätze. In einer Tabelle muss jemand daran denken, all das rechtzeitig einzutragen. Eine gepflegte Software bringt die Werte mit dem Update mit.
Lohndaten gehören nicht auf ein Gruppenlaufwerk
Kaum eine Datei im Unternehmen ist so sensibel wie die Lohntabelle. Sie enthält Bankverbindungen und Steuermerkmale, über das Kirchensteuermerkmal indirekt die Religionszugehörigkeit und über Krankheitstage auch Gesundheitsdaten. Liegt sie auf einem gemeinsamen Laufwerk oder geht sie per E-Mail an die Steuerberatung, lässt sich kaum nachvollziehen, wer sie geöffnet oder kopiert hat.
Eine Abrechnungsplattform regelt den Zugriff über Rollen und Rechte, protokolliert Änderungen und speichert die Daten verschlüsselt, bei vielen Anbietern in Rechenzentren in Deutschland. Mit dem Anbieter schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für die Datenschutzpflichten des Arbeitgebers ist das eine deutlich solidere Grundlage als eine Datei mit Passwortschutz.
Fünf Signale für den Umstieg
Ab welcher Größe sich der Wechsel lohnt, hängt weniger an einer festen Zahl als an der Vielfalt der Fälle. Diese Anzeichen sprechen dafür:
- mehr als drei oder vier Beschäftigte mit unterschiedlichen Vertragsarten
- variable Bestandteile wie Zuschläge, Provisionen oder Sachbezüge
- Minijobs, deren Stunden bei jeder Mindestlohnstufe neu berechnet werden müssen
- Korrekturen, die erst nach der Überweisung auffallen
- eine einzige Person, ohne die niemand die Datei bedienen kann
Die Rechnung aufmachen
Zuerst gehört die eigene Arbeitszeit auf den Zettel. Wer jeden Monat vier Stunden an der Tabelle sitzt und anschließend eine Stunde lang Meldungen überträgt, kommt auf rund sechzig Stunden im Jahr, Rückfragen der Belegschaft noch nicht eingerechnet. Dem steht bei einer Software meist eine monatliche Grundgebühr plus ein Betrag je abgerechneter Person gegenüber. Holen Sie zwei oder drei Angebote für Ihre Zahl an Beschäftigten ein und rechnen Sie die eigene Zeit mit Ihrem Stundensatz dagegen.
Schwerer zu beziffern, aber oft entscheidend sind die vermiedenen Fehler. Eine falsch berechnete Nachzahlung, eine verspätete Meldung oder eine Beanstandung bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung kosten schnell mehr als ein Jahr Softwarenutzung.
Den Wechsel sauber planen
Als Stichtag bietet sich der Beginn eines neuen Jahres oder Quartals an, denn dann starten die aufsummierten Jahreswerte neu. Vorher lohnt es sich, die Stammdaten aller Beschäftigten zu bereinigen, von der Steuer-ID bis zur Krankenkasse. Ein Monat im Parallelbetrieb zeigt, ob beide Rechenwege zum selben Ergebnis kommen, und gibt allen Beteiligten Sicherheit. Die alten Lohnkonten bleiben aufbewahrungspflichtig, bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG).
Wer unsicher ist, ob er die Abrechnung künftig allein stemmen möchte, findet Modelle mit gestaffelter Unterstützung. Manche Anbieter verbinden die Software mit einem Service-Team, das bei Fachfragen hilft oder die Prüfung ganz übernimmt, ohne dass die Plattform gewechselt werden muss. So lässt sich klein anfangen und später erweitern.
Die Tabelle hat ihren Platz am Anfang eines Unternehmens. Sobald die Abrechnung aber mehr Zeit verlangt als eine Stunde im Monat und mehr als eine Person sie verstehen muss, ist sie meist teurer als die Alternative. Wer den Wechsel dann bewusst plant, gewinnt Verlässlichkeit und die Gewissheit, dass Änderungen nicht mehr vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängen.
Häufige Fragen
Darf ich die Lohnabrechnung mit Excel machen?
Berechnen dürfen Sie Löhne auch in einer Tabelle. Die Meldungen an die Sozialversicherung müssen aber elektronisch aus einem systemgeprüften Programm oder einer geprüften Ausfüllhilfe kommen (§ 28a SGB IV, § 22 DEÜV), und Sie tragen das Risiko für Rechenfehler und veraltete Werte.
Gibt es sv.net noch?
Nein. sv.net wurde am 30.06.2024 abgeschaltet. Nachfolger ist das SV-Meldeportal, eine Ausfüllhilfe für Meldungen und den Abruf von Bescheinigungen, die keine Löhne berechnet.
Zu welchem Zeitpunkt wechsle ich am besten auf Lohnsoftware?
Am einfachsten zum Jahres- oder Quartalsbeginn, weil dann die aufsummierten Werte neu beginnen. Planen Sie einen Monat Parallelbetrieb ein und bereinigen Sie vorher die Stammdaten.
Quellen
- Behörde Einführung und Anpassungen des Mindestlohns
- Gesetz Mindestlohngesetz
- Gesetz Viertes Buch Sozialgesetzbuch
- Gesetz Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung
- Gesetz Gewerbeordnung
- Gesetz Einkommensteuergesetz
- Behörde Denken Sie daran: SV-Meldeportal löst sv.net ab (26.06.2024)
Mehr dazu
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- Zeiterfassung Zeiterfassung: Pflicht und Auswahl
- Minijob neben der Selbstständigkeit Minijob neben der Selbstständigkeit