Definition
Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Felder: sofort erledigen, terminieren, delegieren oder streichen.
Eine verbreitete Technik im Selbst- und Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix. Den Namen verdankt es dem früheren General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890–1969). In einer Rede 1954 zitierte er einen früheren Hochschulpräsidenten: Er habe zwei Arten von Problemen, dringende und wichtige; die dringenden seien nicht wichtig und die wichtigen nie dringend. Die Matrix selbst haben erst spätere Zeitmanagement-Autoren daraus entwickelt, bekannt gemacht hat sie unter anderem Stephen R. Covey 1989.
Die Grundidee ist eine Einteilung der Aufgaben nach den zwei Merkmalen Dringlichkeit und Wichtigkeit. So entsteht eine Matrix mit vier Quadranten und Aufgaben der Kategorien A, B, C oder D.
| dringend | nicht dringend | |
|---|---|---|
| wichtig | A: Sofort selbst erledigen wichtig und dringend | B: Terminieren und selbst erledigen wichtig, nicht dringend |
| nicht wichtig | C: Delegieren dringend, nicht wichtig | D: Nicht bearbeiten weder wichtig noch dringend |
Die vier Quadranten im Überblick
| Feld | Merkmal | Was tun | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| A | wichtig und dringend | sofort selbst erledigen | Krisen und Fristen; sollten auf Dauer weniger werden |
| B | wichtig, nicht dringend | Termin setzen, selbst erledigen | Ziele, Planung, Weiterbildung; werden dringend, wenn sie liegen bleiben; gehören in die leistungsstärksten Stunden |
| C | dringend, nicht wichtig | abgeben oder bündeln | Routine und Unterbrechungen; selbst erledigt in leistungsschwächeren Zeiten |
| D | weder wichtig noch dringend | streichen | Zeitdiebe, die nichts zum Ziel beitragen |
Den größten Nutzen bringt das Feld B. Wer dort regelmäßig Zeit einplant, hat später weniger A-Aufgaben, weil weniger Dinge zur Krise werden.
Die Eisenhower-Matrix anwenden: so geht es
- Aufgaben sammeln: alles aufschreiben, was ansteht, auch Kleinkram.
- Zwei Fragen je Aufgabe: Bringt sie mich meinem Ziel näher (wichtig)? Muss sie bald erledigt sein, sonst entsteht ein Nachteil (dringend)?
- Einsortieren: jede Aufgabe in eines der vier Felder eintragen.
- Handeln: A sofort, B mit festem Termin im Kalender, C abgeben oder in einem Block erledigen, D streichen.
- Regelmäßig prüfen: die Matrix täglich oder zum Wochenstart neu ordnen; Aufgaben wandern, wenn Fristen näher rücken.
Beispiel: Wochenstart im Malerbetrieb
Die Inhaberin eines Malerbetriebs mit sechs Beschäftigten sortiert am Montagmorgen ihre Aufgaben:
| Aufgabe | Wichtig? | Dringend? | Feld | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Kunde meldet Wasserfleck an frisch gestrichener Decke | ja | ja | A | heute hinfahren |
| Angebot für eine Hausverwaltung, Abgabe Mittwoch | ja | ja | A | heute fertigstellen |
| Preise für das nächste Jahr kalkulieren | ja | nein | B | Donnerstag 7 bis 9 Uhr eintragen |
| Schulung für neue Spritztechnik buchen | ja | nein | B | bis Monatsende erledigen |
| Rückfrage des Großhändlers zur Lieferung | nein | ja | C | an die Bürokraft abgeben |
| Newsletter eines Farbenherstellers lesen | nein | nein | D | abbestellen |
Vorteile und Grenzen
- Vorteile: schnell gelernt, braucht nur Stift und Papier, zeigt auf einen Blick, was wichtig ist und was wegfallen kann, und macht Delegieren zur bewussten Entscheidung.
- Grenzen: Was „wichtig“ und „dringend“ heißt, legt jeder selbst fest. Wer nicht delegieren kann, bleibt auf den C-Aufgaben sitzen. Und bei vielen A- und B-Aufgaben zugleich hilft die Einteilung allein nicht weiter.
Die Forschung stützt den Grundgedanken: Menschen ziehen Aufgaben mit naher Frist vor, selbst wenn sie unwichtig sind und weniger bringen als eine wichtige Aufgabe ohne Frist. Zhu, Yang und Hsee haben diesen „Mere Urgency Effect“ 2018 in Versuchen gezeigt. Genau dagegen setzt die Matrix die Frage nach der Wichtigkeit.
Es hilft, für jede Aufgabe einen Zeitrahmen festzulegen, denn Arbeit dehnt sich oft so weit aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht (sogenanntes Parkinsonsches Gesetz).
Als Faustregel im Zeitmanagement gilt, nur etwa 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen, weil der Rest erfahrungsgemäß für Unvorhergesehenes gebraucht wird. Eine Planung, die die gesamte Zeit verplant, geht selten auf.
Außerdem gehören Erholungsphasen in die Planung, und die persönliche Leistungskurve sollte berücksichtigt werden. Gerade in einem bewegten Umfeld ist eine flexible Planung hilfreich. Ein passender Leitsatz lautet: So viel planen wie nötig, aber so wenig wie möglich.
Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse und Pareto-Prinzip
| Methode | Fragt nach | Ergebnis |
|---|---|---|
| Eisenhower-Matrix | Wichtigkeit und Dringlichkeit | vier Felder mit je einer Handlung: erledigen, terminieren, abgeben, streichen |
| ABC-Analyse | Anteil am Ergebnis oder Aufwand | drei Klassen A, B, C nach Bedeutung, ohne Zeitbezug |
| Pareto-Prinzip | welche wenigen Aufgaben den größten Teil der Wirkung bringen | Schwerpunkt auf die wirksamsten 20 Prozent |
Typische Fehler
- Dringend mit wichtig verwechseln: Ein klingelndes Telefon ist dringend, aber selten wichtig.
- B-Aufgaben nur notieren: Ohne festen Termin im Kalender bleiben sie liegen, bis sie dringend sind.
- Alles ist A: Stehen fast alle Aufgaben im Feld A, sind die Maßstäbe zu weich oder es fehlt Personal.
- Abgeben ohne Kontrolle: Wer C-Aufgaben weitergibt, vereinbart Ergebnis und Termin.
Was heißt das für meinen Betrieb?
Im kleinen Betrieb fehlt oft jemand, an den sich C-Aufgaben abgeben lassen. Dann hilft Bündeln: Rückrufe, Bestellungen und E-Mails in einem festen Zeitblock am Tag erledigen, statt sich ständig unterbrechen zu lassen. Wiederkehrende Routine wie Rechnungsversand oder Terminerinnerungen lässt sich häufig automatisieren. Für B-Aufgaben lohnt ein fester Termin pro Woche, an dem das Telefon umgeleitet wird. Wie sich die Methode mit To-do-Liste und ABC-Methode im Alltag verbinden lässt, zeigt der Ratgeber Aufgaben priorisieren.
Häufige Fragen
Was sind die Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix?
Vorteile: einfach, ohne Werkzeug nutzbar, schafft schnell Überblick und zeigt, was wegfallen kann. Nachteile: Die Einteilung ist subjektiv, wer nicht delegieren kann, bleibt auf C-Aufgaben sitzen, und bei vielen gleichzeitig wichtigen Fristen hilft sie wenig.
Welche Beispiele gibt es für die Eisenhower-Matrix?
Im Handwerksbetrieb etwa: ein Wasserschaden beim Kunden (A, sofort), die Kalkulation der Preise fürs nächste Jahr (B, Termin setzen), eine Rückfrage des Lieferanten (C, abgeben) und ein Werbe-Newsletter (D, streichen).
Was ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend?
Wichtig ist, was zu den eigenen Zielen beiträgt. Dringend ist, was eine nahe Frist hat oder sofort Aufmerksamkeit verlangt. Eine Aufgabe kann das eine sein, ohne das andere zu sein.
Stammt die Eisenhower-Matrix wirklich von Eisenhower?
Nur der Gedanke. Eisenhower zitierte 1954 in einer Rede einen früheren Hochschulpräsidenten mit der Trennung von dringend und wichtig. Die Matrix mit vier Feldern haben später Zeitmanagement-Autoren entwickelt, unter anderem Stephen R. Covey.
Was mache ich mit C-Aufgaben, wenn ich nicht delegieren kann?
In einem festen Zeitblock bündeln, wiederkehrende Schritte automatisieren oder Anfragen höflich ablehnen. Ziel ist, dass sie die Zeit für wichtige Aufgaben nicht zerstückeln.
Verwandte Begriffe
- Pareto-Prinzip (80/20-Regel) 80 Prozent der Wirkung mit 20 Prozent des Aufwands
- Aufgaben priorisieren To-do-Listen und Vorrang im Arbeitsalltag
- Prinzip Grundsatz, nach dem gehandelt wird
Quellen
- Fachliteratur Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois
- Behörde Organisationshandbuch, 4.19 Eisenhower Matrix
- Fachliteratur The Mere Urgency Effect
- Fachliteratur The 7 Habits of Highly Effective People