Definition
ERP (Enterprise-Resource-Planning) ist die Planung und Steuerung aller Ressourcen eines Unternehmens, meist mit einer Software, in der Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Buchhaltung eine gemeinsame Datenbasis nutzen.
Enterprise-Resource-Planning (ERP, auf Deutsch etwa Geschäftsressourcenplanung) ist die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Material, Betriebsmittel sowie Informations- und Kommunikationstechnik zu planen. Unterstützt wird sie durch ein ERP-System.
Beispiel aus dem kleinen Betrieb: Ein Malerbetrieb erstellt Angebot, Materialbestellung, Zeiterfassung und Rechnung in einer Software. Wird ein Angebot angenommen, stehen Positionen und Mengen ohne erneute Eingabe für Bestellung und Rechnung bereit.
| Schritt | ohne gemeinsame Software | mit ERP-System |
|---|---|---|
| Angebot | in der Textverarbeitung geschrieben | aus der Artikel- und Leistungsliste erstellt |
| Materialbestellung | Mengen von Hand übertragen | Bestellvorschlag aus dem Angebot |
| Arbeitszeit | Stundenzettel, später abgetippt | Zeiterfassung direkt am Auftrag |
| Rechnung | Positionen neu eingegeben | aus Auftrag und Zeiten erzeugt |
| Buchhaltung | Belege gehen gesammelt ans Steuerbüro | Daten gehen per Schnittstelle an Buchhaltung oder Steuerbüro |
Was ist ein ERP-System einfach erklärt?
Ein ERP-System ist eine betriebswirtschaftliche Software, in der alle Bereiche eines Unternehmens mit denselben Daten arbeiten. Kunde, Artikel oder Auftrag werden nur einmal angelegt und stehen dann für Einkauf, Lager, Vertrieb und Buchhaltung bereit. Die einzelnen Bereiche sind als Module aufgebaut, die über diese gemeinsame Datenbasis verbunden sind.
Ein ERP-System ist ein Arbeitsinstrument für die Verwaltung der täglichen Geschäftsabläufe. Zu den Kernbereichen gehören Material- und Warenwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Rechnungswesen und Controlling sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Software bildet die geschäftsrelevanten Abläufe und Daten ab, damit Ressourcen sinnvoll eingesetzt und wiederkehrende Abläufe automatisiert werden können.
| Modul | Aufgabe | Beispiel im Betrieb |
|---|---|---|
| Warenwirtschaft und Lager | Artikel, Bestände, Wareneingang | der Mindestbestand einer Farbe ist unterschritten, ein Bestellvorschlag erscheint |
| Einkauf | Bestellungen, Lieferanten, Preise | Bestellung beim Großhändler direkt aus dem Auftrag |
| Vertrieb und Auftrag | Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung | aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick der Auftrag |
| Produktion oder Projekt | Material, Maschinen und Personal planen | Einsatzplan für die Baustellen der Woche |
| Finanzbuchhaltung | Buchungen, offene Posten, Zahlungen | der Zahlungseingang wird der Rechnung zugeordnet |
| Personal | Stammdaten, Arbeitszeiten, Lohn | Stunden aus der Zeiterfassung gehen in die Lohnabrechnung |
| Controlling | Auswertungen und Kennzahlen | Deckungsbeitrag je Auftrag |
- Für viele Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, ist ein ERP-System die Grundlage der Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse.
- ERP-Systeme können umfassend oder spezialisiert aufgebaut sein.
- Eine ERP-Software besteht aus Modulen, die sich für Bereiche wie Customer-Relationship-Management (CRM), Personalverwaltung oder E-Commerce erweitern lassen.
- Kleinere Unternehmen verzichten häufig auf eigene Module für Controlling und Rechnungswesen und nutzen dafür eine Buchhaltungssoftware oder das Steuerbüro.
ERP, CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltungssoftware: der Unterschied
| Software | Schwerpunkt | Passt für |
|---|---|---|
| ERP-System | alle Bereiche mit gemeinsamer Datenbasis | Betriebe mit Lager, Einkauf und mehreren Beschäftigten |
| CRM | Kundenkontakte, Anfragen, Vertrieb | Kontakte und Verkaufschancen im Blick behalten |
| Warenwirtschaft | Artikel, Lager, Einkauf, Verkauf | Handel ohne aufwändige Planung |
| Buchhaltungssoftware | Buchungen, Steuern, Abschluss | Selbstständige und Dienstleister ohne Lager |
| Branchensoftware, etwa für das Handwerk | Angebot, Auftrag und Rechnung für eine Branche | viele Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe; oft ein kleines ERP |
Die Grenzen sind fließend: Viele ERP-Systeme enthalten ein CRM-Modul, und manche Buchhaltungsprogramme bieten eine Warenwirtschaft als Zusatz.
Welche ERP-Systeme gibt es?
Der Markt ist groß. Für Großunternehmen gibt es wenige große Anbieter, für kleine und mittlere Unternehmen viele Anbieter mit Branchenlösungen, etwa für Handwerk, Handel oder Großhandel. Unterscheiden lassen sich:
- On-Premises-Software: Lizenz- und Nutzungsmodell für lokal installierte Programme, vor allem bei größeren Unternehmen.
- Cloud-ERP bzw. Software as a Service: Nutzung über das Internet gegen eine laufende Gebühr, häufig bei kleineren Unternehmen.
Daneben gibt es quelloffene ERP-Systeme (Open Source). Sie senken die Lizenzkosten und lassen sich frei anpassen; Einrichtung, Wartung und Anpassung übernimmt das Unternehmen selbst oder ein Dienstleister.
Alternativen zu Inhouse-ERP-Systemen
Statt eines selbst betriebenen Systems nutzen vor allem kleine und mittlere Unternehmen Software as a Service bzw. Cloud-ERP. Daneben gibt es hybride Lösungen aus lokalem System und Cloud sowie zweistufige ERP-Systeme für Niederlassungen, Werke oder Abteilungen.
On-Premises oder Cloud?
Beim On-Premises-ERP läuft die Software auf eigenen oder gemieteten Servern. Das Unternehmen behält die Kontrolle über Infrastruktur und Daten und kann die Software anpassen, trägt aber hohe Anfangskosten und ist selbst für Betrieb, Updates und Datensicherung verantwortlich. Beim Cloud-ERP stellt ein Anbieter Software und Hardware über das Internet bereit, meist gegen eine monatliche Gebühr; der Anbieter kümmert sich um Updates. Dafür ist das Unternehmen vom Anbieter und von einer stabilen Internetverbindung abhängig und braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO.
Für kleine Betriebe ohne eigene IT ist Cloud-ERP oft die einfachere Wahl, weil die Kosten planbar sind und die Einrichtung wenig Aufwand macht. Größere Unternehmen mit eigener IT und besonderen Anforderungen setzen häufiger auf lokale Systeme. Entscheidend sind Kosten, vorhandene IT und die Frage, wer für Betrieb und Datensicherheit verantwortlich sein soll.
ERP einführen: so geht es
- Abläufe aufschreiben: Welche Geschäftsprozesse sollen in die Software, wo wird heute doppelt getippt?
- Anforderungen festlegen: Muss-Funktionen und Schnittstellen zu Buchhaltung, Onlineshop und Bank; die Software sollte E-Rechnungen empfangen und schreiben können.
- Anbieter vergleichen: Branchenlösungen ansehen, Probezugang nutzen, nach Referenzen aus der eigenen Branche fragen und die Gesamtkosten über mehrere Jahre rechnen.
- Daten übernehmen: Kunden, Artikel und offene Posten bereinigen, bevor sie umziehen.
- Testen und schulen: einen echten Auftrag einmal komplett durchspielen, vom Angebot bis zur Buchung.
- Stichtag wählen: am besten zum Monats- oder Jahresanfang; die alte Software muss für die Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben.
Was heißt das für meinen Betrieb?
Ein Ein-Personen-Betrieb ohne Lager braucht meist kein ERP-System; ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltungssoftware reichen. Ein ERP-System oder eine Branchensoftware lohnt sich, wenn Daten mehrfach eingegeben werden, ein Lager geführt wird oder mehrere Beschäftigte an denselben Aufträgen arbeiten. Wichtig ist, dass die Software E-Rechnungen verarbeitet und Daten an Buchhaltung oder Steuerbüro übergibt. Wie man Schritt für Schritt vorgeht, zeigt der Leitfaden zur Digitalisierung.
Hintergrund und Geschichte von ERP
Vorgänger heutiger ERP-Systeme ist die Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning, MRP) in der Industrie. Daraus entstand die Produktionsressourcenplanung (Manufacturing Resource Planning, MRP II), die neben Material auch Kapazitäten und Finanzen einbezog. ERP-Systeme führten diese Planung mit Vertrieb, Rechnungswesen und Personal in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen und sind heute nicht mehr auf die Industrie beschränkt.
Häufige Fragen
Was heißt ERP auf Deutsch?
ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, auf Deutsch etwa Planung der Unternehmensressourcen: Geld, Personal, Material, Maschinen und Informationen werden gemeinsam geplant und gesteuert.
Sind ERP und SAP das Gleiche?
Nein. ERP bezeichnet eine Art von Software, SAP ist ein Hersteller, der unter anderem ERP-Systeme anbietet. Daneben gibt es viele weitere Anbieter, auch mit Lösungen für kleine Betriebe.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
Ein CRM-System verwaltet Kundenkontakte und Vertrieb, ein ERP-System steuert die Abläufe im ganzen Unternehmen, von Einkauf und Lager bis zur Buchhaltung. Viele ERP-Systeme enthalten ein CRM-Modul.
Braucht ein kleiner Betrieb ein ERP-System?
Nicht unbedingt. Ohne Lager und mit wenigen Beschäftigten reichen oft ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltungssoftware. Ein ERP-System oder eine Branchensoftware lohnt sich, wenn Daten mehrfach eingegeben werden oder mehrere Personen an denselben Aufträgen arbeiten.
Was ist ein Cloud-ERP?
Ein ERP-System, das ein Anbieter über das Internet bereitstellt. Der Betrieb zahlt eine laufende Gebühr, der Anbieter kümmert sich um Server, Updates und Datensicherung. Nötig sind eine stabile Internetverbindung und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO.
Verwandte Begriffe
- Geschäftsprozess Folge von Tätigkeiten mit Ergebnis für Kunden
- CRM: Customer-Relationship-Management Kundenbeziehungen systematisch pflegen
- Fulfillment im E-Commerce Lager, Versand und Retouren im Online-Handel
Quellen
- Fachliteratur Putting the Enterprise into the Enterprise System