Definition
Robotic Process Automation (RPA) ist Software, die regelbasierte, wiederkehrende Arbeitsschritte in bestehenden Programmen über deren Oberfläche so ausführt, wie es ein Mensch tun würde.
Bei der Robotic Process Automation (RPA, deutsch robotergesteuerte Prozessautomatisierung) übernimmt ein Software-Roboter, oft kurz Bot genannt, Routinearbeit am Bildschirm: Er öffnet Programme, liest Daten aus, füllt Felder aus, kopiert Werte und speichert Ergebnisse. Mit Industrierobotern hat das nichts zu tun; der „Roboter“ ist ein Programm.
Beispiel: Ein Großhändler erhält täglich Dutzende Bestellungen per E-Mail mit PDF-Anhang. Ein Software-Roboter liest Kundennummer, Artikel und Mengen aus, trägt sie ins Warenwirtschaftssystem ein und legt Bestellungen, die er nicht eindeutig zuordnen kann, einer Mitarbeiterin zur Prüfung vor.
| Schritt | vorher: Mitarbeiterin | nachher: Software-Roboter |
|---|---|---|
| E-Mail öffnen, PDF-Anhang speichern | von Hand | automatisch beim Eingang |
| Kundennummer, Artikel und Mengen erfassen | abtippen | liest die Felder aus, bei Bedarf mit Texterkennung |
| Bestellung im Warenwirtschaftssystem anlegen | Maske von Hand ausfüllen | füllt die Maske aus und speichert |
| Unklare Bestellung | entscheidet selbst | legt sie der Mitarbeiterin zur Prüfung vor |
Wie funktioniert RPA?
- Ablauf festlegen: Schritte, Regeln und Ausnahmen werden beschrieben, oft indem ein Mensch den Ablauf einmal vormacht und das Programm ihn aufzeichnet.
- Bot bauen: In einem RPA-Programm werden die Schritte meist im Baukasten zusammengesetzt, mit wenig Programmierung.
- Testen: mit echten Beispielfällen, auch mit unvollständigen oder fehlerhaften Daten.
- Betreiben: Der Bot läuft nach Zeitplan, bei einem Auslöser wie einer neuen E-Mail oder auf Knopfdruck.
- Überwachen: Ein Protokoll zeigt, was der Bot getan hat; Ausnahmen gehen an einen Menschen.
| Art | So läuft der Bot | Beispiel |
|---|---|---|
| Beaufsichtigt (attended) | auf dem Rechner einer Mitarbeiterin, sie startet ihn bei Bedarf | Kundendaten aus drei Programmen zusammensuchen, während sie telefoniert |
| Unbeaufsichtigt (unattended) | selbstständig auf einem Server, nach Zeitplan oder Auslöser | nachts alle neuen Bestellungen übertragen |
RPA und klassische Prozessautomatisierung
Klassische Automatisierung verbindet Programme über Schnittstellen im Hintergrund. Das ist stabil, setzt aber voraus, dass die Programme solche Schnittstellen haben, und erfordert Entwicklungsaufwand. RPA arbeitet dagegen über die vorhandene Benutzeroberfläche, so wie ein Mensch mit Maus und Tastatur. Damit lassen sich auch ältere Programme ohne Schnittstelle einbinden, ohne sie zu verändern.
Der Nachteil: Ändert sich die Oberfläche eines Programms, etwa durch ein Update, kann der Bot an der falschen Stelle klicken oder stehen bleiben. Auch RPA muss deshalb getestet und gepflegt werden. Wo eine Schnittstelle zur Verfügung steht, ist sie meist die robustere Lösung.
Für welche Aufgaben eignet sich RPA?
Geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und mit strukturierten Daten arbeiten, zum Beispiel:
- Formulare ausfüllen und Daten zwischen Programmen übertragen
- Informationen aus mehreren Systemen zusammenführen und abgleichen
- E-Mails öffnen und Anhänge verarbeiten
- Berechnungen durchführen und Berichte erstellen
- Daten von Websites oder Portalen abrufen
Weniger geeignet sind Abläufe mit vielen Ausnahmen, unklaren Dokumenten oder Entscheidungen, die Erfahrung und Urteilsvermögen erfordern.
Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA) nennt als typische Beispiele Reisekostenabrechnungen, das Zusammenführen von Monatsergebnissen, die Einrichtung neuer Mitarbeitender in den IT-Systemen und Bestellanforderungen: wiederkehrende Verwaltungsarbeit mit vielen Handgriffen, bei der Daten von einem System ins andere wandern.
Ob sich ein Bot lohnt, zeigt eine einfache Rechnung mit Beispielzahlen: 40 Bestellungen am Tag zu je 4 Minuten ergeben 160 Minuten, an 220 Arbeitstagen rund 590 Stunden im Jahr. Dem stehen Lizenz, Einrichtung, Pflege nach Updates und die Prüfung der Ausnahmen gegenüber. Bei wenigen Fällen im Monat lohnt sich RPA selten.
Vor- und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Arbeitet rund um die Uhr und ohne Flüchtigkeitsfehler | Bricht bei Änderungen der Programmoberfläche leicht ab |
| Keine Eingriffe in bestehende Programme nötig | Nur für regelbasierte Abläufe ohne viele Ausnahmen |
| Schnell einsetzbar, auch für ältere Software ohne Schnittstelle | Laufende Kosten für Lizenzen, Pflege und Kontrolle |
| Beschäftigte werden von Routinearbeit entlastet | Bots brauchen eigene Zugangsdaten und Rechte, die abgesichert werden müssen |
Verarbeitet ein Bot personenbezogene Daten, gelten dafür dieselben Regeln der DSGVO wie für Menschen, die diese Arbeit erledigen.
RPA und künstliche Intelligenz
Reine RPA folgt festen Regeln. Kombiniert mit künstlicher Intelligenz, etwa Texterkennung, Sprachverarbeitung oder Sprachmodellen, können Bots auch unstrukturierte Dokumente lesen, Anfragen einordnen oder einfache Entscheidungen vorbereiten. Diese Verbindung wird als intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation, IPA) bezeichnet; der Fachverband IEEE hat dafür 2017 einen Leitfaden zu Begriffen veröffentlicht. Auch dabei bleibt sinnvoll, dass ein Mensch Ausnahmen und folgenreiche Entscheidungen prüft.
| Ansatz | arbeitet über | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| Schnittstelle (API) | Datenaustausch im Hintergrund | stabil und schnell | nur, wo Programme Schnittstellen haben |
| RPA | die Bildschirmoberfläche | auch für ältere Software ohne Schnittstelle | bricht bei Änderungen der Oberfläche leicht ab |
| Künstliche Intelligenz | Text-, Bild- und Spracherkennung, Sprachmodelle | versteht unstrukturierte Texte und Belege | kann sich irren, Ergebnisse brauchen Prüfung |
| Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) | Kombination aus RPA, KI und Schnittstellen | ganze Abläufe mit Ausnahmen | aufwändiger einzurichten und zu pflegen |
Was heißt das für meinen Betrieb?
Bevor ein kleiner Betrieb Software-Roboter einsetzt, lohnt ein Blick in die vorhandenen Programme: Buchhaltungs-, Shop- und Warenwirtschaftssoftware haben oft Schnittstellen oder eigene Automatisierungsfunktionen, die stabiler sind als ein Bot. RPA passt dort, wo zwei Programme nicht miteinander verbunden sind und jemand regelmäßig Daten abtippt. Dann zuerst einen einzigen Ablauf automatisieren, den Nutzen messen und erst danach den nächsten angehen. Für den Bot ein eigenes Benutzerkonto mit nur den nötigen Rechten anlegen. Den Einstieg in KI-Werkzeuge beschreibt KI im Unternehmen, den größeren Rahmen der Leitfaden zur Digitalisierung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI?
RPA führt feste Regeln aus und braucht klar strukturierte Daten. KI kann Texte, Bilder und Sprache deuten und mit Unschärfen umgehen, macht dabei aber auch Fehler. Werden beide kombiniert, spricht man von intelligenter Prozessautomatisierung.
Wann ist RPA sinnvoll?
Wenn ein Ablauf häufig vorkommt, festen Regeln folgt, mit strukturierten Daten arbeitet und Daten zwischen Programmen ohne Schnittstelle übertragen werden müssen. Bei vielen Ausnahmen oder seltenen Fällen lohnt es sich meist nicht.
Was ist ein Software-Roboter?
Ein Programm, das am Bildschirm Arbeitsschritte so ausführt wie ein Mensch: klicken, Felder ausfüllen, Daten kopieren und speichern. Mit Industrierobotern hat er nichts zu tun.
Was bedeutet attended und unattended RPA?
Beaufsichtigte (attended) Bots laufen auf dem Rechner einer Person und werden von ihr gestartet. Unbeaufsichtigte (unattended) Bots laufen selbstständig auf einem Server, nach Zeitplan oder wenn ein Auslöser eintritt.
Hat RPA Zukunft?
Als Brücke zwischen Programmen ohne Schnittstelle bleibt RPA nützlich. Weil immer mehr Software eigene Schnittstellen und KI-Funktionen mitbringt, wird RPA zunehmend mit KI kombiniert, statt allein eingesetzt zu werden.
Verwandte Begriffe
- Automatisierung Abläufe von Maschinen und Software erledigen lassen
- Geschäftsprozess Folge von Tätigkeiten mit Ergebnis für Kunden
- ERP: Enterprise-Resource-Planning Ressourcen planen mit einer gemeinsamen Software
Quellen
- Fachliteratur IEEE Guide for Terms and Concepts in Intelligent Process Automation
- Fachliteratur Robotic Process Automation (RPA)